IV. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
3.Công tác lập hồ sơ.
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thông thường phải lập các loại hồ sơ sau đây:
- Hồ sơ công việc (hay hồ sơ công vụ). - Các loại hồ sơ khác:
+ Hồ sơ nguyên tắc; + Hồ sơ nhân sự; + Hồ sơ trình ký.
3.1. Lập hồ sơ công việc:
- Mở hồ sơ:
Mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào các bìa hồ sơ căn cứ vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
Trong trường hợp cơ quan chưa có bản danh mục hồ sơ thì có thể căn cứ vào thực tiễn đã qua, cán bộ lập hồ sơ viết sẵn những bìa hồ sơ mà theo thường lệ văn bản, giấy tờ qua lại sẽ hình thức. Nếu chưa dự kiến được, đột xuất nảy sinh vấn đề cần giải quyết thì lấy một bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ về vấn đề đó vào và bổ sung bản danh mục hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát đươc nội dung sự việc, vấn đề. Ngoài việc ghi tiêu đề, bìa hồ sơ còn phản ánh các yếu tố khác như: thời gian (năm tháng), địa điểm (tên cơ quan, địa phương) và tên người (nếu có) … Bìa hồ sơ được làm theo mẫu quy định.
- Phân lại văn bản, giấy tờ đưa vào các hồ sơ.
Khi hồ sơ đã mở, có những văn bản, giấy tờ gì về việc ấy đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì đưa vào bìa đó, chú ý không để sót văn bản, giấy tờ, các tài liệu liên quan khác (ảnh, băng ghi âm …).
- Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ.
Văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, sao cho thể hiện được sự liên quan giữa các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ và diễn biến của sự việc.
- Hồ sơ có thể được sắp xếp theo:
+ Thứ tự thời gian: ngày tháng sớm lên trước, ngày tháng muộn xếp sau (thường dùng cho các hồ sơ được lập theo vấn đề, tên gọi, văn bản đi …);
+ Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn: trước tiên xếp các loại văn bản đề xuất, khởi xướng hoặc đặt vấn đề, tiếp đến các văn bản giải quyết, cuối cùng là các văn bản kết thúc vấn đề;
+ Theo tác giả kết hợp với thời gian; + Theo vấn đề kết hợp với thời gian;
+ Theo vần chữ cái của tên người hoặc địa phương (thường áp dụng cho các tập đơn từ, tập bản khai cá nhân, các tập báo cáo khen thưởng, các tập báo cáo của các địa phương …).
+ Theo thứ tự số của văn bản: số nhỏ trước rồi đến số to hơn (thường dùng cho tập văn bản như nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, báo cáo…) của cơ quan ban hành;
+ Theo mực độ quan trọng của văn bản; v.v….
Tuỳ theo từng loại hồ sơ có thể vận dụng cách nào đó cho thích hợp, hoặc phối hợp các cách với nhau.
Nếu trong hồ sơ có ảnh (hoặc phim) đi kèm thì phải cho ảnh (hoặc phim) vào phong bì và kèm theo hồ sơ; tư liệu (sách, báo, áp phích … ) đi theo văn bản trong hồ sơ cũng phải đưa vào hồ sơ; băng ghi âm, microphim đi kèm (kể cả phim ảnh nếu để trong hồ sơ không đảm bảo) thì phải được bảo quản riêng, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ địa điểm bảo quản và khi nộp lưu hồ sơ cũng phải nộp cả.
- Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ có thể kết thúc khi công việc liên quan đến hồ sơ đã kết thúc (hội nghị xong, kết thúc khoá học …), hoặc kết thúc một năm hành chính.
Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được vì công việc chưa được giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
Khi kết thúc hồ sơ cần phải :
- Đánh giá tính đầy đủ, hoàn chỉnh của các văn bản, giấy tờ: + Bổ sung các văn bản còn thiếu;
+ Loại bỏ những văn bản trùng, thừa, không cần thiết kèm theo hồ sơ. Công việc này cần được tiến hành cẩn trọng, sao cho không làm sai lệch, méo mó hồ sơ;
+ Kiểm tra, đánh giá và hoàn chỉnh việc sắp xếp các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ.
