Đeơ thúc đaơy hốt đoơng BHXH có hieơu quạ, thođng tin là moơt trong những giại pháp caăn phại đeă caơp trước tieđn. Mĩi hốt đoơng BHXH muôn dieên ra moơt cách lieđn túc và chính xác đeău dựa tređn các thođng tin cụa các đôi tượng tham gia BHXH. Nêu khođng có moơt heơ thông thođng tin chính xác và caơp nhaơt kịp thời thì múc tieđu, nhieơm vú cụa Cơ quan BHXH sẽ khođng đát được như mong muôn.
•Các giại pháp hán chê rụi ro thu chi do thiêu thođng tin veă đôi tượng tham gia BHXH.
Theo kinh nghieơm hĩc taơp từ các nước veă hốt đoơng BHXH, các thođng tin veă các đôi tượng tham gia BHXH ngoài đơn vị BHXH lây thođng tin còn được các cơ quan có lieđn quan cung câp thođng tin boơ sung đoăng thời hoê trợ trong hốt đoơng BHXH thực hieơn thuaơn lợi. Các keđnh thođng tin có theơ được thực hieơn thođng qua:
- Xác định thođng tin cụa các đơn vị từ các Sở kê hốch đaău tư, Sở lao đoơng thương binh XH, Cơ quan thuê,… đeơ có các thođng tin chính xác làm cơ sở thu BHXH đaăy đụ, tránh vieơc khai thiêu thođng tin (sô lượng lao đoơng, lương cụa đôi tượng tham gia BHXH).
- Xác minh các thođng tin cụa các đôi tượng tham gia BHXH thođng qua các địa phương mà đôi tượng cư ngú đeơ giại quyêt đúng đaĩn các chê đoơ chính sách (chê đoơ hưu trí, tử tuât).
- Xác minh các thođng tin cụa các đôi tượng tham gia BHXH thođng qua các cơ sở khám chữa beơnh đeơ quạn lý cođng tác chi chê đoơ ôm đau, thai sạn.
- Toơ chức keđnh thođng tin với các đơn vị BHXH ở các tưnh đeơ có theơ naĩm baĩt, caơp nhaơt kịp thời quá trình cođng tác cụa đôi tượng tham gia BHXH khi có sự thay đoơi cođng vieơc, nơi tham gia đóng BHXH. Tređn cơ sở đó giám sát chaịt chẽ tình hình duyeơt các chê đoơ hưởng BHXH theo đúng chê đoơ và tránh rụi ro khi đôi tượng cô tình khai man thođng tin đeơ hưởng moơt chê đoơ nhieău laăn.
•Thiêt laơp và hoàn thieơn heơ thông cođng ngheơ thođng tin phù hợp và hieơn đái
Như đã trình bày ở các giại pháp tređn, moơt yêu tô mang tính câp thiêt và noơi baơt nhât xuyeđn suôt trong các giại pháp là vân đeă thođng tin cụa các đôi tượng tham gia BHXH. Thođng tin cụa các đôi tượng tham gia BHXH là khôi lượng dữ lieơu lớn, mang tính lađu dài và biên đoơng thường xuyeđn. Đeơ có theơ theo dõi các thođng tin chính xác và caơp nhaơt kịp thời làm cơ sở thu BHXH cũng như giại quyêt chê đoơ BHXH thì phại hoàn thieơn heơ thông cođng ngheơ thođng tin phù hợp với hốt đoơng BHXH ngày càng phát trieơn và mở roơng. Đoăng thời, ứng dúng cođng ngheơ thođng tin hieơn đái vào quạn lý hốt đoơng thu chi BHXH đeơ giạm thieơu các rụi ro do các nguyeđn nhađn veă lưu trữ, xử lý thođng tin thiêu chính xác gađy thât thoát Quỹ BHXH và giại quyêt chê đoơ chaơm treê cho các đôi tượng hưởng chê đoơ BHXH.
