2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam
Phòng kế toán có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của công ty. Những thông tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Tại công ty, chức năng chính của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát sinh giúp tính toán chi phí, lợi nhuận. Không chỉ là ghi chép và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế toán có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phòng kế toán là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc đưa ra các quyết định.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toán phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, Công ty Cổ phần phát triển Miseno Lighting Việt Nam tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu thập
kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Ưu điểm của hình thức này là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ nên việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán này là phù hợp, đảm bảo tính kịp thời, chống trùng lắp giữa các bộ phận, đơn vị.
Có thể khái quát bộ máy kế toán theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 11: Tổ chức bộ máy kế toán
Trong đó:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu chính về công tác kế toán - tài chính của toàn Công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao, nắm chắc các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo quyết toán. Kế toán trưởng phải luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, cùng ban giám đốc phát
Kế toán trưởng
Thủ quỹ Kế toán Thanh toán
Kế toán Thuế Kế toán Bán hàng
quyết định kịp thời. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của Công ty.
- Kế toán Bán hàng kiêm Thủ kho:
+ Có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa mới.
+ Quản lý sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty. Nhập số liệu bán hàng, tổng hợp số liệu bán hàng. Theo dõi, tính chiết khấu cho khách hàng.
+ Theo dõi doanh thu bán hàng
+ Hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập, xuất hàng hóa. Kiểm tra cách sắp xếp hàng hóa trong kho.
+ Tính giá vốn xuất kho, giá trị nhập kho.
+ Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Lập báo cáo tồn, nhập, xuất hàng hóa. Đối chiếu lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng ngày.
- Kế toán Thuế:
+ Theo dõi, kê khai Thuế trên phần mềm: Thuế GTGT đầu vào, Thuế GTGT đầu ra, Thuế TNDN, Thuế TNCN ( nếu có).
+ Lập báo cáo thuế (tờ khai và quyết toán thuế), làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
- Kế toán Thanh toán:
+ Lập chứng từ thu - chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trước khi thu, chi: chữ ký, chứng minh thư nhân dân, số tiền…
+ Mở sổ và theo dõi tình hình về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT.
+ Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). Cuối tháng lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
+ Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có của các ngân hàng; Định khoản, vào máy các chứng từ ngân hàng; Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng.
+ Kiểm tra, đốc thúc công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo chứng từ công nợ liên quan, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn để báo cho bộ phận kinh doanh và ban giám đốc đốc thúc nợ. Định kỳ xác nhận công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng và lập báo cáo công nợ liên quan.
- Thủ quỹ:
+ Quản lý tiền mặt, giao dịch với ngân hàng. Cuối ngày thực hiện kiểm kê quỹ, đối chiếu với sổ quỹ với kế toán thanh toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và chỉnh sửa.
+ Thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi.
2.1.4.2. Các chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam
Chế độ kế toán
Hiện nay, công ty đang áp dụng theo thông tư 133/2016/TT-BTC kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2016 để thực hiện việc hạch toán và ghi sổ.
Đây là chế độ kế toán áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước là công ty TNHH, công ty cổ phẩn, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và hợp tác xã. Áp dụng chế độ kế toán này, Công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam đã tiến hành nghiên cứu, cụ thể hóa và áp dụng chế độ kế toán, các quy định cụ thể về nội dung, cách vận dụng các danh mục tài khoản, chứng từ, sổ kế toán, lựa chọn hình thức sổ kế toán và báo cáo tài chính phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý từng lĩnh vực hoạt động và phù hợp với loại hình công ty của mình.
Các chính sách kế toán mà công ty áp dụng:
- Kỳ kế toán: năm
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên tắc giá gốc
+ Tài sản cố định của công ty được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng - Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc ghi nhận HTK: theo trị giá gốc
+ Phương pháp tính giá trị HTK: theo phương pháp bình quân gia quyền
+ Phương pháp hạch toán: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Hình thức kế toán: Nhật ký chung
- Phần mềm kế toán sử dụng: Phần mềm kế toán MISA
2.1.4.3. Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng tại công ty Cổ phần Phát triển Miseno Lighting Việt Nam
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán Misa. Các sổ sách kế toán được in ra theo mẫu sổ của hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 12: Trình tự kế toán trên phần mềm kế toán Misa
Đối với phần mềm kế toán Misa, các chứng từ kế toán đều được xử lý, phân loại và định khoản kế toán tuỳ theo từng chứng từ nghiệp vụ. Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào cho máy thật đầy đủ và chính xác, còn thông tin đầu ra như: sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý, luân chuyển, tính toán và đưa ra các biểu bảng khi cần in.