Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) miêu tả một hệ thống phần mềm có khảnăng tích hợp các chƣơng trình ứng dụng khác nhau nhƣ tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác của doanh nghiệp. Tại hầu hết các doanh nghiệp, ERP cung cấp những thông tin dữ liệu cốt lõi cần thiết cho việc vận hành hàng ngày của công ty. Những hệ thống này hỗ trợ các chức năng hoạch định và kiểm soát thông thƣờng, cụ thểnhƣ dự báo, hoạch định bán hàng và vận hành, quản trị tồn kho, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, và thiết lập lịch trình cho trung tâm công việc. Khái niệm “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” (ERP) có thể đƣợc hiểu theo nhiều cách khác nhau phụ thuộc vào cách nhìn của từng đối tƣợng. Đứng dƣới góc độ của nhà quản lý, trọng tâm của khái niệm này chính là từ “hoạch định”, ERP đại diện cho một giải pháp phần mềm toàn diện nhằm hỗ trợ những quyết định đồng nhất trong công tác lập kế hoạch và kiểm soát doanh nghiệp. Ởgóc độkhác, đối với cộng đồng công nghệ thông tin, ERP là cụm từ miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chƣơng trình ứng dụng khác nhau nhƣ tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác của doanh nghiệp. Sự tích hợp này đạt đƣợc nhờ vào hệ thống cơ sở dữ liệu đƣợc chia sẻ giữa các phòng ban và thông qua các ứng dụng xử lý dữ liệu.
Những hệ thống ERP thông thƣờng rất hiệu quả trong việc xử lý các giao dịch ghi nhận tất cả các hoạt động của công ty. Các hệ thống ERP cho phép việc lên kế hoạch đƣợc tích hợp xuyên suốt các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp. Và có lẽ, quan trọng hơn là ERP cũng hỗ trợ cho việc thực thi các quyết định xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Ngày nay, phạm vi đã đƣợc mở rộng cho phép việc hoạch định và thực thi xuyên các doanh
nghiệp khác nhau; chính các hệ thống ERP đã cho phép các doanh nghiệp làm đƣợc điều này.
Tuy nhiên, một hệ thống phần mềm ERP đƣợc cho là chất lƣợng cần đáp ứng đƣợc 4 điều kiện sau:
Quy mô phần mềm phải mang tính đa chức năng với khảnăng theo dõi các kết quả tài chính ứng với đơn vị tiền tệ, hoạt động mua sắm ứng với đơn vị nguyên vật liệu, hoạt động bán hàng ứng với đơn vị sản phẩm và dịch vụ, các quy trình sản xuất hoặc chuyển đổi ứng với đơn vị nguồn lực hoặc con ngƣời. Tóm lại, một phần mềm ERP xuất sắc cần phải cung cấp đƣợc những dữ liệu sát thực nhất với nhu cầu của từng nhân viên cần thiết cho công việc hàng ngày của họ. Hình 2.1 thể hiện quy mô các ứng dụng có thểđƣợc thực hiện trong phần mềm ERP.
Phần mềm cần mang tính tích hợp. Khi một giao dịch hay một mẩu dữ liệu thể hiện bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp đƣợc nhập vào hệ thống, các thông số dữ liệu có liên quan đến hoạt động đó cũng phải đồng thời tự động đƣợc cập nhật. Tính năng này loại bỏ việc doanh nghiệp phải tựđiều chỉnh dữ liệu trong hệ thống. Tính năng tích hợp giúp đảm bảo một tầm nhìn chung cho toàn công ty –tính đồng bộ.
Hoạch định và kiển soát sản xuất Hoạch định bán hàng và vận hành Hoạch định nguyên liệu và công suất Quản lý nguyên liệu và nhà cung cấp Sản xuất và hậu cần Hoạch dịnh nguồn lực doanh nghiệp Mô hình hoạch định doanh nghiệp
Năng lực doanh nghiệp
Kho dữ liệu Xuất báo cáo Xử lý giao dịch Quản lý nhân sự Tài chính Bán hàng và tiếp thi
Phần mềm cần phải mang cấu trúc module (đƣợc xây dựng từ các đơn vị hay kích thức đã đƣợc tiêu chuẩn) cho phép việc kết hợp nó vào một hệ thống mở rộng đơn lẻ tập trung vào một chức năng duy nhất, hoặc liên kết với các phần mềm từ các nguồn/ứng dụng khác.
