Chứng từ kế toán vừa là phương tiện thông tin, vừa là phương tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.
Các chứng từ liên quan phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định. Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian… xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan.
Trong quy trình luân chuyển chứng từ, khi mà chứng từ chuyển đến phòng kế toán, thì bộ phận kế toán cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ. Kế toán có thể đề nghị ghi đầy đủ thêm các yếu tố liên quan hoặc từ chối không nhận chứng từ nếu chứng từ đó không hợp lý. Đây là việc làm rất quan trọng bởi vì chứng từ kế toán là yếu tố đầu vào của quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán. Chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp thức là yếu tố quan trọng đảm bảo cho số liệu kế toán đáng tin cậy. Vì vậy nếu không coi trọng việc kiểm tra chứng từ, bỏ qua những sai sót trên chứng từ sẽ dẫn đến tính bất hợp lý của số liệu kế toán, làm sai lệch thông tin dẫn đến những quyết định sai lầm khi sử dụng những thông tin này.
Vậy, bản chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan.
Chứng từ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có, hợp đồng bán hàng, các chứng từ kế toán liên quan khác,…
Chứng từ sử dụng trong kế toán giá vốn hàng bán: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho,…
Chứng từ sử dụng trong kế toán chi phí bán hàng: bảng thanh toán lương, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Nợ,...
Chứng từ sử dụng trong kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: bảng thanh toán tiền lương, phiếu xuất kho, bảng tính trích khấu hao TSCĐ,…