Hoàn thieơn heơ thông cođng ngheơ thođng tin nhaỉm các múc tieđu sau:
- Xađy dựng heơ thông thođng tin quạn lý các dữ lieơu với sô lượng lớn, thời gian lưu trữ dài. Khi caăn thiêt có theơ truy xuât nhanh những dữ lieơu veă các đôi tượng tham gia BHXH mà khođng phại trại qua nhieău khađu đôi chiêu, dò tìm, tính toán như hieơn nay cho cođng tác thu và xét duyeơt chi. Tránh sai sót trong vieơc nhaơp lieơu, kieơm tra baỉng thụ cođng.
- Heơ thông thođng tin cho phép các dữ lieơu cụa các đôi tượng tham gia BHXH ở nhieău nguoăn khác nhau được sử dúng đeơ toơng hợp. Khi thiêt laơp được heơ thông máng cúc boơ, nêu sô lieơu có ở nhieău máy, nhieău boơ phaơn khác nhau văn có theơ ở moơt nơi mà sử dúng sô lieơu cụa nhau được, khođng caăn dùng các phương tieơn trao đoơi thụ cođng trung gian tránh những sai sót khi chuyeơn đoơi, kịp thời và chính xác.
- Đaịc đieơm cụa ngành là tính toán các con sô thường xuyeđn, đieăn vào những mău có sẵn neđn khi áp dúng cođng ngheơ thođng tin vieơc tính toán trở
neđn đơn giạn, đụ tin caơy veă sự chính xác. Đoăng thời, phù hợp với sô lượng nhađn vieđn bị hán chê bởi chính sách tuyeơn dúng cụa Cơ quan Nhà nước so với sô lượng đôi tượng tham gia BHXH ngày càng taíng.
- Heơ thông cođng ngheơ thođng tin phù hợp sẽ phát hieơn và lối trừ được những rụi ro do những quyêt định khođng đúng quy định cụa cán boơ nhađn vieđn do vođ tình hay cô ý làm sai đieău leơ.
- Với sô lượng cán boơ nhađn vieđn hieơn tái với khôi lượng cođng vieơc ngày càng taíng, cođng ngheơ Scanner có theơ đưa tât cạ các hình ạnh, sô lieơu tređn maịt giây vào máy tính mà khođng caăn nhieău thời gian nhaơp vào từ bàn phím, tránh được những rụi ro do nhaơp sai sót thođng tin.
- Hieơn nay, các đơn vị khi noơp các vaín bạn đeău làm tređn đĩa meăm roăi noơp cho Cơ quan BHXH, vì vaơy khi sử dúng phương pháp chép từ đĩa meăm neđn có heơ thông ngaín ngừa virus từ các đĩa. Đưa ra các quy định veă mău bieơu, font chữ, phaăn meăm sử dúng,…
- Trong quá trình xác nhaơn, heơ thông cođng ngheơ thođng tin sẽ phát hieơn và báo cáo kịp thời các trường hợp đã xác nhaơn chi trạ (đôi chiêu xác nhaơn từ Phòng thu – quyêt định chi trạ từ Phòng chê đoơ chính xách và phiêu chi cụa Phòng kê hốch tài chính), tránh được các trường hợp chi trạ hai laăn. Heơ thông cođng ngheơ thođng tin cũng có theơ báo ngay các trường hợp chuyeơn cođng tác sang đơn vị khác trong hoaịc ngoài thành phô.
- Đôi với trường hợp các đơn vị xác nhaơn nợ khi có yeđu caău mà chưa đên thời hán noơp danh sách, Phòng cođng ngheơ thođng tin sẽ nhaơp xác nhaơn nợ và in quá trình đaăy đụ. Trong khi nhaơn danh sách, nêu đơn vị noơp thiêu, máy sẽ báo đeơ tránh được trường hợp đơn vị laơp danh sách thiêu hoaịc cô tình laơp khođng đúng đeơ trôn đóng BHXH.
- Đeơ có tính toán được chính xác, kịp thời, hợp lý chi trạ (2 chê đoơ), Phòng chê đoơ chính sách có theơ sử dúng dữ lieơu do Phòng thu nhaơp qua máng máy tính đeơ kieơm tra veă thời gian tham gia BHXH, mức lương noơp,…Khi đã có heơ thông máng thích hợp chư caăn xác định và gõ vào máy sô soơ người caăn trợ câp đeơ đạm bạo thođng tin chính xác và phù hợp giữa hai cođng tác.
- Khi những quy định cụa đieău leơ đã được mã hóa thành chương
trình trong máng sẽ lối bỏ được những trường hợp khođng đụ đieău kieơn thanh toán (thời gian được hưởng vượt quá quy định, mức lương khođng khớp với nhau…)
- Cùng với những sô lieơu đã được nhaơp, Phòng quạn lý chi có theơ kieơm tra veă tình hình cođng nợ quý trước, tình hình tám ứng trong quý cũng như sô phại thanh toán ở quý mới. Đoăng thời, có theơ chuyeơn kêt quạ đên Phòng kê hốch tài chính thođng qua máng cúc boơ đeơ laơp ụy nhieơm chi thanh toán với đơn vị. Những sô lieơu này sẽ được caơp nhaơt thường xuyeđn đeơ phúc vú cho các kỳ kê tiêp và cũng dựa vào đó đeơ toơng hợp các lối báo cáo đã được duyeơt đeơ báo cáo quyêt toán theo quy định mà khođng caăn nhaơp lái sô lieơu. Đieău này đạm bạo thođng tin giữa các boơ phaơn cung câp kịp thời, chính xác.
- Máng thođng tin sẽ cho phép sử dúng dữ lieơu đã được các boơ phaơn khác duyeơt chi các chê đoơ ôm đau, thai sạn, hưu tuât, BHXH 1 laăn… đeơ laơp các phiêu chi, ụy nhieơm chi… khi thanh toán cũng như chuyeơn sang ghi chép các lối soơ, báo cáo, mău bieơu,… đeơ thođng báo kêt quạ thực thu từ Phòng kê hốch tài chính đên Phòng thu kịp thời và chính xác, nhaỉm giạm rụi ro thu do thu chaơm.
Trong các giại pháp đã neđu ra thì đôi với Cơ quan BHXH TP HCM nói rieđng cũng như các đơn vị BHXH khác ở Vieơt Nam nói chung, giại pháp đưa cođng ngheơ thođng tin ứng dúng vào cođng tác quạn lý đã baĩt đaău có sự quan tađm đáng keơ. Thí dú, Cơ quan BHXH TP HCM đã có tham gia các cuoơc hoơi thạo veă lĩnh vực Anh sinh xã hoơi cụa Úc, cụa Malaysia. Qua cuoơc hoơi thạo cũng trao đoơi
và hĩc hỏi kinh nghieơm đưa ra giại pháp ứng dúng cođng ngheơ thođng tin phù hợp với hốt đoơng BHXH tái Vieơt Nam.
•Hoàn thieơn heơ thông cơ sở dữ lieơu đeơ ứng dúng cođng ngheơ thođng tin
Đađy là giại pháp phại thực hieơn trước khi đưa cođng ngheơ thođng tin ứng dúng vào hốt đoơng BHXH. Trước tieđn, xác định các cơ sở dữ lieơu cơ bạn caăn phại có lieđn quan đên đôi tượng tham gia BHXH. Cơ sở dữ lieơu này phại thông nhât vì hốt đoơng BHXH phại có khạ naíng giại quyêt tređn qui mođ cạ nước đeơ theo dõi các đôi tượng tham gia khi có sự thay đoơi quá trình tham gia BHXH ở các địa phương khác nhau. Cơ sở dữ lieơu này phại có khạ naíng lieđn kêt giữa các đơn vị BHXH tređn cạ nước đeơ có theơ kieơm tra vieơc giại quyêt chê đoơ BHXH đúng đôi tượng.
Cơ sở dữ lieơu phát trieơn phại đạm bạo tương tác với các heơ thông khác nhau, sau này mở roơng và phát trieơn trong tương lai tređn internet. Heơ thông phại có khạ naíng cho phép đoăng thời nhieău người dùng trong khi văn vaơn hành và phại đạm bạo hốt đoơng lieđn túc, do đó caăn phại có các phương án thích hợp đeơ đạm bạo dự phòng.
