9. Bố cục của luận văn
2.4.1 Lựa chọn các kênh phân phối phù hợp
Các kênh phân phối được thư viện lựa chọn bao gồm: - Phân phối tại địa điểm phục vụ;
- Phân phối qua internet/ điện tử;
- Phân phối qua phương tiện chuyển phát. *Phân phối tại địa điểm phục vụ
Phân phối tại địa điểm phục vụ được xác định là phương thức phân phối chính của Trung tâm. Trong phương thức phân phối này, vấn đề được thư viện quan tâm là: Vị trí của Trung tâm, và thời gian mở cửa.
- Vị trí thư viện là một trong những yếu tố quan trọng nhất để NDT đưa ra quyết định có đến để sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm hay không. Theo khảo sát, với câu hỏi “Ông/Bà hãy đánh giá tầm quan trọng của các yếu tố khi quyết định tìm tin/tài liệu ?”, có tới 137/177 NDT (chiếm 77,4%) trả lời là “Rất quan trọng”, 38/177 (chiếm 21,5%) người trả lời là “Quan trọng” đối với yếu tố “Địa điểm thuận tiện”. Như vậy, có thể thấy, NDT đánh giá rất cao về sự ảnh hưởng của yếu tố vị trí thư viện đối với các quyết định tìm tin/tài liệu.
Hiện nay, Trung tâm TT-TV là tòa nhà 3 tầng nằm trong khuôn viên Nhà Trường, gần khu ký túc xá, vì vậy rất thuận lợi cho những NDT là CB, GV và SV trong việc khai thác các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm.
- Thời gian mở cửa tại Trung tâm ở đây được hiểu là thời gian Trung tâm mở cửa để tiếp đón NDT đến sử dụng các sản phẩm của mình. Thời gian phục vụ của Trung tâm cụ thể như sau:
+ Đối với phòng mượn tài liệu về nhà, phòng Internet: Thời gian phục vụ theo giờ hành chính. Sáng: Từ 7h30 đến 11h30, chiều: Từ 13h đến 17h, trừ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ.
+ Đối với các Phòng đọc: Thời gian phục vụ từ 7h đến 19h hàng ngày, trừ chủ nhật và ngày lễ
Đối tƣợng NDT Đánh giá về
Tổng số SV HVCH NCS CBQL CB, GV,
thời gian mở phiếu NNC
cửa
Số Tỷ Số Tỷ Số Tỷ Số Tỷ Số Tỷ Số Tỷ
trả lệ trả lệ trả lệ trả lệ trả lệ trả lệ lời (%) lời (%) lời (%) lời (%) lời (%) lời (%)
Phù hợp 63 35,6 21 25,3 6 24 5 20 4 80 27 69,2
Tương đối 57 32,2 32 38,6 8 32 6 24,0 1 20 10 24,4
Không phù hợp 57 32.2 30 36,1 11 44 14 56 - - 2 6,4
Với thời gian phục vụ như trên, các đối tượng thuộc các nhóm NDT khác nhau có những đánh giá khác nhau khi được phỏng vấn:
+ Đối với nhóm NDT là CBQL: mặc dù cũng đi làm vào giờ hành chính nhưng họ vẫn có thể thu xếp đến Trung tâm vào thời gian Trung tâm mở cửa. Hơn nữa, đa số nhóm NDT này không có nhiều nhu cầu cho việc đọc tài liệu tại chỗ, vì vậy, họ thường mượn tài liệu về nhà hoặc đặt photo tài liệu mang về. Chính vì vậy, thời gian mở cửa của Trung tâm không ảnh hưởng đến nhu cầu của họ.
+ Đối với nhóm NDT là CB, GV, NNC: phần đa trong số họ cho rằng, thời gian mở cửa của Trung tâm là tương đối hoặc phù hợp với họ. Bởi vì họ đi làm tại Trường trong giờ hành chính và họ có thể sử dụng thời gian của mình một cách linh hoạt nên họ vẫn có thể thu xếp được đến Trung tâm vào thời gian Trung tâm mở cửa phục vụ.
