5. Nội dung và các kết quả đạt được (theo mục tiêu nghiên cứu )
2.1.4. Thủ tục kiểm soát đối với khoản mục hàng tồn kho
Thủ tục kiểm soát HTK có thể rất khác nhau giữa các đơn vị tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và loại hình hoạt động. Tuy nhiên, đều nhằm đạt được các
mục tiêu sau:
· Hàng tồn kho không bị mất mát, tham ô, sử dụng sai mục đích
· Hàng tồn kho không bị hư hỏng, lỗi thời
· Hàng tồn kho được kiểm kê chính xác
· Hàng tồn kho không ghi chép sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính · Luôn tuân thủ các quy định về hàng tồn kho
Dưới đây là các thủ tục kiểm soát thường dùng trong hai loại hình doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất:
- Yêu cầu mua hàng:
Lập phiếu đề nghị mua hàng, có chính sách phê duyệt thích hợp.
- Đặt hàng
+ Bộ phận phụ trách mua hàng độc lập với bộ phận khác hoặc giao cho một cá
nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ.
+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
+ Đối với nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn cần quản lý cấp cao phê duyệt,
tiến hành đấu thầu công khai nếu cần thiết.
+ Quy định so sánh giá, điều kiện bán của ít nhất là bao nhiêu nhà cung cấp. + Quy định lập và duyệt đơn đặt hàng, đơn đặt hàng phải được đánh số trước.
- Nhận hàng
+ Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải đối chiếu giữa đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hàng thực nhận, kiểm tra thông tin trên hóa đơn.
+ Bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho/báo cáo nhận hàng, đánh số tham
chiếu đến chứng từ có liên quan, phiếu nhập kho phải đánh số trước liên tục.
- Trả lại hàng
Lập biên bản trả lại hàng nêu rõ lý do, bên giao và bên nhận cùng ký xác nhận.
- Tổ chức kho bãi, bảo quản hàng: đáp ứng các yêu cầu
+ Cập nhật các quy định pháp luật liên quan về bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ, an toàn lao động…
+ Phổ biến và tổ chức huấn luyện các nhân viên liên quan về quy định này, tổ
chức kiểm tra định kỳ và đột xuất về việc tuân thủ các quy định.
+ Hạn chế tiếp cận kho, bổ nhiệm thủ kho độc lập với kế toán hàng tồn kho.
+ Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng.
+ Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển. + Sử dụng mô hình quản lý hàng tồn kho thích hợp.
+ Áp dụng phương pháp xuất kho FIFO, mọi trường hợp xuất kho đều có sự
phê duyệt, giám sát quá trình nhập xuất kho
+ Ghi chép thẻ kho, sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên. + Thiết kế kho phải phù hợp với từng mặt hàng
- Kiểm kê hàng tồn kho
+ Có kế hoạch kiểm kê chi tiết
+ Kiểm soát chặt chẽ việc khóa sổ trước khi kiểm kê + Tách biệt hàng hóa của người khác
+ Kiểm soát việc điều chuyển hàng tồn kho trong quá trình kiểm kê + Giám sát việc cân đong đo đếm…
+ Chọn mẫu kiểm tra kết quả kiểm kê + Báo cáo và xử lý chênh lệch kiểm kê.
- Kế hoạch sản xuất
+ Tiến hành sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất
+ Lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu thị trường, doanh số dự kiến, mức
công suất tối đa, mức tồn kho tối thiểu.
+ Gởi kế hoạch sản xuất cho các bộ phận có liên quan.
- Yêu cầu cung cấp vật liệu
Lập phiếu yêu cầu vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất è phê duyệt của người
chịu trách nhiệm.
- Xuất kho vật liệu
+ Thủ kho kiểm tra trên phiếu yêu cầu vật liệu để xuất hàng. + Thủ kho lập phiếu xuất kho ghi rõ số lượng thực xuất
+ Phiếu xuất kho phải được đánh số liên tục, người nhận và người xuất ký.
- Quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng
+ Nhân viên giám sát sản xuất lập thẻ theo dõi chi phí sản xuất cho từng lô hàng, được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng.
+ Thẻ này ghi số lượng và giá trị nguyên vật liệu từ đầu quy trình.
+ Thẻ phải cập nhật số lượng thực tế của NVL đầu vào, số hao hụt và các chi phí chế biến phát sinh trong công đoạn.
- Nhập kho thành phẩm
+ Tiến hành kiểm nhận: số lượng, quy cách sản phẩm.
+ Lập phiếu nhập kho thành phẩm ghi số lượng thực nhập, người giao và
người lập phiếu ký xác nhận.
- Hệ thống kế toán chi phí
Hệ thống kế toán chi phí giúp kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất
+ Thiết kế và tổ chức hợp lý các sổ sách, chứng từ tập hợp chi phí phát sinh
theo từng lô hàng hoặc từng quy trình sản xuất – nếu sản phẩm được sản xuất
xuất, thẻ tính số giờ công lao động, số giờ máy chạy, cho từng lô hàng hay từng quy trình sản xuất để tập hợp các loại chi phí này.
+ Chi phí sản xuất chung phải được phân bổ theo một tiêu thức hợp lý định kỳ,
nếu sử dụng một tỷ lệ phân bổ xác định từ trước thì phải điều chỉnh lại theo
chi phí thực tế vào cuối kỳ
+ Định kỳ tập hợp và tính giá thành cho từng lô hàng hoặc từng quy trình, giá
thành đơn vị bằng tổng giá thành chia cho số lượng sản phẩm.