Yêu cầu của kiểm soát nội bộ
16
_ Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến thu chi tiền ( bán hàng, mua hàng, ... )
_ Kiểm tra độc lập: tách biệt giữa người kiểm kê quỹ và người đối chiếu sổ kế toán.
_ Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong thời gian sớm nhất.
_ Chi đúng : Tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và được ghi chép đúng đắn.
_ Duy trì số dư tồn quỹ hợp lý : Để đảm bảo chi trả các nhu cầu vào kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.
Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ
_ Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính. _ Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
_ Tập trung đầu mối thu.
_ Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu.
_ Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
_ Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu chi.
_ Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi tiền mặt.
17
Kiếm soát nội bộ đối với thu tiền
Thu tiền trực tiếp
_ Cần tách chứ năng bán hàng và thu tiền.
_ Đánh số thứ tụ liên tục trước trên phiếu thu tiền, hóa đơn.
_ Sử dụng máy tính tiền, giao phiếu tính tiền cho khách hàng.
_ Đối chiếu tổng thu tiền của hàng bán theo sổ sách với tiền nhân viên nộp vào trong ngày.
_ Lập báo cáo bán hàng hàng ngày.
Thu nợ của khách hàng
_ Khách hàng đến nộp tiền: phiếu thu, biên lai
_ Đến công ty khách hàng thu tiền: giấy giới thiệu, đối chiếu công nợ
_ Thu qua bưu điện: phân công nhiệm vụ cho nhân viên: lập hóa đơn - theo dõi công nợ - đối chiếu sổ tổng hợp với chi tiết – liệt kê cheque nhận được – nộp cheque vào ngân hàng – thu tiền
Kiếm soát nội bộ đối với chi tiền
Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau:
_ Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán.
18
_ Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.
_ Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng.
(Nguồn: Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TPHCM, 2014, Kiểm toán (xuất bản lần thứ sáu), NXB Kinh tế TPHCM)