9. Bố cục của luận văn
2.7 Nhận xét thực trạng hiện thực marketing tại Trung tâm Thông tin –
viện Đại học Luật Hà Nội 2.7.1 Ƣu điểm
Việc thực hiện marketing tại Trung tâm đang được triển khai từng bước và có những ưu điểm sau:
- Marketing đã bước đầu được sử dụng trong hoạt động của Trung tâm và mang lại những hiệu quả nhất định
Trung tâm đã thực hiện tốt công tác nghiên cứu NCT của NDT. Các hình thức truyền thông marketing được ứng dụng và đạt được những hiệu quả nhất định. Các hình thức truyền thông được dùng để thu hút NDT và nâng cao nhận thức của họ đối với các hoạt động của Trung tâm. Tiếp theo, đào tạo nghiệp vụ thư viện của cán bộ cũng được Trung tâm hết sức quan tâm, do vậy trình độ chuyên môn thư viện của cán bộ cũng khá cao.
-Trung tâm đã hình thành ý thức hướng tới đáp ứng nhu cầu NDT trong tất cả các hoạt động của mình. Trung tâm luôn coi trọng việc nâng cao chất lượng sản phẩm cốt lõi, sản phẩm hiện thực và phát triển sản phẩm bổ sung phù hợp với NCT của NDT.
Để đạt được những ưu điểm này, trên thực tế, các cán bộ của Trung tâm đã nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ của mình theo chức năng nghề nghiệp, tức là: cung cấp các sản phẩm thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu NDT. Thông qua việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ thư viện, các cán bộ thư viện đã thực hiện các hoạt động marketing nói mà chưa có sự nhận thức về chức năng marketing nằm trong các hoạt động này. Thêm vào đó, đa số cán bộ quản lý và lãnh đạo Trung tâm đã bắt đầu nhận thấy một phần tầm quan trọng của hoạt động marketing đối với sự tồn tại của mình. Họ đã ý thức được rằng tổ chức tốt hoạt động marketing không chỉ lôi kéo NDT đến với Trung tâm nhiều hơn mà còn giúp làm thay đổi cách nhìn của NDT về vai trò của Trung tâm.
2.7.2 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, hoạt động marketing tại Trung tâm vẫn tồn tại nhiều hạn chế:
- Việc sử dụng công cụ marketing chủ yếu mang tính tự phát, chưa được thực hiện theo một kế hoạch thống nhất. Điều này dẫn đến các yếu tố của marketing hỗn hợp được thực hiện một cách rời rạc, chồng chéo.
- Trung tâm đã hướng tới việc đáp ứng NCT cho NDT nhưng chưa thực hiện việc phục vụ có phân biệt theo từng nhóm NDT cụ thể. Trong từng khâu hoạt động của Trung tâm, các CBTV đã có ý thức hướng tới tập hợp NDT nói chung mà chưa định hướng đáp ứng nhu cầu sản phẩm của từng nhóm NDT riêng biệt ví dụ như nhóm CBQL và nhóm GV, NNC. Nhóm NDT có nhu cầu sử dụng các hình thức phân phối qua internet và qua các phương tiện chuyển phát. Điều này làm hạn chế khả năng đáp ứng đầy đủ và chính xác nhu cầu sử dụng sản phẩm thư viện của các đối tượng NDT này. Trong khi đó, đáp ứng NCT của từng nhóm NDT là một trong những yêu cầu quan trọng của hoạt động marketing hiện đại.
- Các sản phẩm thu phí của Trung tâm còn quá ít vì vậy việc định giá của Trung tâm chưa được nhìn nhận một cách nghiêm túc. Việc vận dụng các phương thức tính toán khoa học trong việc định giá và các chi phí thời gian cho việc sử dụng sản phẩm chưa được Trung tâm đề cập.
- Chưa có sự phối kết hợp giữa các bộ phận trong việc sử dụng các công cụ của marketing hỗn hợp. Việc sử dụng các công cụ marketing chủ yếu còn mang tính tự phát, chưa được thực hiện theo một kế hoạch thống nhất. Điều này dẫn đến các yếu tố của marketing hỗn hợp còn rời rạc, chồng chéo. Hoạt động tạo lập sản phẩm chưa kết nối chặt chẽ với các hoạt động phân phối, truyền thông marketing.
- Việc sử dụng các công cụ marketing hỗn hợp còn phiến diện. Trung tâm coi trọng và có kế hoạch về việc nâng cao trình độ cán bộ về chuyên ngành Trung tâm phục vụ, kỹ năng tra cứu và đặc biệt là kỹ năng giao tiếp.
