Đây là năm thứ hai, công ty SVC kiểm toán BCTC cho công ty TNHH CBTSXK Hoàng Gia nên việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng đã được tìm hiểu ở những lần kiểm toán trước và hồ sơ được lưu lại tại công ty SVC. Lần kiểm toán này KTV tiến hành tìm hiểu HTKSNB của đơn vị thông qua hồ sơ cũ và bổ sung một số thay đổi làm ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán năm nay. Cụ thể trong năm 2015 công ty TNHH CBTSXK Hoàng Gia có những thay đổi và có thể khái quát ở một số điểm cần chú ý như sau:
- Về môi trường kiểm soát: Công ty tăng cường thêm đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ đại học thay vì trình độ cao đẳng, trung cấp như năm 2014.
Tháng 01 năm 2015 vừa qua công ty có mở lớp tập huấn cho nhân viên quản lý và nhân viên kế toán trong đơn vị. Từ đó làm hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại đơn vị.
- Về hoạt động kiểm soát: tính phân nhiệm trong công ty được đảm bảo có thể có sự tách biệt giữa các chức năng:
• Chức năng kế toán và thủ kho. Chức năng kế toán và thủ quỹ. • Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán.
• Ban hành chính sách lưu trữ sổ sách, chứng từ trên 10 năm.
• Có sự ủy quyền ký các phiếu chi: phiếu chi có giá trị dưới 5.000.000 đồng thì kế toán trưởng ký, trên 5.000.000 đồng thì giám đốc ký. Thay vì năm 2014 tất cả các phiếu chi đều do giám đốc ký duyệt.
• Giám đốc xét duyệt từng trường hợp cụ thể đối với các hóa đơn bán chịu trên 10 triệu đồng.
Để tìm hiểu HTKSNB tại đơn vị phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu này KTV phải tìm hiểu ở hai phương diện đó là HTKSNB có được thiết kế phù hợp không, và chúng có được thực hiện trên thực tế hay không để đáp ứng được hai phương diện đó KTV đã thực hiện các công việc sau:
- Phỏng vấn Ban Giám đốc, kế toán trưởng, nhân viên giám sát, thủ quỹ, thủ kho và những nhân viên khác có liên quan.
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn. Dưới đây là bảng câu hỏi về các vấn đề kiểm soát để phỏng vấn các nhân viên liên quan trong đơn vị để tìm hiểu về HTKSNB của công ty khách hàng.
Bảng 3.4: BẢNG CÂU HỎI TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TY TNHH CBTSXK HOÀNG GIA
Trả lời
Không Yếu kém Ghi
Câu hỏi áp Có Không Quan Thứ chú
dụng
trọng yếu
1. Doanh nghiệp có sự phân công giữa các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi
chép vào sổ sách kế toán, bảo quản
tiền, kiểm kê, đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số thực tế không?
2. Người phụ trách kế toán có độc lập
với chức năng thu tiền, thủ kho và
phòng kinh doanh hay không? 3. Hóa đơn có được kiểm tra độc lập
trước khi gửi hàng đi hay không?
4. Hàng bán có được kiểm tra về số
lượng, chất lượng hay không?
5. Hóa đơn bán hàng có được kiểm tra
chính xác và đối chiếu với đơn đặt
hàng, phiếu xuất kho hay không? 6. Tất cả hóa đơn bán hàng có được
phê duyệt bởi trưởng bộ phận bán hàng
7. Các chứng từ ( hóa đơn bán hàng,
phiếu xuất kho…) được lập và ký ngay
khi nghiệp vụ xảy ra không?
8. Bộ phận kế toán có đối chiếu giữa
đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn
bán hàng, bảng giá được duyệt trước khi ghi sổ hay không?
10. Có quy định về số tiền tối đa mà
một người có trách nhiệm được quyền
thu hay không?
9. Các trường hợp bán chịu có được
Ban giám đốc phê duyệt hay không?
11. Các chứng từ gửi hàng có được
đánh số liên tục trước khi sử dụng hay
không?
12. Các hóa đơn bán hàng có được
đánh số liên tục trước khi sử dụng hay
không?
13. Có bảng giá được duyệt để làm cơ
sở tính tiền trên hóa đơn hay không?
14. Các khoản bán chịu có được xét
duyệt trước khi gửi hàng hay không?
15. Hóa đơn bán hàng, chứng từ vận
chuyển có đánh số trước và theo dõi
ghi sổ hay không?
16. Các khoản tiền lãi ngân hàng và
chênh lệch tỷ giá có được theo dõi vào
doanh thu hoạt động tài chính hay không?
