- Nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng
3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục chứng từ trước khi xuất hàng
a. Về việc cung cấp chứng từ nhanh chóng, chính xác
Để thỏa mãn hơn nhu cầu của khách hàng về việc cung cấp chứng từ nhanh chóng, chính xác cần tập trung một số giải pháp sau:
- Thực hiện đúng quy định về thời hạn giao chứng từ cho khách hàng theo ISO theo đó Hawb nháp phải được nhân viên chứng từ fax hoặc gửi bằng email cho khách hàng trong vòng 04 giờ làm việc kể từ khi nhận được chi tiết. Hawb hoàn chỉnh phải được gửi cho khách hàng trong vòng 01 giờ làm việc kể từ khi hiện trường báo số kg thực tế đã được cân đo tại kho hàng. 100% vận đơn phải được nhân viên đảm bảo ký xác nhận kiểm tra về sự phù hợp và giao cho khách hàng đúng thời hạn quy định.
- Có nhân viên chuyên chịu trách nhiệm lấy mawb từ các hãng hàng không tránh tình trạng chậm trễ, nhân viên hiện trường bận làm hàng không có thời gian để lấy đi mawb.
- Quy định nhân viên hiện trường có trách nhiệm Fax và gửi từ khai gốc cho khách hàng ngay sau khi làm hàng và đã thực xuất tờ khai nhằm khắc phục tình trạng khách hàng yêu cầu nhân viên chứng từ nhưng nhân viên hiện trường không cung cấp tờ khai kịp thời do ở bên ngoài hoặc đợi nhắc nhở nhiều lần mới cung cấp.
- Bộ phận bán hàng và chứng từ thực hiện cung cấp chứng từ thanh toán cho bộ phận kế toán ngay 01 ngày sau khi hàng bay để đảm bảo việc cung cấp hóa đơn cho khách hàng được nhanh chóng tránh tình trạng khách hàng yêu cầu nhưng bộ phận kế toán không hề hay biết về lô hàng.
b. Kiểm tra và lập các chứng từ quan trọng tại công ty
Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng, giúp chứng minh về giá trị, nguồn gốc xuất xứ, quyền sở hữu ..., đồng thời là cơ sở để làm thủ tục thông qua hàng hóa. Quá trình kiểm tra hay lập chứng từ đòi hỏi người làm công việc này phải am hiểu nghiệp vụ. Để tránh những sai sót, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán sau này, hay trong quá trình thông qua hàng hóa.
c. Tiến hành làm thủ tục chứng từ từ phía các cơ quan
Tờ khai hải quan
Đây được coi là chứng từ quan trọng trong bộ tờ khai. Để hàng hóa được thông qua thì trước hết tờ khai phải chính xác, thực hiện quy trình khai báo theo đúng quy định của hải quan. Khi lập tờ khai, cần chú ý kê khai chính xác, đầy đủ các thông tin ghi trên tờ khai, áp mã số (HS) phù hợp.
Chứng từ xuất xứ hàng hóa
Mục đích của chứng từ ngày: Chứng từ ngày rất cần thiết cho chủ hàng và hải quan mục đích để hưởng những chính sách ưu đãi từ thuế. Chứng từ ngày do cơ quan thẩm quyền Phòng Thương Mại và Công Nghiệp cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
Giấy phép xuất khẩu
Doanh nghiệp sẽ xin phép được xuất khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng từ một nước nhất định, qua cửa một khẩu nhất định trong một thời gian nhất định. Thông thường loại chứng từ này do bộ thương mại cấp. Dựa trên giấy phép của Bộ Thương Mại, văn phòng quản lý xuất nhập khẩu thành phố sẽ cấp giấy phép cho từng lô hàng.
Để khâu hoàn tất thủ tục diễn ra nhanh chóng, dễ dàng cần sự phối tốt từ phía khách hàng và các cơ quan hữu quan. Do vậy công ty cần:
- Xây dựng tốt mối quan hệ với cơ quan chức năng
- Đồng thời, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và quản lý chứng từ. Giúp nhân viên dễ kiểm tra nhanh chóng phát hiện ra sai sót, kịp thời sửa đổi.