Tổ chức có hiệu quả hệ thống thông tin doanh nghiệp giúp cho Công ty CP Tổng Công ty May Đồng Nai thực hiện tốt sự điều phối mọi nguồn lực trong sản xuất và kinh doanh, bên cạnh đó còn tạo ra kênh trao đổi thông tin giữa các phòng ban, giữa lãnh đạo với nhân viên và ngược lại; tạo điều kiện tối đa trong việc hỗ trợ
làm việc cho nhân viên, giúp nhân viên giải quyết công việc một cách chuyên nghiệp, rõ ràng, minh bạch...
Do đó Công ty cần phải xây dựng một quy trình nhận và giải quyết thông tin từ lãnh đạo đến nhân viên trực tiếp sản xuất để mỗi người trong Công ty có thể dễ
dàng trao đổi thông tin liên lạc với nhau một cách đơn giản, nhanh nhất và hiệu quả
nhất, đáp ứng tốt các yêu cầu cho sản xuất, kinh doanh và các yêu cầu của khách hàng bên cạnh đó mỗi người trong công ty có thể ý thức hơn trách nhiệm công việc của mình.
Hiện nay, tại Công ty việc trao đổi thông tin trong các phòng ban còn nặng tính nguyên tắc, giấy tờ. Hầu hết các ý kiến truyền đạt của các bộ phận với nhau còn sử dụng văn bản với bút phê của lãnh đạo phòng, lãnh đạo Công ty, điều này làm chậm tiến độ giải quyết công việc, giảm hiệu quả và tăng chi phí.
Theo đề xuất của Tác giả, Công ty cần xây dựng hệ thống thông tin quản trị
như sau :
Xây dựng chương trình giao, nhận và xử lý thông tin giữa Lãnh đạo, các phòng ban, nhân viên trong Công ty qua hệ thống Văn phòng điện tử (M_Office). Chương trình này cho phép các đơn vị truyền đạt thông tin lẫn nhau qua hệ thống mạng internet, phản hồi việc xử lý thông tin giữa các bộ phận, cá nhân trong Công ty. Lãnh đạo Công ty có thể nhận thông tin, chỉ đạo giải quyết công việc, theo dõi kết quả xử lý thông tin của các bộ phận, phòng ban, cá nhân trong đơn vị mọi lúc mọi nơi, kể cảđang đi công tác tại nước ngoài. Đồng thời, toàn bộ dữ liệu thông tin
đều được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu toàn Công ty giúp cho công việc lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng.
Việc trao đổi thông tin nội bộ qua mạng còn giúp Công ty tiết kiệm chi phí in
ấn, tiết kiệm thời gian trong việc lưu trữ hồ sơ cũng như giảm bớt nhân sự, đặc biệt việc trao đổi thông tin qua mạng còn đáp ứng yêu cầu cung cấp cũng như cập nhật thông tin nhanh nhất.
Việc xây dựng hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp từ lãnh đạo
đến nhân viên và ngược lại có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các chiến lược sản xuất, kinh doanh. Nếu việc thu thập, truyền đạt thông tin được thực hiện
đúng, kịp thời thì việc phổ biến, xử lý thông tin được tiến hành dễ dàng, hiệu quả
giúp doanh nghiệp có thể dự báo tình hình chính xác, điều hành sản xuất kịp thời, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh đó là doanh nghiệp cần phải thu thập tin tức một cách nhanh nhất, chính xác nhất, đưa ra dự báo nhanh, chính xác để có những quyết sách, đối phó với những biến động của thị trường, nắm bắt, tận dụng cơ hội trong kinh doanh.
3.1.3 Nhóm giải pháp "Khẳng định vị thế một thương hiệu mạnh thông qua chiến lược Marketing toàn diện"