Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ kế toán Phần mềm Misa
2.2.1.1. Nội dung, điều kiện và nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Hiện nay, doanh thu tại công ty bao gồm doanh thu từ hoạt động bán hàng mà chủ yếu là bán máy móc, thiết bị điện.
Thời điểm ghi nhận doanh thu
Đối với Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam, do hình thức bán hàng là bán buôn trực tiếp qua kho, hàng được vận chuyển thẳng từ nơi sản xuất đến kho của doanh nghiệp, không qua bất kỳ khâu trung gian nào và thực hiện các thủ tục nhập kho. Khi có nhu cầu mua hàng từ khách hàng, hàng được xuất bán từ kho của doanh nghiệp. Tại thời điểm khách hàng nhận được hàng, ký vào biên bản xác nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là đã bán, doanh nghiệp được phép ghi nhận doanh thu, giá vốn.
Cách xác định doanh thu:
Doanh thu tại đơn vị được ghi nhận theo hóa đơn (Phù hợp với giá thỏa thuận trên hợp đồng), không bao gồm các khoản thuế gián thu (thuế GTGT). Doanh nghiệp không có các chính sách về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại, mọi ưu đãi dành cho khách hàng đã được thể hiện trên hóa đơn nên không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.1.2. Quy trình kế toán
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng bán hàng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết hàng hóa, Phiếu thu, Giấy báo có.
- Tài khoản sử dụng: TK 511, TK 131, TK 111, TK 112, TK 3331
- Quy trình ghi nhận: Tại công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam áp dụng hình thức bán trực tiếp tại kho, thanh toán chậm, công nợ gối đầu.
Trong phần bán hàng sẽ bao gồm 2 phần:
- Bán hàng thu tiền ngay: Thu ngay bằng tiền mặt, chứng từ kế toán sử dụng là hóa đơn GTGT và phiếu thu. Thu bằng tiền gửi ngân hàng, chứng từ là hóa đơn GTGT và Giấy báo có của ngân hàng.
+ Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng tiền mặt Nợ TK 111 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 3331: Thuế GTGT + Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng tiền gửi
Nợ TK 112 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chưa bao gồm thuế Có TK 3331: Thuế GTGT
- Bán hàng chưa thu tiền: Chứng từ ghi nhận là hóa đơn giá trị gia tăng. Với các khách hàng quen công ty có thể cho mua chịu hàng hóa, thanh toán sau.
Với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền thì định khoản như sau
Nợ TK 131 (Chi tiết theo đối tượng khách hàng): Tổng số tiền phải thu
Có TK 5111: Số tiền phải thu về chưa bao gồm thuế Có TK 3331: Thuế GTGT
Tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam không mở chi tiết doanh thu bán hàng mà hạch toán chung doanh thu của tất cả các mặt hàng vào tài khoản 5111.
Công ty không mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng mà theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất cả khách hàng công ty hạch toán chung vào TK 131.
Sau khi xem hoặc tham khảo sản phẩm của Công ty giới thiệu, Kế toán bán hàng sẽ lập báo giá gửi cho khách hàng căn cứ vào đơn giá sản phẩm và số lượng mà khách hàng yêu cầu.
Khi khách hàng đồng ý với báo giá, Kế toán bán hàng căn cứ báo giá sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên.
Sau đó kế toán bán hàng kiểm tra tính đúng đắn và chính xác của hóa đơn cùng chủng loại mặt hàng, số lượng, ngày tháng…. rồi chuyển cho khách hàng ký tên vào phần người mua hàng, sau đó chuyển lên cho giám đốc ký và đóng dấu.
Kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn thành 3 liên trong đó: + Liên 1: Giữ tại quyển
+ Liên 3: Kế toán bán hàng giữ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán
Sau khi khách hàng ký hóa đơn xong, Kế toán bán hàng sẽ tiến hành thu tiền đồng thời lập một phiếu thu đưa cho khách hàng ký sau đó chuyển cho Kế toán trưởng xác nhận và ký. Phiếu thu sẽ được lưu giữ tại Kế toán thanh toán.
