- Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
2.4.Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành dựa vào các tiêu chuẩn chủ yếu và tương đối thông dụng như sau:
a) Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu.
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu có tầm quan trọng hàng đầu trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hoặc có thể huỷ ngay tài liệu mà không cần đưa vào lưu trữ.
Những nội dung thông tin của tài liệu có thể liên quan nhiều hay ít đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hay cá nhân được giao phó. Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề đó thường được ưu tiên lựa chọn đưa vào lưu trữ và thời hạn bảo quản thường được quy định lâu dài hơn.
Những tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu có nội dung chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và về các kết quả đạt được. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xuất và chiến đấu bảo vệ tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng, v.v….
Khi xác định giá trị nội dung tài liệu cũng cần xuất phát từ mục tiêu sử dụng của các tài liệu và mội liên quan của tài liệu đó với các tài liệu khác có trong phông lưu trữ, đồng thời còn phải xem xét cả nghĩa thực tiễn của chúng.
b) Tiêu chuẩn tác giả tài liệu.
Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài liệu nhận từ bên ngoài được xác định giá trị theo thứ tự: tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cơ quan cấp dưới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi tới.
Đối với các tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trong và được áp dụng phổ biến. Tài liệu của những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn được giữ lại bảo quản vĩnh viễn.
c) Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông.
Giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong qúa trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của một cơ quan, tổ chức đó. Khi áp dụng tiêu chuẩn này cũng cần phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước hay trong các tổ chức, các đảng phái, cũng như vai trò của cá nhân trong xã hội có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị của tài liệu do các cơ quan hay cá nhân đó chế tác ra. Đặc biệt phải chú ý những tài liệu do cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy nhà nước sản sinh ra. Những tài liệu này là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho thành phân phông lưu trữ quốc gia. Các tài liệu của những cơ quan không có vai trò lớn trong hoạt động của bộ máy nhà nước được lựa chọn chủ
yếu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng thông tin quá khứ của cơ quan hình thành phông.
d) Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các nhân có thể có rất nhiều loại mang thông tin lặp lại hay hình thức trên cơ sở sử dụng các thông tin từ những tài liệu khác. Sự lặp lại thông tin trong tài liệu có thể do:
- Nhu cầu hoạt động quản lý đòi hỏi các cơ quan phải thường xuyên xây dựng các văn bản mới dựa trên cơ sở sử dụng lại các thông tin ở các văn bản khác.
- Khi sao in các văn bản của cấp trên để phổ biến cho các đơn vị, các cán bộ dưới quyền, hoặc cũng có thể do yếu tố chu quan tạo nên nhưng trình độ tổ chức, quản lý công tác văn phòng, công tác quản lý công văn, giấy tờ chưa chặt chẽ, khoa học …
Do đó có thể có hai loại tài liệu có thông tin lặp lại như sau:
- Những tài liệu là kết quả của việc sao in, trích lục các tài liệu khác.
- Những tài liệu là kết quả tổng hợp các thông tin từ các văn bản đã có thể lập nên một văn bản mới do yêu cầu công tác thực tế đòi hỏi.
Trong quá trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ, mỗi loại tài liệu đó đều phải được xem xét cụ thể để loại bỏ hợp lý.
e) Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
Kinh nghiệm thực tiễn của công tác lưu trữ cho thấy, trong nhiều trường hợp thời gian và địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa lưu trữ của tài liệu đó. Thời gian ở đây được xét đến trên hai phương diện là: thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung của tài liệu đó đề cập tới.
Trong mối quan hệ với sự việc cụ thể, giá trị của tài liệu phụ thuộc vào thời điểm xảy ra sự việc nói tới. Giá trị tài liệu ra đờn trong bối cảnh lịch sử đặc biệt được đánh giá cao. Bởi thế khi lưa chọn tài liệu để lưu trữ cần đặc biệt quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đó của dân tộc.
Các tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện quan trọng hoặc có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, … của đất nước có những giá trị riêng, ngoài giá trị của tự thân tài liệu.
g) Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ.
Những phông tài liệu bị mất mát nhiều, khối lượng còn lại ít, theo tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ thì có thể giữ lại bảo quản ở một số tài liệu có giá trị thấp. Ở nước ta, do chiến tranh thường xuyên và kéo dài, do điều kiện khí hậu khắc nghiệp, do thiếu kinh nghiệm và do ý thức trách nhiệm thấp trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ nên việc áp dụng tiêu chuẩn mức độ hoàn
chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ để xác định giá trị tài liệu có một ý nghĩa thực tiễn to lớn.
h) Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
Giá trị của tài liệu phụ thuộc rất lớn vào hiệu lực pháp lý của tài liệu đó. Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện ở hai mặt: nội dung và thể thức. Thiếu một trong hai mặt đó thì tài liệu bị giảm giá trị rất nhiều, thậm chí không còn giá trị để lưu trữ. Không lựa chọn, bảo quản các văn bản không đầy đủ thể thức về mặt pháp lý (trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt).
Nội dung là những thông tin có trong tài liệu, còn hình thức là biểu hiện bên ngoài của tài liệu, song lại có ý nghĩa quyết định đến giá trị nội dung của nó. Trong thực tế nhiều tài liệu đã có quy định hiệu lực pháp ý ngay trong nội dung của những tài liệu đó. Thể thức của văn bản quản lý nhà nước chính là biểu hiển hình thức về hiệu lực pháp lý của tài liệu.
i) Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những tài liệu có giá trị lớn về nội dung, nhưng bị hư hỏng về mặt vật lý thì cần được phục chế hoặc sao chụp lại. Nếu tài liệu bị hư hỏng nặng, không còn khả năng phục chế, nội dung của tài liệu không còn đọc được, xem được, hiểu được thì có thể loại bỏ để tiêu huỷ.
k) Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu. Trong nhiều trường hợp, giá trị của tài liệu còn được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài khác, đặc biệt là ở các tài liệu cổ. Tài liệu được chế tác bằng những phương thức độc đáo: khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấm kim loại như đồng, vàng, viết trên lụa hoặc trên các loại giấy đặc biệt, tài liệu viết bằng chữ Hán, chữ Nôm và các thứ tiếng nước ngoài khác … Những tài liệu đó có thể giúp ích rất nhiều cho việc nghiên cứu lịch sử chữ viết, lịch sử công tác văn thư hoặc tìm hiểu sự phát triển của ngành thủ công mỹ nghệ và nhiều vấn đề khác.
Khi xem xét các tiêu chuẩn đánh giá tài liệu cần chú ý: các tiêu chuẩn nêu trên vừa có tính độc lập, vừa quan hệ chặt chẽ với nhau. Từ yêu cầu thực tế, cần xem xét và vận dụng các tiêu chuẩn đó một cách linh hoạt.