IV. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
4.Công tác lưu hồ sơ
Công tác lưu hồ sơ là một trong những nhiệm vụ của công tác văn thư được thực hiện theo các quy định của nhà nước nhằm bảo quản tài liệu có giá trị và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng lâu dài.
Hàng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu vào phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục hồ sơ nộp lưu, có thể theo mẫu sau đây (theo mẫu số 5 “Mục lục hồ sơ nộp lưu” được quy định tại “Bản hướng dãân công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan” ban hành kèm theo công văn của Cục lưu trữ phủ Thủ tướng số 261 – NV ngày 12-10-1997):
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tên cơ quan Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tên đơn vị
Số : ………./ML Địa danh, ngày…. tháng … năm….
MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU
Năm ………. Số
tự hiệu hồ sơ quản đầu và kết thúc chú
1 2 3 4 5 6 7
Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Phần những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài
Tổng cộng bản mục lục có : ……. hồ sơ (bao gồm:……. Đơn vị bảo quản) trong đó có:………hồ sơ (……..đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,………. hồ sơ (…..đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài.
Ngày …… tháng………. Năm ………. Ngày ……..tháng…….năm………
Họ tên, chức vụ chữ ký của Họ tên, chức vụ chữ ký của
Người phụ trách lưu trữ người phụ trách đơn vị có
Cơ quan nhận hồ sơ nộp lưu hồ sơ nộp lưu
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản mục lục hồ sơ, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần yêu cầu đơn vị nộp lưu bổ sung cho đủ, rồi ký nhận vào bản mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu 01 bản, lưu tại phòng lưu trữ cơ quan và phòng văn thư mỗi nơi 01 bản.
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại ở đơn vị, hết thời hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì tiêu huỷ theo thủ tục.
Các tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và các hồ sơ liên quan đến công việc của năm trời thì không phải nộp lưu cho lưu trữ cơ quan. Đơn vị nào cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lưu, để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại phòng lưu trữ cơ quan.