17. Tất cả doanh thu đều được ghi
nhận đúng niên độ hay không?
18. Hàng tháng có gửi một bản sao kê
công nợ cho khách hàng hay không?
19. Kế toán có theo dõi thời hạn thanh toán của khách hàng để khách hàng
được hưởng chiết khấu theo quy định
hay không?
20. Cuối ngày bộ phận kế toán và thủ
quỹ có đối chiếu số tiền thu được với
hóa đơn thu tiền hay không?
21. Hàng gửi đi có được theo dõi ghi
sổ hay không?
(Nguồn: Tổng hợp từ thực tế kiểm toán Công ty TNHH CBTSXK Hoàng Gia năm 2015)
٭Quy ước
- Câu trả lời “Có” được quy ước là biểu thị một tình trạng kiểm toán tốt vì đơn vị đã thực hiện đúng các thủ tục kiểm toán đã được quy định.
- Câu trả lời “Không” cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội bộ, những sai sót tiềm tàng có thể phát sinh do các thủ tục kiểm toán đã được quy định nhưng không thực hiện trong thực tế.
- Câu trả lời “Không áp dụng” là khi thủ tục kiểm toán không được đơn vị quy định phải áp dụng hay liên quan đến vấn đề tìm hiểu.
Bảng 3.5: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN
Số câu Tỷ lệ (%)
Câu trả lời Có 19 90,48
Câu trả lời Không 2 9,52
Câu trả lời Không áp dụng 0 0,00
Tổng 21 100,00
٭Nhận xét:
Bảng câu hỏi tìm hiểu HTKSNB về khoản mục doanh thu gồm 21 câu hỏi, trong đó có 19 câu trả lời “có” đạt tỷ lệ 90,48% và 2 câu trả lời “không” đạt tỷ lệ 9,52%. Kết quả này cho KTV đánh giá HTKSNB đối với doanh thu của công ty TNHH CBTSXK Hoàng Gia là khá hữu hiệu, việc tìm hiểu kỹ quá trình thực hiện các thủ tục trong HTKSNB sẽ góp phần hạn chế được những rủi ro và làm tăng hiệu quả cho cuộc kiểm toán, điều này cho thấy sự thận trọng của các KTV.
٭Đánh giá
Công ty SVC đã thực hiện khá đầy đủ các công việc trong quá trình tìm hiểu HTKSNB tại công ty TNHH CBTSXK Hoàng Gia bao gồm: tìm hiểu và bổ sung thông tin khách hàng về những thay đổi trong năm 2015, phỏng vấn các cá nhân có liên quan đến quá trình ghi nhận doanh thu thông qua bảng câu hỏi, kết hợp với quan sát sự vận hành của các nghiệp vụ và chứng từ để từ đó đưa ra nhận xét về HTKSNB của công ty khách hàng.
Số lượng câu hỏi được sử dụng cho từng phần hành tuy khá đầy đủ và có thể bao quát được công việc của một hệ thống kiểm soát tốt, nhưng vẫn còn mang tính chất khái quát chung, chưa thể hiện được đặc điểm riêng của ngành nghề công ty khách hàng đang hoạt động, đây cũng là một nhược điểm khi sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu HTKSNB. Vì trong thực tế, việc thiết kế bảng câu hỏi riêng cho từng phần hành và hoàn tất việc phỏng vấn chúng là công việc khó khăn và tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, nhìn chung bảng câu hỏi có thể cho KTV nhận xét được phần nào HTKSNB của đơn vị nhưng độ chính xác vẫn chưa cao.
Ngoài ra, việc tìm hiểu thông tin của công ty TNHH CBTSXK Hoàng Gia chỉ được công ty SVC tiến hành giới hạn trong nội bộ đơn vị và hồ sơ kiểm toán năm trước, mà chưa mở rộng thu thập thêm thông tin từ bên thứ ba như nhà cung cấp hay khách hàng của đơn vị, chưa so sánh công ty với các doanh nghiệp cùng ngành, cùng lĩnh vực. Theo người viết, việc đánh giá HTKSNB dựa vào việc phỏng vấn và quan sát các nhân viên trong đơn vị chỉ mang tính tham khảo, bởi vì độ chính xác của các câu trả lời còn phụ thuộc rất nhiều vào mức độ trung thực, trình độ hiểu biết và đạo đức nghề nghiệp của người được phỏng vấn. Do đó, KTV thường phải dựa vào xét đoán nghề nghiệp của mình để có thể đưa ra một mức rủi ro có thể chấp nhận được, đảm bảo hạn chế thấp nhất những sai sót trong quá trình kiểm toán.