Với số tiền từ 20.000.000 VND trở lên thì bên mua sẽ thanh toán qua Ngân hàng (Chuyển khoản) khi đó bên Công ty bán sẽ nhận được Giấy báo có khi số tiền bán đã được bên mua chuyển khoản thành công.
2.2.1.3. Quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã xuất, Kế toán bán hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Misa chia làm 2 trường hợp Bán hàng thu tiền ngay và Bán hàng chưa thu tiền.
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt
- Vào phân hệ Bán hàng; tại tab “Bán hàng” nhấn “Thêm”; phần mềm mặc định là “Bán hàng hóa trong nước”.
- Chọn “Thu tiền ngay”-> “Tiền mặt”.
- Nhập thông tin của khách hàng: Chỉ cần chọn mã khách hàng như đã khai báo trong danh sách khách hàng. Phần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế như trong khai báo.
- Nhập diễn giải: Nhập sao cho dễ hiểu nhất có thể. - Nhập ngày hạch toán và ngày chứng từ
- Nhập mã hàng: Chỉ cần chọn mã mà đã thiết lập từ trước, phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách hàng hóa phù hợp. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị tên hàng hóa, số hiệu tài khoản thu là 1111 và tài khoản doanh thu là 5111.
- Nhập số lượng và đơn giá cho mặt hàng bán.
- Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật % thuế GTGT theo như khai báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
- Tại Tab “Hóa đơn”: Kế toán nhập “Mẫu HĐ”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”. Những thông tin về khách hàng phần mềm đã cập nhật sang.
- Tab “Phiếu xuất”: Phần mềm tự động cập nhật.
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền bằng tiền gửi
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nhập liệu tương tự giống như nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt. Tuy nhiên để dễ theo dõi công nợ đối với khách hàng, kế toán thường hạch toán nghiệp vụ là chưa thu tiền – theo dõi trên TK 131. Ngay sau đó, thực hiện nhập vào phần mềm bút toán thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
- Nếu bán hàng có nhận tiền ứng trước thì tại ngày nhận tiền ứng trước: Vào phân hệ “Ngân hàng”, chọn tab “Thu, chi tiền”, phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng.
- Chọn tài khoản ngân hàng nộp vào. - Nhập lý do thu.
- Nhập ngày chứng từ, ngày hạch toán.
- Tại tab “hạch toán”: nhập số liệu tài khoản và số tiền. Sau đó nhấn “Cất” để lưu trữ dữ liệu.
Khi khách hàng thanh toán nốt số tiền còn nợ:
- Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Thu tiền khách hàng”; phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng lấy dữ liệu tích chọn vào hóa đơn đã lập (khi nhận trước tiền) nhập số tiền trả tiếp Chọn “thực hiện” Nhấn “cất” để lưu dữ liệu
Thực hiện đối trừ công nợ cho các lần thanh toán:
Tại phân hệ ngân hàng chọn “Đối trừ chứng từ”, nhập mã khách hàng cần đối trừ và ngày tháng đối trừ sau đó lấy dữ liệu để đối trừ công nợ khách hàng.
- Tại phân hệ Ngân hàng, chọn tab “Mua hàng” nhấn “Thêm” xuất hiện màn hình nhập liệu. Chọn “Bán hàng hóa dịch vụ trong nước” “Chưa thu tiền” và tích chọn “Lập kèm hóa đơn”
- Tại Tab “Chứng từ ghi nợ”: Nhập liệu tương tự như nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt.
- Tại Tab “Hàng tiền”: Sau khi chọn mã hàng hóa, phần mềm mặc định tài khoản Nợ là 131, tài khoản doanh thu là 5111.
- Tương tự, nhập mẫu hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn vào Tab Hóa đơn. - Những Tab khác, phần mềm tự động cập nhật sang.
- Nhấn Ctrl + S hoặc nhấn “Cất” để lưu dữ liệu.
Phụ lục 02: Mẫu hóa đơn GTGT tại Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam