6. Kết cấu của đề tài
2.4.2. Hoàn thiện cụng tỏc kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực
2.4.2.1. Thực hiện phõn tớch cụng việc thường xuyờn, đầy đủ và chớnh xỏc
Thực tế trong thời gian qua vấn đề thực hiện phõn tớch cụng việc chưa được quan tõm đỳng mức. Khi làm cụng tỏc lập kế hoạch dự bỏo nhu cầu lao động Cục HQNA thường chỉ nờu ra vài tiờu chuẩn cơ bản nhất (chẳng hạn tốt nghiệp đại học đỳng chuyờn ngành). Điều này làm cho việc lập kế hoạch nhõn lực của Cục khụng được chi tiết, cụ thể về cỏc yờu cầu đối với lao động cần tuyển dụng. Từ bảng phõn tớch cụng việc sẽ cho biết cỏc điều kiện, tiờu chuẩn tối thiểu cú thể chấp nhận được mà một người cần phải cú để hoàn thành một cụng việc. Trờn cơ sở này, người lập kế hoạch mới cú thể xem xột đỏnh giỏ xem Cục cần những lao động gỡ? Với trỡnh độ như thế nào?.
Bờn cạnh đú, phõn tớch cụng việc cũng giỳp cho những người lập kế hoạch phõn tớch, đỏnh giỏ được khả năng đỏp ứng nhu cầu của đội ngũ cụng chức hiện cú của Cục về kỹ năng, trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ. Từ đú giỳp cho người lập kế hoạch cú thể dễ dàng thực hiện cụng việc của mỡnh; kết hợp với cỏc phũng ban chức năng khỏc và căn cứ mục tiờu, nhiệm vụ của Cục sẽ đưa ra một bức tranh tổng thể về nhu cầu sử dụng lao động trong kỳ dự bỏo cả về số lượng cũng như chất lượng.
2.4.2.2. Sử dụng cỏc phương phỏp dự bỏo hiện đại
Đõy là những kĩ thuật cú thể giỳp cho người lập kế hoạch phỏn đoỏn nhu cầu về mặt số lượng lao động một cỏch nhanh chúng và tương đối chớnh xỏc. Thụng thường, phũng Tổ chức cỏn bộ căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ thực hiện cụng việc và số lượng lao động biờn chế của năm trước để xỏc định nhu cầu lao động của năm tới. Việc sử dụng cỏc kỹ thuật dự bỏo sẽ giỳp người lập kế hoạch dễ dàng xỏc định về nhu cầu lao động. Chẳng hạn, sử dụng phương phỏp phõn tớch xu hướng, người phụ trỏch về lĩnh vực nhõn sự căn cứ vào xu hướng tuyển dụng của một số năm qua mà người đú nghĩ rằng nú sẽ tiếp diễn trong tương lai để lập kế hoạch tuyển dụng cho năm tới. Ngoài ra, cú thể sử dụng cỏc phương phỏp khỏc như: phương phỏp phõn tớch tương quan, phương phỏp chuyờn gia, kỹ thuật Delphi,... Những kỹ thuật này sẽ giỳp người làm cụng tỏc kế hoạch húa nguồn nhõn lực giảm bớt cỏc yếu tố chủ quan trong việc đỏnh giỏ nhu cầu về lao động, đảm bảo đưa ra con số dự bỏo chớnh xỏc.
2.4.2.3. Sử dụng phương phỏp chuyờn gia để dự bỏo cụ thể cho cụng tỏc
kế hoạch húa nguồn nhõn lực tại Cục HQNA giai đoạn 2011 - 2015
Theo đỏnh giỏ của cỏc chuyờn gia trong Cục nguồn nhõn lực trực thuộc Tổng cục Hải quan, Cục HQNA nờn ỏp dụng mụ hỡnh kế hoạch húa nguồn nhõn lực trong cụng tỏc kế hoạch húa nguồn nhõn lực của mỡnh. Mụ hỡnh kế hoạch húa nguồn nhõn lực được tiến hành qua cỏc giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Việc xỏc định một tầm nhỡn và định hướng chiến lược đối với Cục HQNA là điểm khởi đầu cho kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực. Cỏc nhu cầu về nguồn nhõn lực trong tương lai của Cục HQNA sẽ được xỏc định bởi cỏc dự ỏn cải cỏch và hiện đại hoỏ. Cỏc giỏ trị quan trọng của tổ chức cũng cần đưa ra một số định hướng cho quỏ trỡnh lập kế hoạch.
