Một khi đã lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp phải tuân theo một số thủ tục để sắp xếp việc mua hàng. Tùy theo đặc điểm doanh nghiệp, loại và tính chất hàng hóa được mua, số lượng mua,… mà cách ra quyết định mua sẽ khác nhau. Nhưng về cơ bản, các hoạt động thu mua sẽ bao gồm những bước chung, bắt đầu với việc xác định người, bộ phận có nhu cầu đối với nguyên vật liệu và kết thúc khi các nguyên vật liệu được chuyển đến:
Bước 1: đối với bộ phận sử dụng
+ Xác định nhu cầu đối với nguyên vật liệu được mua.
+ Xem xét các nguyên vật liệu có sẵn và chuẩn bị các yêu cầu đặc biệt. + Kiểm tra ngân sách của phận và xin phép mua hàng.
+ Chuẩn bị và gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận thu mua.
Bước 2: đối với bộ phận thu mua
+ Nhận, kiểm tra và kiểm soát các yêu cầu mua hàng.
+ Xem xét nguyên vật liệu được yêu cầu, tìm trong các kho hiện tại, các sản phẩm thay thế, các lựa chọn sản xuất khác,… và sau khi thảo luận với bộ phận sử dụng khẳng định lại quyết định mua hàng.
+ Hình thành danh sách ngắn các nhà cung cấp có thể, từ các nhà cung cấp thông thường liệt kê các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu.
+ Gửi yêu cầu bảng báo giá đến danh sách ngắn này.
Bước 3: đối với nhà cung cấp + Xem xét yêu cầu báo giá.
+ Kiểm tra vị thế, tài chính, tín dụng,… của khách hàng. + Xem xét việc làm thế nào có thể thỏa mãn tốt nhất đơn hàng.
+ Gửi báo giá cho tổ chức, cung cấp các chi tiết về sản phẩm và các điều kiện khác.
Bước 4: công việc tiếp theo của bộ phận cung ứng + Xem xét các báo giá và đánh giá về mặt kinh tế. + Thảo luận các vấn đề kỹ thuật với bộ phận sử dụng.
+ Kiểm tra các chi tiết về ngân sách và sự cho phép nua hàng.
+ Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên các dữ liệu được cung cấp.
cung cấp.
+ Phác thảo đơn đặt hàng nguyên vật liệu (với các điều khoản và điều kiện kèm theo).
Bước 5: đối với nhà cung ứng được chọn + Nhận, xác nhận và xử lý đơn mua hàng.
+ Tổ chức tất cả các hoạt động cần thiết để cung ứng nguyên vật liệu. + Vận chuyển nguyên vật liệu với chứng từ vận chuyển.
+ Gửi hóa đơn.
Bước 6: trách nhiệm của bộ phận thu mua + Xác nhận hàng.
+ Thực hiện bất kỳ bước tiếp theo cần thiết nào và xúc tiến. + Nhận, kiểm tra và chấp nhận các nguyên vật liệu.
+ Thông báo bộ phận sử dụng về nguyên vật liệu đã nhận.
Bước 7: trách nhiệm của bộ phận sử dụng + Nhận và kiểm tra các nguyên vật liệu. + Cho phép chuyển giao từ ngân sách. + Cập nhật báocáo tồn kho.
+ Sử dụng các nguyên vật liệu theo nhu cầu.
Bước 8: đối với bộ phận thu mua
+ Thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.
Ba bước đầu tiên giúp tìm ra các nguyên vật liệu và nhà cung cấp, và sau đó đi đến phần quan trọng với việc soạn thảo đơn đặt hàng ở bước 4. Tại bước này, doanh nghiệp đồng ý mua các nguyên vật liệu của một nhà cung cấp cụ thể, và đơn đặt hàng làm khởi động nhà cung cấp (cùng với việc hoạch định sản xuất, sắp xếp, vận chuyển, tài chính,…). Đơn đặt hàng là một phần pháp lý giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp của nó. Các bước còn lại kết thúc các chi tiết về giao hàng.
Quy trình này tương đối phức tạp và liên quan nhiều bước, nhiều hồ sơ. Thời gian thực hiện cũng rất dài.
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa đắt tiền, quan trọng, những nỗ lực này là tất nhiên và doanh nghiệp phải tuân theo một quy trình phức tạp hơn nhiều để đáp ứng các đặc tính chuyên biệt của sản phẩm, lựa chọn nhà cung cấp và thương lượng các điều khoản. Nhưng nếu doanh nghiệp chỉ thực hiện hợp đồng mua hàng nhỏ, hoặc đã mối quan hệ với các nhà cung cấp, hoặc chỉ có một nhà cung cấp tin cậy thì rõ ràng không phải thực hiện toàn bộ quy trình trên.
Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp làm việc theo thói quen. Đối với quy trình này, đôi khi, chi phí để mua hàng thấp hơn chi phí thủ tục mua hàng. Do
vậy, phải tìm ra những quy trình mua hàng thật đơn giản và có tính tự động để cắt giảm chi phí.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Cách thức lựa chọn một nhà cung ứng tốt? Theo anh/chị, doanh nghiệp chỉ nên có 01 nhà cung ứng hay nhiều nhà cung ứng cho cùng một loại hàng cung ứng?
Câu 2: Dữ liệu doanh thu, tổng tài sản (triệu đồng)của QNS qua các năm như sau:
Năm STT Doanh thu Tổng tài sản Chi phí quảng cáo
2007 1 1.236.283 536.533 100 2008 2 1.365.663 587.561 103 2009 3 1.780.854 937.138 106 2010 4 2.504.550 1.102.922 200 2011 5 3.981.468 2.121.334 350 2012 6 4.833.910 3.012.500 450 2013 7 5.543.754 4.011.710 550 2014 8 6.463.080 3.944.961 600 2015 9 7.785.235 5.172.339 700 2016 10 6.972.104 6.124.389 680 2017 11 7.632.888 6.999.042 750 2018 12 8.031.038 8.001.683 800 2019 13 7.680.889 9.047.802 750 2020 14 6,213,489 9,945,956 900 Yêu cầu:
1. Hãydự báo doanh thu thuần năm 2021 của CTCP đường Quảng Ngãi: a. Theo phương pháptrung bình cộng giản đơn
b. Theo phương phápbình quân di động giản đơn, thời gian trượt 3 năm
c. Theo phương pháp bình quân di động giản đơn có trọng số, trượt 3 năm, hệ số tương ứng từ năm gần nhất đến năm xa nhất là 0,5, 0,3, 0,2
d. San bằng mũ giản đơn với alpha bằng 0,5
e. San bằng mũ xu hướng với alpha bằng 0,5, bê ta bằng 0,4
f. Theo phương pháp hồi quy biết doanh thu chịu tác động của tổng tài sản và chi phí quảng cáo
2. Theo bạn, công ty nên sử dụngkết quả dự báo nào?
Câu 3: Nhà hàng Tuấn Thịnh có nhu cầu bia Dung Quất hàng tháng là 200 thùng. Chi phí mỗi lần đặt hàng là 100.000 đồng/lần, chi phí dự trữ hàng bằng 20% giá mua. Hãng bia có chính sách chiếtkhấu giá như sau:
Số lượng đặt Mức giá đ/thùng 1-99 thùng 200.000
100-999 thùng 190.000 Từ 1000 trở lên 180.000
Chương 3: CÁC QUY TRÌNH CỦA CHUỖI CUNG ỨNG: SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI