IV. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1.Về sự cần thiết của công tác lập hồ sơ.
Để giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản có khoa học, thuận tiệân cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn, giấy tờ, nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng đồng thời để tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, nhất thiết phải tiến hành công tác lập hồ sơ. Đây là một khâu quan trọng, khâu cuối cùng của công tác văn thư, đồng thời cũng là khâu then chốt của công tác lưu trữ.
Công tác lập hồ sơ là quá trình căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công việc cụ thể được giao, dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của văn bản (đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi, đặc trưng tác giả, đặc trưng giao dịch, đặc trưng địa dự, đặc trưng thời gian) hoặc dựa vào danh mục hồ sơ (nếu cơ quan có) mà tập hợp văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc, sắp xếp thành từng tập văn kiện để phục vụ công việc trước mắt và nghiên cứu sau này. Đối tượng của công tác lập hồ sơ là các hồ sơ. Hồ sơ là một tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó. Hồ sơ lập ra phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
- Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị và những công tác trọng tâm của cơ quan đó.
- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối giống nhau, phải là văn bản chính, có đầy đủ thể thức và là bằng chứng xác thực về những sự việc trong hồ sơ.
- Phải được biên mục đầy đủ và chính xác.
Công tác lập hồ sơ được thực hiện theo các quy định của Nhà nước tại các văn bản như:
- Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963;
- Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan, ban hành kèm theo công văn Cục Lưu trực Phủ Thủ tướng số 261-NV ngày 12/10/1977;
- Bản hướng dẫn lập một số loại hồ sơ tài liệu về quản lý hành chính ở các cơ quan ngang bộ, ban hành kèm theo công văn của Cục Lưu trực Nhà nước số 42 – KHKT ngày 08-6-1992 Ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước”.