1. Những đặc điểm cơ bản của tài liệu lưu trữ:
Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu, nhưng không phải là tất cả là tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có các đặc điểm sau:
1) Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin qúa khứ liên quan đến các sự kiện, các hiện tượng xã hội và tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử.
2) Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính các văn bản quản lý hay các tác phẩm của các nhà hoạt động nổi tiếng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, nghệ thuật, v.v…
3) Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, các cá nhân, bởi lẽ chúng là tài liệ được sản sinh ra cùng thời điểm diễn ra các sự kiện, hiện tượng, và do đó có độ chính xác cao.
4) Tài liệu lưu trữ là tài sản đặc biệt của quốc gia nên phải được bảo quan, tổ chức sử dụng theo những quy định pháp lý chặt chẽ, không được mua bán, trao
2. Phân loại tài liệu lưu trữ
2.1. Khái niệm phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung (điểm giống nhau) của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Công việc này liên quan chặt chẽ với nhiều vấn đề nghiệp vụ lưu trữ khác như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê kiểm tra tình hình tài liệu. Chỉ trên cơ sở tài liệu được phân loại khoa học, thì việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu mới có thể tiến hành một cách thuận lợi. Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phòng lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cưu, sử dụng tài liệu và bảo quan được thuận tiên và an toàn.
2.2. Các lại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có thể được phân chia thành các loại sau đây:
1) Tài liệu lưu trữ hành chính: là các tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Nội dung của những tài liệu này phản ánh đầy đủ các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của các thời kỳ lịch sử khác nhau của đất nước. Tài liệu lưu trữ hành chính có nhiều tên loại khác nhau ứng với mỗi thời kỳ lịch sử.
2) Tài liệu lưu trữ khoa học – kỹ thuật: là loại tài liệu phản ánh các hoạt động về khoa học – kỹ thuật do các cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường đại học, các cơ sở sản xuất … sản sinh ra.
3) Tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm (tài liệu nghe nhìn): là một loại tài liệu phản ánh các sự kiện, các hiện tượng trong đời sống xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh và âm thanh. Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin.
2.3. Các giai đoạn phân loại
Việc phân loại tài liệu lưu trữ bao gồm ba giai đoạn: - Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia;
- Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ; - Phân loại tài liệu trừng phông lưu trữ cụ thể.
a/ Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ:
Tài liệu trong các kho lưu trữ được phân loại theo các phông lưu trữ. Công việc này có ý nghĩa rất cơ bản trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu phong lưu trữ quốc gia nói chung và tài liệu các kho lưu trữ nói riêng, đảm bảo cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, từng cá nhân,
v.v… giữ được mối quan hệ lịch sử, phản ánh đúng hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã sản sinh ra tài liệu, tạo điều kiện cho việc sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Giai đoạn này có ý nghĩa rất to lớn làm hco tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một đơn vị … không bị xé lẻ mà giữ được mối liên hệ tạo thuận lợi cho bảo quản và sử dụng.
Kết quả phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ sẽ tạo nên các phông lưu trữ, các tập lưu trữ như sau:
b/Phông lưu trữ cơ quan:
bao gồm toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử … đã được chọn lọc và bảo quản ở kho lưu trữ.
Trong kho lưu trữ của tỉnh, thành phố được phân chia thành các phông lưu trữ. Có thể bảo gồm các phông lưu trữ:
+ Hội đồng nhân dân tỉnh; + Uỷ ban nhân dân thành phố;
+ Phông lưu trữ của các sở, ban, ngành.
Kho lưu trữ của huyện, quận, thị xã có thể phân chia thành các phông lưu trữ của:
+ Hội đồng nhân dân; + BCH quân sự; + Công an, v.v…. *
Việc phân loại phông lưu trữ cơ quan bao gồm các bước như sau: