II. TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN
2. Tổ chức giải quyết văn bản đ
Mọi văn bản do cơ quan gửi đi gọi là văn bản đi.
Văn bản nhất thiết phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Việc tổ chức và giải quyết văn bản đi phải tuân theo các quy định của Nhà nước như đối với văn bản đến, theo các bước sau đây:
Bước 1: Soát lại văn bản
Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì phải báo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung…
Bước 2: vào sổ đăng kí văn bản đi
- Ghi số của văn bản. Số của văn bản được ghi liên tục từ 001 bắt đầu từ ngày 01-01đến hết ngày 31-12 mỗi năm. tùy theo khối lượng văn bản đi của mỗi cơ quan ít hay nhiều mà đánh số chung hay theo từng loại.
- Ghi ngày tháng của văn bản. Văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng được ghi ở phía trên đầu của mỗi văn bản để tiện việc vào sổ, sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm văn bản. Văn bản quy phạm pháp luật được đề ngày tháng và thời điểm kí ban hành.
- Đóng dấu: Văn bản đã có chữ kí hợp lệ mới được đóng dấu. Không đóng dấu sẵn (khống) vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực quy định, mặt dấu chờm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ kí. Những dự thảo chương trình kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa ra hội nghị … muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào của tác giả của văn bản.
- Vào sổ văn bản đi, cần đầy đủ, chính xác, gọn, rõ từng cột mục : số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận… Không viết bằng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng. Không nên làm nhiều sổ, mà chỉ làm một sổ văn bản đi. Mẫu sổ văn bản đi có thể mẫu như sau:
Số và kí hiệu văn bản Ngày tháng năm văn bản Trích yếu nội dung văn bản Nơi nhận văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6
Tùy theo yêu cầu từng cơ quan có thể thêm cột “người kí văn bản”, “đơn vị soạn thảo”,…
Bước 3: Chuyển văn bản đi
Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng kí phát hành.
Văn bản có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ. Sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan có thể như sau:
Ngày tháng gửi
văn bản Số và kí hiệu văn bản Số lượng bì vănbản Nơi nhận văn bản Ký nhận và đóng dấu Ghi chú
1 2 3 4 5 6
Để tránh nhầm lẫn trong việc gửi văn bản, văn thư căn cứ vào những nơi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi văn bản đi, lấy bìa đóng thành một hoặc hai cặp có nhiều ngăn dùng để chia văn bản. Khi phân chia hết văn bản vào từng ô ở cặp bìa, mỗi ô kèm một phong bì, văn thư cho văn bản vào bì và viết bì.
Bì đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau, song không vượt quá các kích thước do bưu điện quy định. Giấy làm bì là loại bền, dai, ngoài nhìn không rõ chữ trong văn bản, bị ướt không mủn. Ngoài bì phải đề rõ và đúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số và kí hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có). Đối với văn bản khẩn cần chú ý : độ khẩn đóng trên bì phải khớp với độ khẩn đóng trên văn bản (theo quy định của người kí văn bản).
Mẫu ghi bì văn bản như sau:
Tên cơ quan gửi
Sau khi viết bì xong, gấp văn bản cho vào bì, kiểm tra lần cuối số ghi với số văn bản, nơi nhận ghi trong văn bản và nơi nhận ngoài bì để tránh nhầm lẫn. Không để văn bản vào bì đầy quá, chật quá, không đặt sát mép bì để nơi nhận khi bóc bì khỏi làm rách văn bản. Khi dán bì hoặc dán tem tránh làm dây hồ vào văn bản.
Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật (dù gửi ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi.
Trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận, trích yếu nội dung, số lượng bản, số lượng văn bản, mục đích gửi văn bản, lời ghi chú (như “xem xong cần trả lại”, “xem xong tiêu hủy ngay”…) Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự, ngoài bì ghi số phiếu gửi chứ không ghi số văn bản
Bước 4: Sắp xếp bản lưu văn bản
Mỗi văn bản đi ít nhất đều phải lưu 02 bản: Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Bản lưu phải là bản chính.