2.7.3 Nguyên nhân
- Sự nhìn nhận của toàn xã hội nói chung và lãnh đạo nhà Trường đối với Trung tâm thư viện chưa đúng với vai trò của nó, chính vì vậy kinh phí dành cho Trung tâm còn thấp. Điều này là một hạn chế lớn đối với sự phát triển của Trung tâm.
- Cán bộ quản lý tuy đã nhận thức được vai trò của marketing nhưng chưa nắm rõ bản chất của marketing trong hoạt động của thư viện. Một số cán bộ quản lý thư viện đồng nhất marketing với hoạt động truyền thông, cụ thể nó là các hoạt động quảng cáo, giới thiệu hình ảnh và các sản phẩm TT-TV. Việc chưa nhận thức một cách đầy đủ như vậy về hoạt động marketing sẽ là một rào cản cho việc thực hiện hoạt động marketing nói chung và marketing hỗn hợp nói riêng một cách đồng bộ.
- Hiện tại Trung tâm vẫn chưa được tự chủ về tài chính. Điều này khiến Trung tâm thụ động trong việc thực hiện các hoạt động của mình vì phải phụ thuộc vào sự phê duyệt ngân sách của cấp trên.
- Chế độ đãi ngộ với cán bộ còn thấp. Ngoài mức lương cơ bản cán bộ của Trung tâm tuy có được hỗ trợ thêm một phần kinh phí nữa từ nhà Trường, tuy nhiên phần kinh phí này còn thấp. Chính vì vậy, điều kiện sống của một số cán bộ không được đảm bảo và nó làm cho mức tâm huyết với nghề nghiệp của cán bộ bị hạn chế. Điều này dẫn đến hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ chưa cao.
- Hiện tại Trung tâm đã tổ chức nghiên cứu nhưng chưa áp dụng nhiều hình thức nghiên cứu NCT của NDT. Công tác nghiên cứu chủ yếu chỉ căn cứ vào phương pháp thống kê lượt truy cập và thống kê lượt mượn để tìm hiểu NCT của NDT. Điều này làm cho Trung tâm không nắm bắt được kịp thời những biến động về nhu cầu của NDT, vì thế việc thỏa mãn NCT của Trung tâm chưa đạt kết quả cao.
- Một hạn chế quan trọng là hiện tại Trung tâm chưa có bộ phận phụ trách marketing riêng. Vì thế, hoạt động marketing chưa được triển khai có tổ chức và chuyên nghiệp.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG MARKETING TẠI ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI
Trên cơ sở khảo sát, đánh giá hiệu quả, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng hoạt động marketing hỗn hợp tại Trung tâm TT-TV Đại học Luật Hà Nội, luận văn đưa ra các nhóm giải pháp nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng marketing hỗn hợp.
3.1 Nhóm giải pháp tổ chức
3.1.1 Thành lập và đảm bảo hiệu quả hoạt động của bộ phận marketing
Đối với nhiều tổ chức hiện nay, một trong những yếu tố để đạt được hiệu quả marketing tốt là họ có một bộ phận phụ trách marketing riêng cho mình. Việc có bộ phận phụ trách marketing đóng một vai trò quan trọng đối với việc ứng dụng marketing nói chung và marketing hỗn hợp nói riêng vào hoạt động thư viện. Tuy nhiên, Trung tâm TT-TV Đại học Luật với nguồn nhân lực mỏng, việc thành lập riêng một bộ phận phụ trách marketing chuyên trách sẽ là vấn đề khó khăn. Để giải quyêt vấn đề này trước mắt Trung tâm nên thành lập Nhóm marketing từ các cán bộ kiêm nhiệm.
Nhóm marketing có trách nhiệm vạch ra và thực hiện kế hoạch marketing phù hợp với phương hướng và các kế hoạch hoạt động khác của Trung tâm. Cụ thể, nhóm có các nhiệm vụ sau: lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch marketing; nghiên cứu, dự báo thị trường; nghiên cứu sản phẩm và phát triển sản phẩm mới; nghiên cứu tổ chức phân phối sản phẩm; tổ chức các hoạt động xúc tiến hỗn hợp; kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Qua khảo sát cho thấy, việc thực hiện hoạt động marketing hỗn hợp còn manh mún, chưa có bộ phận phụ trách cụ thể. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động marketing Trung tâm cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho nhóm marketing khi được hình thành. Đây là bộ phận thành lập từ các cán bộ kiêm nhiệm vì thế nên được tổ chức theo chức năng sẽ thuận tiện hơn. Các cán bộ kiêm nhiệm sẽ đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau của hoạt động marketing của Trung tâm: lập kế
hoạch marketing, nghiên cứu marketing và tạo sản phẩm mới, phân phối sản phẩm, tổ chức các hoạt động truyền thông marketing. Các cán bộ kiêm nhiệm này nên được quản lý dưới một nhóm trưởng là cán bộ quản lý của Trung tâm (Nên là người trong Ban giám đốc của Trung tâm). Trước mắt nhóm marketing của Trung tâm sẽ có tối thiểu 3 cán bộ kiêm nhiệm ngoài Trưởng nhóm. Cơ cấu của nhóm marketing giống như Hình 2.
