IV. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Lưu trữ và lưu trữ học:
Thuật ngữ lưu trữ bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp cổ đại với nguyên nghĩa chỉ nơi làm việc của cơ quan công quyền và dân dân quan những năm tháng của lịch sử đã chuyển nghĩa dùng để chỉ nơi bảo quản tài liệu, sản phẩm hoạt động của bộ máy nhà nước.
Hiện nay, ở nước ta công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước. Công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản như sau:
1) Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu Phông lưu trữ quốc gia; 2) Tổ chức khai thác sử dụng chúng phục vụ các mục đích quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
Để thực hiện những chức năng cơ bản ccó công tác lưu trữ phải đảm bảo các nội dung sau:
1) Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học và sử dụng tài liêu lưu trữ.
2) Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. Nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ l lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ.
3) Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ TW đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ. Điều này đòi hỏi phải có những quy định chặt chẽ được thể chế hoác bằng một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật. Các cơ quan lưu trữ có trách nhiệm nghiên cứu, ban hành hoặc trình Nhà nước ban hành những văn bản đó..