Giai đoạn 2: Đõy là thời điểm tiến hành phõn tớch khoảng cỏch năng lực cần cú cho tương lai (đến 2012 và những năm sau đú) so với năng lực hiện tại của nguồn nhõn lực. Khi đó xỏc định được khoảng cỏch, cần đưa ra quyết định lựa chọn chiến lược phự hợp để tạo ra những loại năng lực cần thiết. Cỏc chương trỡnh đào tạo chớnh thức khụng phải là giải phỏp duy nhất để phỏt triển năng lực. Cỏc giải phỏp khỏc là tuyển dụng từ bờn ngoài, phỏt triển năng lực đào tạo tại chỗ, đào tạo từ xa, tỏi thiết kế cụng việc. Cỏc chiến lược giảm nhõn lực cần được xem xột nếu quy trỡnh thực hiện cụng việc mới làm nhõn viờn dư thừa. Đõy là một khả năng xảy ra rất lớn khi Cục HQNA tiến hành tỏi cơ cấu, tự động hoỏ, ỏp dụng cỏc qui trỡnh thụng quan dựa trờn quản lý rủi ro.
Giai đoạn 3: Đõy là giai đoạn thực hiện cỏc quyết định của giai đoạn 2. Hoạt động này gồm thực hiện cỏc kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, luõn chuyển và qui hoạch. Điều quan trọng là cỏc kế hoạch thực hiện này được truyền thụng như là một phần của chiến lược quản lý thay đổi. Một vớ dụ của chiến lược này cú thể là lĩnh vực Kiểm tra sau thụng quan. Rừ ràng kiểm tra viờn cần cú kiến thức rất rộng từ phõn loại hàng hoỏ đến xuất xứ, xỏc định trị giỏ và kiểm toỏn. Điều này khụng thể đạt được nhờ vào đào tạo thuần tuý bởi vỡ một kiểm tra viờn cần cú kinh nghiệm thực tiễn trong những lĩnh vực trờn. Chiến lược cũng sẽ kết hợp giữa nhiệm vụ đào tạo và luõn chuyển giữa cỏc lĩnh vực cú liờn quan tại cỏc phũng ban, đơn vị trực thuộc Cục HQNA. Thực tiễn cho thấy cú thể mất khoảng 5 năm để một kiểm tra viờn Hải quan cú được năng lực phự hợp để tiến hành kiểm tra tại doanh nghiệp một cỏch độc lập. Cỏc cơ hội nghề nghiệp sẽ mở ra đối với cỏc nhõn viờn Hải quan tham gia chương trỡnh này.
Giai đoạn 4: Bất kỳ một chiến lược hoặc kế hoạch hoàn hảo nào cũng cần cú sự đỏnh giỏ về những điểm được hay chưa được trong quỏ trỡnh thực hiện. Đõy là một quỏ trỡnh diễn ra liờn tục cho phộp giỏm sỏt kết quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần. Đồng thời, cú những vấn đề mới nảy sinh cú thể sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch. Mặc dự quản lý nguồn nhõn lực sẽ giỳp giỏm sỏt quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch này, nhưng điều quan trọng là cấp quản lý phải cung cấp thụng tin về tiến triển và những thay đổi cần thiết.
Sơ đồ 2.1: Mụ hỡnh kế hoạch húa nguồn nhõn lực
(Nguồn: Tổng cục Hải quan)