- Biên mục hồ sơ:
Đây là một trong những nội dung đặc biệt quan trọng của công tác lập hồ sơ nhằm giải thiệu thành phần, nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ để tra cứu, khai
thác được nhanh chóng, thuận lợi và tạo điều kiện để bảo quản hồ sơ được tốt. Việc biên mục hồ sơ được tiến hành chính xác và đầy đủ với: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trong hồ sơ:
* Đánh số tờ nhằm cố định trật tự sắp xếp của văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. * Viết mục lục văn bản trong hồ sơ theo mẫu sau:
MỤC LỤC VĂN BẢNHồ sơ số: ……. tập số:………… Hồ sơ số: ……. tập số:………… Số thứ tự văn bản Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng Trích yếu nội dung văn bản Tác giả của văn bản Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7
Mục lục văn bản có thể in thành tờ rơi hoặc ngay vào mặt trong bìa hồ sơ. Nếu là tờ rơi thì xếp lên trên cùng hồ sơ ngay dưới tờ bìa và trên tờ văn bản đầu tiên. Khi đóng hồ sơ thì đồng thời tờ mục lục văn bản. Nếu văn bản có nhiều tờ thì ở mục “tờ số” ghi tờ mở đầu và tờ kết thúc (thí dụ : 16-25).
* Viết tờ kết thúc:
Tờ kết thúc của hồ sơ là bản ghi khái quát những điều cần chú ý về hồ sơ đó nhằm kiểm tra, bảo quan tài liệu, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo, đồng thời theo dõi trạng thái văn bản để có biện pháp bảo quản kịp thời, thích đáng.
Nội dung của tờ kết thúc theo mẫu sau:
Ghi chú:
(1) ghi số lượng bằng chữ, cuối có chữ số để trong dấu ngoặc, thí dụ:”Hồ sơ này gồm: ba trăm mười lăm (315) tờ”; số tờ mục lục và tờ kết thúc thì dùng chữ số.
TỜ KẾT THÚC
Hồ sơ số : …. Tập số: ………
Hồ sơ này gồm: ….. tờ, được đánh số từ ….. đến …. …..(1) ……. Tờ mục lục văn bản,….(1)… tờ kết thúc. Đặc điểm : …. (2)….. Ngày … tháng…. Năm…. Người lập (3) (Viết rõ họ tên và ký tên)
Trong phần số lượng tờ, nếu có nhiều tờ trùng nhau thì cũng ghi rõ, thí dụ:”Hồ sơ này gồm: ba trăm mười lăm (315) tờ, trong đó có 4 tờ số 15 là 15a,15b,15c,15d).
(2) Ghi tình trạng của văn bản, giấy tờ. Thí dụ:”Hồ sơ này gồm hầu hết các văn bản được in trên giấy trắng, tốt, có 02 bản thảo viết tay của ông(bà) X … từ tờ số … đến tờ số …; tờ số … bị rách đã can lại, tờ số … bị ố, nhoè do…..v.v…
(3) Là người lập hồ sơ rồi làm tờ kết thúc này.
+ Bìa hồ sơ:
Việc biên mục bìa hồ sơ được tiến hành đại thể như sau: * Soát lại những phần (tiêu đề, tên cơ quan) đã viết;
* Hoàn cảnh việc ghi các yếu tố khác sau khi đã thực hiện các giai đoạn cần thiết: ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ, số lượng tờ, thời hạn bảo quản (đã được đánh giá lại theo hiện trạng hồ sơ).
- Đóng quyển:
Hồ sơ sau khi đã biên mục xong cần đóng quyết để cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất mát, bảo đảm thuận tiên cho việc nộp lưu, khai thác hồ sơ. Khi đóng quyền cần lưu ý:
- Kiểm tra toàn bộ tình trạng hồ sơ;
Gỡ các vật liệu bằng kim loại đính trên các tài liệu như đinh, ghim, kẹp … - Đóng bằng chỉ bền, không đóng bằng vật liệu kim loại.
3.2. Lập các hồ sơ khác:
Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, ngoài việc lập hồ sơ công việc, còn thường phải lập các hồ sơ khác như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình suyệt.
- Hồ sơ nguyên tắc:
Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý nhà nước (chủ yếu là các văn bản quy phạm pháp luật) về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Nó có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm; cũng có thể chỉ lập mục lục văn bản là đủ. Không cần biên mục, đóng quyển và nộp lưu cơ quan loại hồ sơ này.
- Hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự là tập các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan. Đó là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên, do đó nó cần phải bao gồm:
+ Các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật của đương sự;
+ Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ, công chức hàng năm, hoặc bản tự kiểm điểm trong các đợt sinh hoạt chính trị lớn; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các đơn thư của bản thân cán bộ, công chức đó đề nghị với cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng;
+ Các đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với cán bộ, công chức đó.
Hồ sơ nhân sự được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất do Ban tổ chức cán bộ Chính phủ quy định. Loại hồ sơ này thuộc dạng tài liệu mật, phải được khai thác, sử dụng theo chế độ bảo mật và tôn trọng các quyền cá nhân hiến định.
- Hồ sơ trình duyệt.
Hồ sơ trình duyệt là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Hồ sơ này thường có hai phần:
+ Phần I: những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt;
+ Phần II: dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan (bản thuyết minh, các phụ lục…).