Cán bộ nghiên cứu marketing và tạo lập SP mới Trƣởng nhóm marketing (Lập kế hoạch) Cán bộ phân phối sản phẩm Cán bộ truyền thông marketing
Hình 3.1: Nhóm phụ trách marketing của Trung tâm
Thành lập nhóm marketing chỉ là biện pháp ngắn hạn, trong tương lai, khi Trung tâm được mở rộng về quy mô cũng như tăng về số lượng cán bộ thì nên phát triển nhóm marketing này thành bộ phận chuyên trách và cán bộ marketiing được đào tạo bài bản về marketing.
3.1.2 Nâng cao năng lực của cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách hoạt động marketing
Việc nhận thức rõ vai trò của hoạt động marketing đối với người quản lý thư viện là điều thực sự cần thiết. Khi có ý thức về vấn đề này họ mới có thể đưa ra những ý tưởng, xây dựng ý tưởng và phê duyệt ý tưởng cho hoạt động marketing. Chính vì thế, các CBQL cần tích cực hơn nữa trong việc trau dồi kiến thức về marketing trong hoạt động thư viện.
Đối với các cán bộ phục trách hoạt động marketing, cần nhận thức rõ bản chất của hoạt động này để việc triển khai đi đúng hướng và đạt được hiệu quả như mong
đợi. Chính vì vậy, việc đào tạo cán bộ một cách bài bản trong hoạt động này là vấn đề hết sức quan trọng. Chỉ khi có kiến thức về marketing các CBTV mới có thể lập được chiến lược, kế hoạch marketing nói chung và marketing hỗn hợp nói riêng phù hợp với đơn vị mình. Từ đó các thư viện mới có thể triển khai tốt hoạt động này. Vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách, Trung tâm sẽ cử các cán trong Nhóm marketing đi học các lớp ngắn hạn về marketing nói chung, ngoài ra lãnh đạo của Trung tâm cũng cần có sự liên kết phối hợp với các thư viện khác, đặc biệt là các thư viện đã làm tốt công tác này tổ chức các khóa học nhằm trao dồi, cũng như học tập hoạt động marketing của họ.
3.1.3 Tăng cường đầu tư ngân sách cho hoạt động marketing
Hiện nay, Trung tâm chưa có nguồn kinh phí riêng cho hoạt động marketing. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc lập các kế hoạch marketing và thực hiện chúng. Trung tâm không thể chủ động được trong việc xây dựng kế hoạch marketing và đưa các kế hoạch đó vào triển khai trong khi kinh phí cụ thể cho hoạt động này lại chưa xác định, điều này làm giảm tính khả thi của kế hoạch marketing. Chính vì thế, Trung tâm cần xây dựng nguồn kinh phí riêng cho hoạt động marketing, có thể ban đầu nguồn kinh phí này chưa nhiều những lại tạo ra sự chủ động trong việc lập các kế hoạch và thực hiện chúng vì chúng được xây dựng dựa trên việc xác định nguồn ngân sách rõ ràng và được kiểm soát.
Trong các kế hoạch marketing, việc sử dụng ngân sách như thế nào cũng phải được cụ thể hóa. Về việc thiết lập nguồn ngân sách, cần phải làm rõ các căn cứ về sự phù hợp giữa hiệu quả của hoạt động marketing mang lại trong việc thu hút và cung cấp sản phẩm cho NDT với chi phí marketing thư viện sẽ phải bỏ ra. Về việc phân bổ ngân sách, nên phân bổ ngân sách theo chiều ngang cho từng mục: ngân sách cho từng chiến lược sản phẩm, phân phối, truyền thông marketing, đào tạo cán bộ, NDT… Việc thực thi ngân sách cần đảm bảo thực hiện công việc theo đúng mức lên kế hoạch chi. Cần hết sức tránh việc bội chi ngân sách.
