1.3.4.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Hiện nay có 5 hình thức sổ kế toán được đưa ra để doanh nghiệp vận dụng trong từng trường hợp phù hợp với nhu cầu thực tế và tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên chỉ có 4 loại hình sổ kế toán được quy định mô tả theo quy trình ghi chép tay. Còn hình thức “Kế toán máy” là do các công ty hầu hết vận dụng máy tính để tăng độ chính xác, cũng như giảm thời gian vận hành bộ máy kế toán. Kế toán máy có thể kết hợp với một trong số 4 loại sổ đã dược quy định tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vục của mỗi doanh nghiệp.
Trong đó hình thức Nhật ký chung được áp dụng nhiều do phù hợp với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung:
- Mở một sổ Nhật ký chung để ghi bút toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản
- Số liệu ghi vào Sổ cái là căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi, chứ không phải từ chứng từ gốc.
Các loại sổ kế toán sử dụng:
- Sổ kế toán tổng hợp sử dụng gồm Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản như Sổ Cái TK 511, TK 632, TK 911, …
- Các Nhật ký chuyên dùng như sổ Nhật ký bán hàng, …
- Sổ chi tiết sử dụng có nhiều sổ chi tiết khác nhau được mở tùy theo đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị, thông thường có
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái
Sổ nhật ký
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
MÁY VI TÍNH
các sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua….
1.3.4.2. Hình thức kế toán máy
Hiện nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, ứng dụng công nghệ hỗ trợ công tác kế toán ngày càng rộng rãi và hiện đại hơn. Các phần mềm kế toán giúp công tác kế toán được nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn.
Kế toán máy là dùng máy tính, phần mềm kế toán để hỗ trợ thay thế một phần công việc của người làm kế toán tài cho một đơn vị.
Quy trình ghi sổ kế toán máy
Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ kế toán máy Ghi chú
: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ sách, báo cáo cuối năm : Kiểm tra, đối chiếu
Ưu điểm: Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành công việc kế toán thực hiện được kịp thời, dễ dàng hơn. Thông tin ban đầu cung cấp chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách liên quan đều thể hiện đầy đủ, đúng đắn. Ngoài ra, kế toán máy còn giúp giảm một khối lượng các bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển,… giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
Nhược điểm: Đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ để sử dụng được các phần mềm kế toán. Doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy tính và tốn chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán.
1.3.5. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán về doanh thu, chi phí và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp
1.3.5.1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán
Trong xã hội có nhiều đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp nói chung và thông tin kế toán về bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, như những người quản lý doanh nghiệp, những người bên ngoài có quyền lợi tài chính trực tiếp với doanh nghiệp, những người bên ngoài có quyền lợi tài chính gián tiếp với doanh nghiệp.
Các đối tượng có quyền lợi tài chính trực tiếp bao gồm các nhà đầu tư và các chủ nợ. Các nhà đầu tư đều quan tâm đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong quá khứ và tiềm năng tạo ra lợi nhuận cũng như tiềm năng tạo ra tiền của doanh nghiệp. Thông tin từ các báo cáo do kế toán cung cấp có thể giúp các nhà đầu tư hiểu rõ về viễn cảnh tương lai của việc đầu tư của họ vào doanh nghiệp.
Nói đến những người sử dụng thông tin kế toán có quyền lợi gián tiếp chúng ta có thể kể trước hết là cơ quan thuế, người đại diện cho Nhà nước để thu thuế các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều phải nộp các loại thuế khác nhau tuỳ theo lĩnh vực, loại hình doanh nghiệp. Vấn đề khai thuế và nộp thuế thường là rất phức tạp, nó chi phối phần nào đến việc lập báo cáo tài chính để dùng trong việc tính thuế.
Tiếp theo có thể kể đến các cơ quan thống kê và các cơ quan chức năng. Theo quy định các doanh nghiệp, tổ chức đều phải nộp các loại báo cáo nhất định cho cơ quan thống kê và cơ quan chức năng nhất định để tổng hợp thông tin kinh tế cho một địa phương hoặc cho cả nước.
Sau cùng không thể không nhắc đến Ban lãnh đạo doanh nghiệp là những người có trách nhiệm điều hành và thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu của các doanh nghiệp thường khác nhau và rất phức tạp. Nó thường bao gồm việc đạt được một mức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
lợi nhuận chấp nhận được, cung cấp hàng hoá có chất lượng với giá thấp, tạo công ăn việc làm, cải thiện môi trường và có thể là những nhiệm vụ khác. Muốn thực hiện được các mục tiêu tổng quát này, doanh nghiệp cần phải hoạt động có lãi. Điều này đặt ra cho ban lãnh đạo phải luôn nỗ lực để điều hành doanh nghiệp sao cho tạo ra lợi nhuận và có khả năng thanh toán. Những nhà quản lý thành công thường là những người luôn đưa ra những quyết định đúng đắn trên cơ sở thông tin có giá trị và kịp thời mà một phần thông tin quan trọng chính là do hệ thống kế toán cung cấp thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
1.3.5.2. Yêu cầu về thông tin kế toán
Điều kiện của thông tin kế toán quản trị, các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tính trung thực của thông tin kế toán
Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lượng, chi phí và lợi nhuận luôn là những thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hướng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, xác định chiến lược tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sử dụng năng lực sản xuất...
Tính phù hợp hiệu quả của thông tin kế toán
Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra. Thông tin kế toán thích hợp đối với quyết định ngắn hạn gồm:
Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việc ra quyết định. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại, có loại phù hợp với quá trình ra quyết định nhưng có loại không phù hợp với việc ra quyết định. Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản:
+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án xem xét và lựa chọn.
Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không bao giờ là vô hạn mà thường có giới hạn trong những điều kiện nhất định. Do đó trong điều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phương trình tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phương án tối ưu để tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí.
Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào (như lao động, tư liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra. Trong sản xuất kinh doanh có nhiều phương án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau. Mỗi phương án kết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định, vì vậy để có quyết định phù hợp không thể xem nhẹ những loại thông tin này.
Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thu thập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp. Khi thông tin đưa ra mang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khả năng hiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổng hợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không có giá trị.
Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán
Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được. Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn.
Kế toán quản trị không có tính bắt buộc, các nhà quản lý được toàn quyền quyết định và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và khả năng quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán tài chính phải tôn trọng các nguyên tắc kế toán được thừa nhận và được sử dụng phổ biến, nói cách khác kế toán tài chính phải đảm bảo tính thống nhất theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định để mọi người có cách hiểu giống nhau về thông tin kế toán đặc biệt là báo cáo tài chính và kế toán tài chính phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là những yêu cầu quản lý tài chính và các yêu cầu của xã hội thông qua việc công bố những số liệu mang tính bắt buộc.
Phạm vi của thông tin
Phạm vi thông tin của kế toán quản trị liên quan đến việc quản lý trên từng bộ phận (phân xưởng, phòng ban) cho đến từng cá nhân có liên quan.
Phạm vi thông tin của kế toán tài chính liên quan đến việc quản lý tài chính trên quy mô toàn doanh nghiệp.