Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông. Để chọn được phương án phân loại hợp lý, phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thanh fphông, phương án phân loại phải đạt được yêu cầu là đảm bảo khối thông snhất của toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhóm tài liệu, đồng thời, phản ánh chính xác hoạt động của cơ quan hình thành phông.
Nội dung của phân loại tài liệu trong phạm vi từng phông lưu trữ bao gồm việc nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phong, chọn và xây dựng pưhơng án phân loại, hệ thống hoá tài liệu theo phương án đã xây dựng.
nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông chi tiết hoặc sơ lược hoàn toàn tuỳ thuộc vào tính phức tạp, thời gian tồn tại dài hay ngắn của cơ quan, đơn vị hay cá nhân đã sản sinh ra khối tài liệu đó.
Khi phân loại tài liệu phông lưu trữ cụ thể, dựa vào kết quả nghiên cứu và biên soạn lịch sử hình thành phông và lịch sử phông có thể chọn một trong những phương án phân loại sau:
+ Thời gian – cơ cấu tổ chức; + Cơ cấu tổ chức – thời gian; + Thời gian – Ngành hoạt động; + Ngành hoạt động – thời gian: