Công tác tổ chức quản lý bảo hiểm xã hội tự nguyện cần chuyển đổi phong cách hành chính sang tác phong phục vụ. Trong cải cách hành chính, quan tâm đến nguyện vọng của các người tham gia, không gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân khi đến giao dịch. Cùng với đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính cần tăng cường cải cách tổ chức bộ máy và hiện đại hóa nền hành chính thông qua việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các khâu nghiệp vụ bảo hiểm xã hội tự nguyện. Theo đó, cần áp dụng và triển khai chương trình phần mềm ứng dụng của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
như: phần mềm quản lý thu, cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, xét duyệt các chế độ bảo hiểm xã hội, tiếp nhận hồ sơ… để quản lý số liệu khoa học, chính xác, tiết kiệm thời gian. Để đảm bảo tính liên thông, dễ chuyển đổi giữa bảo hiểm xã hội bắt buộc phải xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu của người tham gia bảo hiểm xã hội, kể cả bảo hiểm xã hội bắt buộc và tự nguyện. Dữ liệu cá nhân có thể có rất nhiều thông số khác nhau và bổ sung cập nhật theo từng giai đoạn, nhưng bắt buộc phải có thông số về thời gian đóng, mức thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và số tiền đóng. Hệ thống dữ liệu cá nhân người tham gia đáp ứng yêu cầu phục vụ cho công tác quản lý: thu, chi trả các chế độ; dễ dàng điều chỉnh thu nhập theo công thức pháp luật qui định; dữ liệu của người tham gia có thể chuyển đổi dễ dàng giữa bảo hiểm xã hội bắt buộc và tự nguyện, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Điều này đồng thời sẽ giúp giảm chi phí hành chính và xây dựng cách làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian cho cán bộ bảo hiểm xã hội.
Từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2014, 15 tỉnh, thành phố trong cả nước được thực hiện thí điểm thu bảo hiểm xã hội tự nguyện qua hệ thống Bưu điện bao gồm: Hòa Bình, Phú Thọ, Hải Dương, Hải Phòng, Hà Nam, Đắc Lắc, Phú Yên, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Lâm Đồng, Đồng Nai, Long An, Tiền Giang, Cần Thơ và Cà Mau.. Theo quy định, trong công tác phát triển bảo hiểm xã hội, tự nguyện qua hệ thống bưu điện, ngành Bưu điện phải đáp ứng các yêu cầu sau: Tổ chức điểm thu đến tận xã, phường. Mỗi điểm thu đảm bảo đủ điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị. Nhân viên phục vụ được đào tạo bài bản, đảm bảo an toàn tiền mặt. Trường hợp xảy ra mất tiền dù nguyên nhân chủ quan hay khách quan, ngành Bưu điện có trách nhiệm thu hồi, bồi hoàn cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện [26]. Như vậy, cần xác định công tác thu hút người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện là nhiệm vụ chính trị của ngành, nhằm góp phần giúp Nhà nước đảm bảo an sinh xã hội.
Thông qua mạng lưới đại lý tại xã, phường, Bưu điện thành phố sẽ tập trung dồn sức cho công tác tuyên truyền, nhân viên Bưu điện sẽ hướng dẫn giúp người dân hiểu rõ về nghĩa vụ và quyền lợi khi tham gia chế độ bảo hiểm xã hội tự nguyện, để người dân chủ động tham gia. Công tác tuyên truyền, phát triển đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được Bưu điện thành phố thực hiện thường xuyên, liên tục, tạo hiệu quả.