Heơ thông phại đạm bạo deê dàng cài đaịt, trieơn khai. Phù hợp với các nguyeđn taĩc và nguyeđn lý vaơn hành cụa qui trình quạn lý cụa cơ quan BHXH, tham sô hóa trong các câu hình cài đaịt. Thiêt kê có tính mở, có theơ thích nghi và đáp ứng nhu caău quạn lý hieơn nay cũng như có theơ mở roơng trong tương lai.
Truy caơp cụa người dùng phại được kieơm soát bởi moơt taơp hợp bao goăm tài khoạn người dùng duy nhât và maơt khaơu duy nhât, đạm bạo chư có người dùng đụ quyeăn hán mới xem được đúng lối thođng tin. Quyeăn truy caơp thođng tin được gán với từng đôi tượng sử dúng theo mức đoơ phađn câp hay chê đoơ nhóm làm vieơc. Heơ thông phại có nhaơt ký an ninh ghi nhaơn toàn boơ quá trình thao tác, caơp nhaơt sô lieơu cụa người sử dúng. Thođng tin phại được mã hóa tređn đường truyeăn dữ lieơu.
Có khạ naíng lưu trữ lớn, quạn lý được cạ các dữ lieơu có câu trúc và phi câu trúc, khạ naíng cung câp thođng tin nhanh chóng, chính xác đaăy đụ. Heơ thông caăn có cơ chê hán chê hỏng hóc veă kỹ thuaơt, chông mât mát, sai sót dữ lieơu, dữ lieơu caăn được lưu trữ thường xuyeđn. Heơ thông caăn hoê trợ vieơc sao lưu dữ lieơu trực tuyên. Các phađn heơ xađy dựng mới phại đạm bạo tích hợp chaịt chẽ với nhau trong các qui trình trao đoơi, chia sẹ, đôi chiêu thođng tin. Phại có cơ chê baĩt tay, truyeăn nhaơn thođng tin, khóa soơ thođng tin.
Đeơ xađy dựng được moơt phaăn meăm thích hợp cho cođng tác quạn lý BHXH, ứng dúng cođng ngheơ thođng tin vào những cođng tác theo yeđu caău, vân đeă quan trĩng trước tieđn caăn thực hieơn đó là cung câp những dữ lieơu thích hợp, đaăy đụ, cú theơ.
Khôi cơ sở dữ lieơu phại đáp ứng được những đòi hỏi cụa ngành, caăn thiêt cho ngành. Đađy cũng chính là những dữ lieơu caăn thiêt cụa các ngành quạn lý khác thuoơc khôi cơ sở dữ lieơu quôc gia.
Có theơ chia khôi cơ sở dữ lieơu phúc vú cho cođng tác quạn lý BHXH caăn thiêt phại có làm hai lối như sau:
- Lieđn quan đên đơn vị sử dúng lao đoơng.
- Lieđn quan đên người lao đoơng.
Bạng 3.1: Thí dú veă vieơc xađy dựng cơ sở dữ lieơu lieđn quan người lao đoơng tham gia BHXH khi ứng dúng cođng ngheơ thođng tin vào quạn lý hốt đoơng BHXH.
• Nhađn thađn
Những dữ lieơu này giúp xác định đúng đôi tượng xuyeđn suôt từ lúc tham gia đên lúc hưởng, tránh vieơc hoán đoơi cho người khác. Lối này tương đôi oơn định, được xác định khi câp sô BHXH.
- Hĩ và teđn
- Ngày tháng naím sinh
- Nơi sinh
- Giới tính, dađn toơc
- Sô CMND, ngày câp, nơi câp
- Sô soơ BHXH
Veă dữ lieơu quôc tịch khođng caăn thiêt vì đieău leơ BHXH chư áp dúng cho người Vieơt Nam.
• Tình hình tham gia BHXH
Những dữ lieơu này dùng đeơ xác định đieău kieơn hưởng trợ câp, chúng thường xuyeđn biên đoơng và được caơp nhaơt hàng quý.
- Thời gian tham gia đóng BHXH
- Mức lương noơp BHXH
- Tính chât cođng vieơc: naịng nhĩc, đoơc hái, nguy hieơm, nơi có phú câp khu vực hoaịc cođng tác ở các chiên trường B, C, K.
• Tình hình hưởng BHXH
Lối này biên đoơng khođng thường xuyeđn, xuât hieơn khi toơ chức xét duyeơt trợ câp.
