- Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
4.1. Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu phông lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước. Bảo quản tài liệu lưu trực là công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Đây cũng là một công việc khó khăn, đăc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu, v.v… của nước ta.
4.2. Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ
a) Chất liệu và quá trình chế tác. Tài liệu lưu trữ nói chung là những thông tin được giữ trên một bản thể vật chất nào đó. Chất liệu và quá trình chế tác của mỗi loại tài liệu qua từng thời kỳ lịch sử rất khác nhau, vì vậy, chế độ và điều kiện bảo quản đối với mỗi loại tài liệu cũng khác nhau. Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ,
cần nắm được những đặc điểm của các loại tài liệu, đồng thời, phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật chuyên môn.
b) Điều kiện thiên nhiên. Môi trường bảo quản, điều kiện tự nhiên là một nguyên nhân gây ra hư hại tài liệu. Điều kiện nhiết đới, nóng ẩm, mưa nhiều, bức xạ mặt trời lớn gây nhiều tác hại, làm cho tài liệu lưu trữ nhanh bị hỏng. Những yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu là: độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, nấm mốc và các loại công trùng …
c) Điều kiện bảo quản và sử dụng. Tài liệu lưu trữ bị hư hại một phần còn do điều kiện bảo quản và sử dụng chúng không được bảo đảm. Thiếu phương tiện bảo quản, thiếu ý thức trách nhiệm và hiểu biết chuyên môn, khi tiếp xúc với tài liệu không tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ, v.v… tất cả những điều đó có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ.
4.3. Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có những nội dung sau:
a) Tạo điều kiện tốt nhất cho việc bảo quản tài liệu.
b) Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lý hoá của tài liệu, sắp xếp tài liệu trong kho một cách kho học, quản lý việc xuất – nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ.
c) Kiểm tra tình trạng tài liệu, lập phông bảo hiểm đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị các tài liệu đưa đi tu bổ, phục chế, sao chụp, …
4.4. Những yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Kho lưu trữ: cần xây dựng các kho lưu trữ chuyên dụng trên những địa điểm thích hợp, đảm bảo các yêu cầu về thiết kế và kiến trúc nhằm tạo ra điều kiện về khí hậu cần thiết cùng những điều kiện bảo vệ và bảo quản khác để giữ gìn tốt nhất tài liệu lưu trữ.
b) Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: trong các kho lưu trữ, trang thiết bị vừa là phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu, vừa là phương tiện để quản lý tốt hồ sơ tài liệu. Những trang thiết bị cơ bản và cần thiết gồm có : bìa, cặp, hộp, hòm, tủ và giá để tài liệu.
c) Trang thiết bị chuyên dụng: cần có những trang thiết bị chuyên dụng như thiết bị chống cháy, thiết bị chống ẩm, hệ thống thôn gió, hệ thống bảo vệ, v.v…
4.5. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Thông báo về tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thông tin là một trong những hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách chủ động. Hình thức này giúp cho các cơ quan, đơn vị được thông báo nắm được nội dung tài liệu và sử dụng chúng trong công tác của mình. Cơ quan lưu trữ có thể gửi cho các cơ quan,
b) Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ. Việc tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc lưu trữ là một hình thức mang tính truyền thống và được áp dụng rộng rãi. Để hình thức này đạt được hiệu quả cao cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học: mục lục, các bộ thẻ; biên soạn các sách hướng dẫn, v.v….
Mục lục hồ sơ:
Mục lục hồ sơ (hay mục lục thống kê hồ sơ) lưu trữ là một trong những loại công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi và truyền thống. Đó là bản kê biên có hệ thống tên gọi các hồ sơ lưu trữ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định như một phông, một bộ phận của phông (các hồ sơ của một năm, của một đơn vị tổ chức …), một sưu tập lưu trữ. Mục lục hồ sơ thường có hai phần chính như sau:
- Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ bao gồm: Các thông tin về từng hồ sở cụ thể (đơn vị bảo quản), tức là những thông tin về thành phần và nội dung của hồ sơ.
- Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt và tờ mục lục.
Mục lục hồ sơ có thể có mẫu như sau:
Số TT
Số ký hiệu văn
bản
TIÊU ĐỀ HỒ SƠ Số lượngtờ đầu và kết thúcNgày tháng bắt bảo quảnThời hạn Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:
Bộ thẻ là các tấm thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả … và được sắp xếp theo khung phân loại thông tin tài liệu nhất định. Các bộ thẻ có thể là bao gồm các thẻ chuyên đề, thẻ sự vật chuyên đề, thẻ hệ thống.
Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ:
Ứng dụng các thành tựu công nghệ tin học vào công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một tất yếu khách quan, ngày càng được quan tâm và phát triển nhanh chóng. Tuy nhiên, không được quan niệm rằng máy tính có thể thay thể cho bản thân các tài liệu lưu trữ.
c) Triển lãm tài liệu lưu trữ. Đây là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền. Đề tài triển lãm có thể rất đa dạng và phong phó. Việc này có thể được tổ chức thường xuyên hoặc không thường xuyên, cố định hoặc lưu động.