Tài liệu nghe – nhìn (tài liệu lưu trữ phim ảnh, ghi âm và ghi hình) là những tài liệu chứa thông tin hình ảnh và âm thanh được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn… và được lựa chọn và bảo quản trong các lưu trữ.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và đời sống vật chất cũng như tinh thần ngày một nâng cao, tài liệu nghe – nhìn được hình thành nên ngày càng nhiều. Chính vì vậy, để phân biệt tài liệu nghe – nhìn so với tài liệu giấy và các loại hình tài liệu khác thì đặc điểm của tài liệu nghe – nhìn cũng là một trong những cơ sở mà chúng ta căn cứ. Đặc điểm của tài liệu nghe – nhìn bao gồm những đặc điểm sau:
* Tài liệu nghe – nhìn có đặc điểm là ghi chép và làm tái hiện lại sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh trực quan.
Đây là đặc điểm rất rõ và khác biệt mà tài liệu chữ viết không có. Nó làm sống lại một khoảnh khắc, hay một thời điểm của sự kiện đúng như nó đang diễn ra. Hình ảnh “nhìn thấy”, ânh thanh “nghe thấy” được như thế, chủ yếu phản ánh hình thức bề ngoài của một hoạt động nào đó, và thông qua hình thức đó, bản chất của những hoạt động ấy được thể hiện. Ví như khi chúng ta xem một đoạn phim về buổi ký hiệp định giữa ta với nước ngoài,
qua đoạn phim này chúng ta thấy được khung cảnh của buổi lễ, nội dung như thế nào. Những hình ảnh và âm thanh mà chúng ta nhìn thấy, nghe thấy được thì tài liệu chữ viết lại không thể thay thế được.
Có thể nói, do đặc điểm dùng hình ảnh và âm thanh để ghi chép, tái hiện thực tế một cách sinh động nên tài liệu nghe – nhìn thường được sản sinh ở những cơ quan hay đơn vị có chức năng thông tin, tuyên truyền, giáo dục truyền thống như Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam, Viện phim Việt Nam, Hãng phim tài liệu – Khoa học trung ương, Hãng phim truyện Việt Nam, Cục Nghệ thuật biểu diễn, Viện Nghiên cứu Âm nhạc, Trung tâm sản xuất Băng – Đĩa nhạc…
Trong tài liệu nghe – nhìn bên cạnh thành phần chính là hình ảnh và âm thanh còn phải kể đến phần tài liệu chữ viết kèm theo. Thành phần này gồm: Giấy phép cho sản xuất phim, kịch bản phim, kịch bản đạo diễn, bản thuyết minh, chú thích ảnh hoặc lời bình, ảnh, biển quảng cáo, các bài bình luận phim, các giải thưởng. Những tài liệu kèm theo này, tuy không phải là thành phần chính, nhưng nó lại rất quan trọng, giúp cho người đánh giá hiểu được về xuất xứ, nội dung của các sự kiện ghi lại trên phim và về tác giả của chúng. Nếu thiếu những tài liệu kèm theo này, nhiều khi làm giảm hoặc làm mất giá trị của một tấm ảnh, một bộ phim hoặc một đoạn phim nào đó.
* Tài liệu nghe – nhìn không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người chụp hay cơ quan, mà đối tượng phản ánh phụ thuộc vào phạm vi đề tài mà tác giả hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ.
Có thể hiểu đặc điểm của tài liệu nghe – nhìn là những cơ quan chuyên môn đầu ngành về thông tấn, báo hình, báo nói hay hãng phim tài liệu khoa học ở Trung ương có phạm vi đề tài phản ánh tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội trong cả nước. Các cơ quan quản lý nhà nước hay cơ quan sự nghiệp chuyên môn khác thì các bộ phận có sản xuất tài liệu nghe – nhìn thường chỉ phản ánh các hoạt động của cơ quan hay các đối tượng thuộc phạm vi quản lý với nội dung đề tài rất hẹp.
Tuy nhiên, giữa tất cả các cơ quan nói trên, tài liệu nghe – nhìn không có khái niệm “trùng” hay “bị bao hàm” như tài liệu giấy. Mặc dù vậy có khi tất cả các cơ quan cùng ghi lại một sự kiện, nhưng kết quả là các tài liệu nghe – nhìn đều phản ánh sự kiện đó với các góc nhìn khác nhau, kỹ thuật khác nhau và nghệ thuật cũng khác nhau. Ví như khi có một sự kiện lớn ở một cơ quan thì thường mời các báo, đài đến để quay phim, ghi hình nhằm thông tin tuyên truyền về sự kiện đó. Nhưng có những sự kiện khi đang diễn
ra tưởng như bình thường, may mắn được người trong cơ quan ghi lại, sau đó sự kiện lại trở nên quan trọng thì những tài liệu nghe – nhìn mà cơ quan ghi được trở nên có giá trị.
Tóm lại, đây là những đặc điểm rất cơ bản của tài liệu nghe – nhìn với những bức ảnh, đoạn phim chụp, quay các sự kiện một cách chính xác, chân thực. Qua đặc điểm của tài liệu nghe – nhìn giúp chúng ta có cơ sở để đưa ra những phương pháp bảo quản tài liệu này phù hợp với tình hình thực tế và điều kiện hiện nay.