Dựa tređn heơ thông cơ sở dữ lieơu này, máy lưu trữ, quạn lý và cung câp tình hình soơ BHXH cụa từng người. Máy cũng có theơ tự đoơng kieơm tra vieơc trùng laĩp khi câp soơ theo nguyeđn taĩc moêi người lao đoơng có tham gia BHXH chư được câp moơt sô soơ BHXH. Từ đó có theơ lieơt keđ các giai đốn hoaịc toơng hợp quá trình tham gia BHXH cụa từng người đeơ phúc vú cho vieơc ghi chép, xác nhaơn soơ BHXH hoaịc laơp các lối trợ câp BHXH.
•Hoàn thieơn chê đoơ mău bieơu, chứng từ, vaín bạn, báo cáo có các tieđu chuaơn rõ ràng, phù hợp đeơ phù hợp với vieơc áp dúng cođng ngheơ thođng tin
Giại pháp này mang tính chât hoê trợ đôi với giại pháp đưa ứng dúng cođng ngheơ thođng tin vào quạn lý hốt đoơng BHXH. Giại pháp này yeđu caău các mău chứng từ, báo cáo phại được chuaơn hóa đeơ có theơ thay thê cho vieơc nhaơp lieơu thụ cođng hoaịc từ bàn phím. Tránh sai sót khi nhaơp lieơu với khôi lượng chứng từ ngày càng nhieău, phađn cođng cođng vieơc phù hợp với lực lượng nhađn sự sẵn có. Mău bieơu phại thông nhât áp dúng đôi với các đơn vị tham gia BHXH, phại có bạn in rõ, ký tự chuaơn.
Hieơn nay, các mău bieơu chứng từ, báo cáo đã được quy định sẵn các tieđu thức caăn thiêt. Tuy nhieđn, muôn đưa cođng ngheơ thođng tin hieơn đái vào áp dúng thì caăn xađy dựng lái đeơ phù hợp với vieơc mã hóa, vi tính hóa.
Vieơc ứng dúng cođng ngheơ thođng tin vào quạn lý BHXH TP HCM có nhieău thuaơn lợi và khođng ít khó khaín
•Thuaơn lợi
- Đã có kinh nghieơm khi trao đoơi kinh nghieơm với các đơn vị An sinh xã hoơi với các quôc gia khác.
- TP HCM là thành phô đi đaău cạ nước veă vieơc áp dúng cođng ngheơ hieơn đái.
- Cũng đã có phaăn meăm ứng dúng (chư mới cho phép nhaơp lieơu lưu trữ) chư caăn hoàn thieơn và thay đoơi cho phù hợp là áp dúng được ngay.
•Khó khaín
- Cơ quan BHXH chưa trang bị được máy tính đaăy đụ đeơ có theơ sử dúng phù hợp với vieơc đưa cođng ngheơ hieơn đái vào ứng dúng quạn lý. Vân đeă này lieđn quan đên Ngađn sách đaău tư cho ngành và đơn vị BHXH TP HCM.
- Đa sô nhađn vieđn chư mới qua lớp đào táo tin hĩc caín bạn, chưa hieơu được các phaăn meăm ứng dúng neđn vieơc tái táo lái gaịp nhieău khó khaín. Chính sách tuyeơn dúng và đào táo chưa phù hợp với yeđu caău này.
Vì vaơy, khi ứng dúng cođng ngheơ thođng tin vào cođng tác quạn lý BHXH TP HCM caăn phại tiên hành đoăng boơ như sau:
•Veă maịt quạn lý Nhà nước
Nađng cao chât lượng các hốt đoơng quạn lý Nhà nước cụa cơ quan BHXH Vieơt Nam nói chung và BHXH TP HCM nói rieđng, cung câp thođng tin chính xác, đaăy đụ, kịp thời, hoê trợ cođng tác quạn lý, đieău hành cho lãnh đáo cũng như trao đoơi thođng tin với các ban ngành có lieđn quan. Đeơ làm được đieău này, Nhà nước caăn ban hành sớm Luaơt BHXH đeơ làm neăn tạng cho mĩi hốt đoơng BHXH.