Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp cần thiết trong chuỗi cung ứng, một nhóm gọi là Các tiêu chuẩn thƣơng mại liên ngành tự nguyện - VICS (Voluntary Interindustry Commerce Standards) đã lập ra một ban nghiên cứu và hƣớng dẫn thực hiện về những vấn đề CPFR. CPFR chia ra làm 3 mảng hoạt động chính là:
▪ Hợp tác hoạch định
– Thƣơng lƣợng một thỏa thuận ban đầu xác định trách nhiệm của mỗi công ty sẽ tham gia hợp tác với nhau.
– Xây dựng kế hoạch liên kết trong đó những công ty làm việc với nhau nhƣ thế nào đểđáp ứng nhu cầu.
▪ Dự báo
– Thực hiện dự báo doanh thu cho tất cả công ty tham gia hợp tác. – Xác định sự khác biệt hay trƣờng hợp ngoại lệ giữa các công ty.
– Giải quyết các trƣờng hợp ngoại lệ để cung cấp bản dự báo doanh số bán hàng chung.
▪ Cung cấp bổ sung
– Thực hiện dựbáo các đơn hàng cho tất cả các công ty tham gia hợp tác. – Xác định trƣờng hợp ngoại lệ giữa các công ty.
– Giải quyết các trƣờng hợp ngoại lệ nhằm đƣa ra kế hoạch sản xuất và điều độ phân phối hiệu quả.
– Phát ra đơn hàng thực đểđáp ứng nhu cầu khách hàng.
Hoạt động của CPFR
Chúng ta hãy nghiên cứu hoạt động của Công ty XYZ. Công ty này thỏa thuận hợp tác với nhiều đối tác và cùng tham gia vào CPFR với những đối tác này trong chuỗi cung ứng. Dữ liệu từ các điểm bán hàng POS cho thấy doanh số thực sự của hệ thống cửa hàng bán lẻ của công ty. Từ các đại lý bán lẻ có sử dụng POS, công ty nhận đƣợc thông tin cập nhập về doanh số hàng ngày và mức độ tồn kho của công ty. Khi sử dụng dữ liệu này, công ty có thể lập ra các kế hoạch điều độ sản xuất, chia sẽ dữ liệu cho các bộ phận sản xuất. Vì thế, nhà cung cấp cho công ty có thể dùng dữ liệu này để lập ra các kế hoạch điều độ sản xuất cho riêng mình.
Nhìn vào dự báo về doanh số, Công ty XYZ thấy rằng nhu cầu cho sản phẩm của công ty tăng lên nhanh chóng vƣợt qua kế hoạch mong đợi trong năm và cần thiết phải gia tăng sản xuất. Công ty xem xét lại kế hoạch điều độ sản xuất trong năm và lập ra kế hoạch mới với các nhà cung cấp linh kiện chính để thỏa thuận mua thêm các linh kiện đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Nhà cung cấp linh kiện thứ 1 sẽ bị yêu cầu ngƣng do không thể gia tăng khối lƣợng sản xuất cho công ty. Nhà cung cấp thứ 2 thì tiếp tục do có linh kiện với sự thay đổi nhỏ trong thiết kế có thểđáp ứng nhu cầu sản xuất cho hệ thống giải trí tại nhà của công ty. Các đối tác của công ty XYZ biết rằng cần phải làm gì, bao lâu để thực hiện đơn hàng, những thay đổi nào trong thiết kế phải thực hiện. . . nên kế hoạch điều độ sản xuất phải tăng để đáp ứng nhu cầu sản phẩm thay đổi và giữ đúng mức tồn kho ở bất cứ một nhà bán lẻ nào.
Trong tình huống này, những lợi ích có đƣợc vô cùng to lớn. Thứ nhất, tác động “Roi da” giảm đi đáng kể do tất cả công ty trong chuỗi đều có đƣợc và chia sẻ dữ liệu bán hàng trong một thời gian cụ thể. Điều này cho phép công ty trong chuỗi cung ứng tối ƣu kế hoạch điều độ sản xuất, mức độ tồn kho, và điều độ vận tải. Thứ hai là sựtăng nhanh nhu cầu thực của khách hàng và sự hợp tác với nhà cung cấp nhằm tăng kế hoạch điều độ sản xuất. Dù
cho có nhà cung cấp linh kiện không có khảnăng cung cấp thì kế hoạch điều độ sản xuất của công ty XYZ cũng gia tăng do có nhà cung cấp khác thay thế.
Các công ty khi tham gia hợp tác với nhau sẽ có đƣợc lợi thế cạnh tranh đáng kể. Họ chia sẻ dữ liệu POS, dữ liệu tồn kho cho tất cả các công ty trong chuỗi cung ứng. Điều này mang lại lợi nhuận cho chính bản thân công ty và toàn bộ chuỗi cung ứng kết quảđáng kể.
Theo nghiên cứu của AMR Research cho thấy lợi ích của CPFR cho ở bảng sau: Lợi ích của nhà bán lẻ Cải tiến điển hình Tỉ lệ sử dụng kho tốt hơn 2% - 8% Mức độ tồn kho thấp 10% - 40% Doanh sốtăng 5% - 20% Chi phí logistics thấp 3% - 4% Lợi ích của nhà sản xuất Cải tiến điển hình Mức tồn kho thấp 10% - 40%
Chu kỳđặt hàng nhanh hơn 12% - 30%
Doanh thu tăng 2% - 10%
Dịch vụ với khách hàng tốt hơn 5% -10%