3.2 Nhóm giải pháp ứng dụng các công cụ marketing hỗn hợp
3.2.1 Chính sách sản phẩm
Để nâng cao hiệu quả của chính sách sản phẩm, Trung tâm cần thực hiện triệt để các nội dung sau: nâng cao chất lượng sản phẩm lõi và sản phẩm hiện thức, đa dạng hóa sản phẩm bổ sung trên cơ sở điều tra NCT của NDT.
- Đối với sản phẩm cốt lõi: Trung tâm là một thư viện chuyên ngành, NDT tìm đến Trung tâm thường có nhu cầu tìm các tài liệu luật học là chủ yếu. Vì thế, Trung tâm cần thường xuyên bổ sung những tài liệu có nội dung về luật học. Với nguồn ngân sách hạn hẹp như hiện nay, Trung tâm cần có kế hoạch bổ sung hợp lý. Để giải quyết được vấn đề này, trước hết Trung tâm cần phải tiến hành các cuộc khảo sát để nắm được NCT của các nhóm NDT, đặc biệt đối với nhóm NDT là CBQL và GV, NNC. Kết quả của quá trình khảo sát sẽ cho thấy những thông tin nào được NDT quan tâm nhất sẽ được ưu tiên bổ sung. Ngoài ra, việc bổ sung thông tin cũng cần tính toán cận thận căn cứ dựa trên nguồn kinh phí hoạt động. Đồng thời để tăng nguồn thông tin mà không phải bỏ tiền ra mua, Trung tâm cần phải mở rộng các mối quan hệ trao đổi với các tổ chức trong và ngoài nước để tăng cường khả năng bổ sung tài liệu. Thêm vào đó, để hoạt động bổ sung có hiệu quả, Trung tâm cũng cần đặt các phiếu yêu cầu bổ sung tài liệu tại các vị trí dễ quan sát (có thể là quầy thủ thư tại các phòng đọc tại chỗ…) tại Trung tâm để tiện cho NDT.
- Đối với các sản phẩm hiện thực: Theo như đánh giá của NDT như đã trình bày ở chương 2 thì họ chưa đánh giá cao các sản phẩm như: CSDL toàn văn, CSDL tạp chí, dịch vụ tra cứu tin, dịch vụ tư vấn – hỗ trợ thông tin. Vì vậy, Trung tâm cần tập trung phát triển hơn nữa các SP và DV này. Đồng thời cần thường xuyên cập nhật CSDL thư mục để phục vụ tra cứu ngày càng tốt hơn. Bên cạnh đó, Trung tâm cần xác định các sản phẩm hiện thực quan trọng nhất đối với từng nhóm NDT mục tiêu để có những hướng đầu tiên cải thiện tình trạng Trung tâm. Cụ thể, đối với nhóm NDT là CBQL và nhóm NDT là GV, NNC thì cần tập trung vào dịch vụ mượn về nhà và tra cứu tin. Đối với nhóm NDT là SV, HVCH,
NCS cần được chú ý nhiều đến việc cung cấp sản phẩm: Dịch vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà. Đối với mỗi nhóm NDT khác nhau thì cũng đặt ra với mỗi loại sản phẩm hiện thực cũng khác nhau. Bên cạnh việc xác định những sản phẩm quan trọng đối với từng nhóm NDT, Trung tâm cần đẩy mạnh và nâng cao chất lượng các sản phẩm hiện thực hiện có để phù hợp và đáp ứng với từng nhóm NDT cụ thể.
- Đối với sản phẩm bổ sung cần nâng cao chất lượng và đa dạng hóa loại hình sản phẩm cụ thể:
+ Đối với dịch vụ phục vụ internet, tuy có số lượng máy tính lớn nhưng nhiều trong số đó hay gặp sự cố vì vậy Trung tâm cần đẩy nhanh công tác khắc phục, sửa chửa để tránh tình trạng NDT khi vào sử dụng cảm thấy không hài lòng, thất vọng vì mất thời gian chờ đợi khi máy tính gặp sự cố.
+ Đối với dịch vụ cung cấp địa điểm học nhóm, Trung tâm chưa làm tốt vì do hạn chế về diện tích mặt bằng của Trung tâm. Trước mắt để giải quyết được vấn đề này, Trung tâm có thể tạo các vách ngăn để địa điểm học nhóm thành các phòng chuyên biệt. Đồng thời để thu hút NDT Trung tâm cũng nên tổ chức thêm