Bớc 1: Chuẩn bị cuộc họp
+ Xác định mục đích, yêu cầu của cuộc họp phụ huynh. + Lựa chọn nội dung cuộc họp.
+ Xác định thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp và đối tợng tham gia cuộc họp.
+ Tìm hiểu về phụ huynh của các em học sinh. + Lập kế hoạch (những việc làm) cuộc họp.
Khi lập kế hoạch cần xác định cái gì cần nói trớc, cái gì nói sau, nội dung nào cần nhiều thời gian hơn...
Bớc 2: Thông báo cuộc họp đến từng phụ huynh học sinh. Có thể sử dụng một trong các hình thức sau (hoặc phối hợp nhiều hình thức).
+ Qua giấy mời. + Qua điện thoại.
+ Qua sổ liên lạc học sinh.
Khi thông báo cần nêu rõ: thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp. Bớc 3: Tiến trình triển khai cuộc họp
Tuỳ vào tính chất cuộc họp mà giáo viên thực hiện các nội dung cần trình bày trong cuộc họp nh đã chuẩn bị và có điều chỉnh nếu cần thiết. Chẳng hạn trong buổi họp phụ huynh cuối học kỳ giáo viên chuẩn bị nói các nội dung sau:
Nói mục đích cuộc họp
Trình bày kết quả học tập, rèn luyện đạo đức của học sinh trong lớp Nêu tên các học sinh ngoan giỏi trong học kỳ qua
Nhắc nhở gia đình quan tâm đến những em còn nhiều sai sót ở một số mặt Thông báo những yêu cầu của trờng
Nêu yêu cầu phối hợp giữa nhà trờng và gia đình Lời cảm ơn sự có mặt của phụ huynh học sinh
Chú ý:Giáo viên cần chú ý về thái độ, tác phong, ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ cho phù hợp, tránh gây căng thẳng làm giảm hiệu quả giao tiếp.
Bớc 4: Kết thúc cuộc giao tiếp
Tóm tắt những điểm đã đợc làm sáng tỏ
Chốt lại những biện pháp mà giáo viên cùng phối hợp với phụ huynh học sinh đã đề ra nhằm phát huy mặt tích cực, hạn chế mặt tiêu cực của học sinh.
Chú ý: Giáo viên phải làm cho phụ huynh học sinh thấy đợc những việc làm, giải pháp đó sẽ mang lại hiệu quả gì đối với học sinh, tạo động lực và niềm tin cho phụ huynh học sinh.
3.2.2.2. Những yếu tố đảm bảo cuộc họp phụ huynh có hiệu quả
- Yếu tố quan trọng nhất là cần chuẩn bị nội dung chu đáo:
+ Chuẩn bị trớc chơng trình nghi sự và gửi tới những ngời tham gia bao gồm những điều kiện vật chất, thời điểm và nơi họp, mục đích, yêu cầu cuộc họp.
+ Chuẩn bị kỹ về nội dung và những thông cần thiết cho một cuộc họp (cần nói gì trớc, nói gì sau), công việc này sẽ giúp ngời giáo viên chủ động trong điều khiển cuộc họp và trình bày rõ ràng các bớc trong một cuộc họp.
+ Chuẩn bị những câu hỏi phù hợp để khuyến khích thảo luận. Tránh đa ra những câu hỏi gây không khí căng thẳng, ngột ngạt cho cuộc họp.
- Nắm chắc tình hình học sinh để nhận xét chính xác, cụ thể, tránh việc nói qua loa. Chọn điểm tốt của học sinh để khen nhng tránh khen quá thái.
- Giáo viên có thái độ thể hiện kính trọng phụ huynh học sinh, lời nói của giáo viên có tính thuyết phục và giáo viên biết lắng nghe có hiệu quả.
- Tìm hiểu đối tợng phụ huynh học sinh và có sự tham mu với ban chấp hành cũ hoặc một số phụ huynh có uy tín về những thông tin cần thiết trong cuộc họp.