Thu mua là một chức năng có nhiệm vụ thu thập tất cả các nguyên vật liệu cần thiết cho doanh nghiệp. Nó không chỉ bao gồm hoạt động mua sắm mà còn có thể cả hoạt động thuê, hợp đồng, trao đổi, mượn,… Hoạt động thu mua liên quan đến các việc lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng, đàm phán, thỏa thuận các điều khoản, thực hiện, kiểm soát năng lực của nhà cung cấp, vận chuyển, kho hàng và nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,…
Mục đích cơ bản của công tác thu mua là đảm bảo doanh nghiệp được cung ứng nguyên vật liệu một cách tin cậy. Với mục đích này, thu mua có các mục tiêu cụ thể sau:
- Tổ chức dòng luân chuyển nguyên vật liệu uy tín và không bị gián đoạn trong tổ chức.
- Tiếp cận thường xuyên với các bộ phận sử dụng, phát triển mối quan hệ và hiểu nhu cầu của họ.
- Tìm kiếm nhà cung cấp tốt, làm việc thường xuyên với họ và phát triển mối quan hệ cùng có lợi.
- Mua đúng nguyên vật liệu cần và đảm bảo chúng có chất lượng có thể chấp nhận, được giao hàng đúng thời gian và đúng địa điểm yêu cầu và đáp ứng được yêu cầu của bất kỳ bộ phận nào.
- Thương lượng mức giá và các điều kiện mua bán phù hợp.
- Giữ mức tồn kho thấp, xem xét chính sách tồn kho, các khoản đầu tư, các chuẩn mực và các nguyên vật liệu có sẵn…
- Dịch chuyển nguyên vật liệu trong chuỗi cung ứng thật nhanh, giao hàng khi cần thiết.
- Nắm bắt tình hình, bao gồm cả việc tăng giá sắp xảy ra, sự khan hiếm hàng, các sản phẩm mới,…