Phần mềm phải hỗ trợ đƣợc cho các hoạt động hoạch định và kiểm soát cơ bản, bao gồm việc dự báo, hoạch định sản xuất và quản trị tồn kho.
Một số nhà cung cấp ERP chính trên thế giới:
Công ty Chức năng đặc biệt Trang web JDA
Software
Chuyên vềứng dụng cho chuỗi cung ứng www.jda.com
Microsoft Tích hợp với Windows và bộ công cụ Office. Sản phẩm ERP là Microsoft Dynamics với tính năng quản lý quan hệ khách hàng
www.microsoft.com
Oracle Nhà cung cấp cơ sở dữ liệu chính (phần cứng và phần mềm)
www.oracle.com
SAP Nhà cung cấp ERP lớn nhất. Sản phẩm có phạm vi bao trùm toàn diện đối với nhiều ngành công nghiệp
www.sap.com
Ví dụ thực tế: ERP gắn kết với tất cả các khía cạnh của một chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý nguyên vật liệu, lên kế hoạch phân bổ máy móc và nhân lực, kết nối với các nhà cung cấp và khách hàng chủ lực. Quá trình phối hợp cần thiết cho thành công này vận hành xuyên suốt các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. Chúng ta sẽ cùng phân tích ví dụ đơn giản sau đây để diễn giải mức độ phối hợp cần thiết.
Kho thông tin mở
Bất kỳcơ sở dữ liệu hiện đại nào cũng dễdàng giúp người dùng xây dựng những lệnh truy vấn dữ liệu SQL như “doanh số bán hàng của công ty tại Ý trong năm 1997 là bao nhiêu?”. Một bản báo cáo nhằm phản hồi lại truy vấn dữ liệu trên có thểnhư sau:
Khu vực Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng
Umbria 1.000 1.200 800 2.000 5.000
Toscana 2.000 2.600 1.600 2.800 9.000
Calabria 400 300 150 450 1.300
Tổng 3.400 4.100 2.550 5.250 15.300
Nhưng nhu cầu sử dụng dần trở nên phức tạp hơn, ví dụ như người dùng có thể sử dụng những số liệu phản hồi trên làm cơ sở để “đào sâu hơn” vào cơ sở dữ liệu nhằm tìm ra sự khác nhau giữa doanh số theo từng quý và theo từng khu vực. “Đào sâu” có nghĩa là đi sâu vào hệ thống phân cấp dữ liệu hiện tại nhằm tìm ra nhiều thông tin hơn nữa. Tại ví dụ tiếp theo, người dùng sẽđi sâu vào doanh số bán hàng phân cấp dữ liệu (doanh số tại Toscana), doanh số bán của Signore Corleone dường như không bị ảnh hưởng bởi giai đoạn nghỉ lễ trong quý thứ 3.
Doanh thu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng
S.Paolo 500 600 300 500 1.900
S.Vialli 700 600 200 700 2.200
S.Ferrari 600 700 400 700 2.400
S.Corleone 200 700 700 900 2.500
Tổng 2.000 2.600 1.600 2.800 9.000
Tại thời điểm này, người dùng có thể chuyển sang một đơn vị đo lường khác, ví dụ như từ doanh số bán hàng sang sản phẩm được bán, như một hình thức cắt lát và thu nhỏ.
Sản xuất Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Tổng
Z-12 1.400 1.600 1.050 1.700 5.750
Tổng 3.400 4.100 2.550 5.250 15.300
Từđiểm chuẩn của dữ liệu phân tích, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra doanh số bán hàng của từng sản phẩm tại mỗi khu vực. Bằng việc kết nối với kho cơ sở dữ liệu trong hệ thống, SAP cho phép người dùng cuối thực hiện các công việc phân tích một các dễ dàng
Nguồn: Ví dụ này được lấy từ F.Robert Jacobs & Richard B.Chase, Operation&Supply Chain Management 14th Edition