+ Nhóm 3 nhóm NDT là SV, HVCH và NCS là nhóm NDT cho rằng thời gian phục vụ không phù hợp với họ nhất. Chiếm tỷ lệ cao nhất đối với NDT là nghiên cứu sinh chiếm 56%. Theo họ thời gian mở cửa phục vụ của Trung tâm còn ít. Nguyên nhân được đưa ra như sau: Thời gian ban ngày đối với cả 3 nhóm NDT này họ phải lên lớp, gặp gỡ thầy cô giáo hướng dẫn. Đặc biệt nhiều SV vì muốn kết thúc chương trình học sớm nên họ đăng ký học cả sáng và chiều. Vì vậy buổi tối là thời gian lý tưởng lên thư viện học tập của họ. Nhưng hiện tại thời gian phục vụ muộn nhất của Trung tâm là 19 giờ. Họ mong muốn thời gian mở của các phòng đọc tại chỗ được dài hơn để họ có không gian để học tập và nghiên cứu.
Như vậy, thời gian mở cửa của Trung tâm trên thực tế đã đáp ứng được khá tốt nhu cầu của nhóm NDT là CBQL, và nhóm NDT là CB, GV, NNC. Song, với nhóm NDT là SV, HVCH và NCS thì thời gian mở cửa mới chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của họ.
*Phân phối điện tử
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày nay, NDT của nhiều thư viện có thể lựa chọn nhiều các khác nhau để sử dụng các sản phẩm và dịch vụ
của thư viện mà không phải mất thời gian đến thư viện. Các sản phẩm của thư viện có thể được phân phối qua mạng internet. Phương thức này cho phép rút ngắn thời gian phục vụ và khuyến khích NDT sử dụng thư viện nhiều hơn.
Cho tới thời điểm hiện tại, việc cung cấp các sản phẩm qua internet của Trung tâm được thực hiện qua website. Hầu hết các sản phẩm điện tử của Trung tâm đề được đưa lên website. Chính vì thế, NDT có thể tiếp cận hiệu quả nguồn tài liệu này dễ dàng qua các công cụ tin học. Tuy nhiên, hình thức này lại chưa được Trung tâm tập trung phát triển, website mới chủ yếu được sử dụng để cung cấp một số thông tin về Trung tâm, website thiếu các tính năng trợ giúp cho NDT tiếp cận nguồn tài liệu điện tử, giao diện kém thân thiện với NDT. Nguyên nhân là do, Trung tâm chưa có website chính thức mà vẫn nằm trong website chung của Trường, kinh phí đầu tư còn hạn chế, nguồn nhân lực cũng chưa thể đáp ứng được yêu cầu khi phát triển các sản phẩm dịch vụ tại website hơn nữa.
*Phân phối qua phương tiện chuyển phát
Phương thức này thường được những người dùng tin ở các tỉnh, thành phố khác (ngoài Hà Nội) sử dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Hình thức tiếp nhận tài liệu của NDT ở đây cụ thể như sau:
- Trung tâm tiếp nhận các yêu cầu qua internet (qua hòm thư), điện thoại, fax. Những yêu cầu của NDT thường là photo tài liệu hoặc cung cấp thông tin thư mục.
- Sau khi tiếp nhận yêu cầu của NDT, Trung tâm tìm các tài liệu theo các yêu cầu đó, xử lý yêu cầu (photo hoặc tìm thông tin thư mục).
- Gửi thông tin đến NDT qua hình thức chuyển phát. Hình thức chuyển phát được Trung tâm hay sử dụng là chuyển tài liệu qua đường bưu điện và yêu cầu NDT trả phí chuyển phát qua tài khoản của cán bộ thực hiện.
Trên thực tế, đây mới chỉ là hình thức phân phối phát sinh theo nhu cầu của NDT, tuy nhiên nhu cầu này không thường xuyên, việc đăng ký sử dụng hình thức này thường xuyên là chưa có. Nguyên nhân của tình trạng này là do:
+ Chi phí phải trả cao;
+ Không có nguồn nhân lực để đảm nhiệm thường xuyên;
+Trung tâm cũng chưa đưa ra những quy định cụ thể cho hình thức phân phối này.