IV. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
2.Công tác lập danh mục hồ sơ.
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị dự kiến cần phải lập trong năm nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi, giúp cho việc lập hồ sơ được thống nhất, chặt chẽ, chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tạo điều kiện chuẩn bị tốt cán bộ và cơ sở vật chất cần thiết cho công tác này, và cuối cùng là để chuẩn bị tốt cho việc thu thập và nộp lưu hồ sơ theo quy định của Nhà nước.
Danh mục hồ sơ được làm vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới. Các cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm giúp thủ trưởng, chánh văn phòng và cơ quan lập bản danh mục hồ sơ.
Danh mục hồ sơ có thể là bản danh mục hồ sơ chung của toàn cơ quan (danh mục hồ sơ tổng hợp), hoặc là bản danh mục hồ sơ riêng (theo từng đơn vị, tổ chức
Việc lập danh mục hồ sơ được tiến hành như sau:
Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên văn thư dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm mới, đưa phụ trách bộ phận tham gia ý kiến, chuyển cho phụ trách đơn vị để tập hợp hồ sơ của đơn vị. Các đơn vị tập hợp lên thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét, điều chỉnh lại thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan và duyệt ký. Trong quá trình thực hiện công tác này cần giải quyết các vấn đề sau đây:
- Xác định loại danh mục hồ sơ:
+ Theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị; + Hình thức tổ chức văn thư của cơ quan; + Khối lượng công văn, giấy tờ nhiều hay ít. - Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ:
+ Theo vấn đề: mỗi vấn đề là một đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ. Mỗi hồ sơ có thể bao gồm các vấn đề hoặc từng tiểu vấn đề. Cách phân loại này thường áp dụng ở các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức không ổn định và nhiệm vụ công tác ít phức tạp.
+ Theo đơn vị, tổ chức: mỗi đơn vị, tổ chức là một đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các hồ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn. Cách phân loại này thường được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ít thay đổi.
- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ. Hồ sơ dự kiến phải phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động của cơ quan hình thành theo từng vấn đề, sự việc cụ thể và phù hợp với thực tế. Cũng cần tham khảo danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ những năm trước. Tiêu đề dự kiến phải phản ánh được nội dung hồ sơ, rõ ràng, ngắn gọn.
- Quy định ký hiệu hồ sơ. Các đề mục lớn, nhỏ của từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vị trí của chúng, thuận tiên cho việc tra cứu và sử dụng. Hệ thống ký hiệu này không cần quy định cứng nhắc. Riêng ký hiệu hồ sơ cần phải quy định chặt chẽ, hợp lý, tránh trùng lắp và thường có hai phần: phần chữ và phần số. Phần chữ gồm tên của đơn vị, tổ chức lập hồ sơ đó hoặc chữ cái của tên vấn đề mà hồ sơ đã phản ánh ghép lại. Phần số là số thứ tự của hồ sơ thuộc đơn vị, tổ chức hoặc vấn đề mà hồ sơ phản ánh (xem mẫu danh mục hồ sơ dưới đây).
- Phân công người lập hồ sơ. Trong danh mục hồ sơ phải chỉ rõ tên người lập hồ sơ nhằm giúp cho người lập hồ sơ biết được mình phải lập hồ sơ gì trong năm để chủ động công tác, đồng thời giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được và quản lý công việc của cấp dưới.
- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Xác định thời hạn bảo quản cũng chính là việc đánh giá giá trị của hồ sơ. Tuy nhiên, đây chỉ là đánh giá dự kiến, trong quá
trình hình thành và lưu trữ hồ sơ cần phải được kịp thời kiểm tra, đánh giá lại. Thời hạn bảo quan hồ sơ được ghi:
+ Năm bảo quản: thời hạn lưu trữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác. Mốc thời hạn tính năm bảo quản kể từ năm tài liệu nộp vào lưu trực cơ quan. Sau khi năm bảo quản kết thúc, những hồ sơ có giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản cố định ở kho lưu trữ Nhà nước, tài liệu hết giá trị được huỷ theo quy định của Nhà nước.
+ Thời hạn bảo quản: thời hạn hồ sơ lưu lại ở kho lưu trữ nhà nước. Thời hạn này có thể là:
* Vĩnh viễn * Lâu dài * Tạm thời
Ở giai đoạn này chỉ tạm thời dự kiến các mức thời hạn. Khi hồ sơ được giao nộp vào kho lưu trữ nhà nước chúng sẽ được đánh giá lại và ghi thời hạn bảo quản chính tức theo luật định.
Danh mục hồ sơ có mẫu như sau:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ, CƠ QUAN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc TÊN ĐƠN VỊ, CƠ QUAN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Địa danh, ngày…. tháng … năm….
DANH MỤC HỒ SƠ
Của ……. (tên cơ quan, đơn vị …) Năm ……….
Số và ký
hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ
Thời hạn bảo quản
Người lập hồ
sơ Ghi chú Năm bảo
quản Thời hạn
1 2 3 4 5 6
Bản danh mục hồ sơ này có ……. Hồ sơ. Bao gồm: - ……… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn
- ……… hồ sơ bảo quản lâu dài. - ………. Hồ sơ bảo quản tạm thời.
Ký tên và đóng dấu