7 Kết cấu của đề tài
1.2 Kiểm soát quy trình cho vay
1.2.1 Các khái niệm
Kiểm soát là việc giám sát, đo lường kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn quy
định, nhằm phát hiện những sai lệch đểđiều chỉnh nếu chủ thể quản trị
thấy cần thiết và đạt được hiệu quả cao trong môi trường luôn luôn biến đổi.
Kiểm soát là không thể thiếu được trong quy trình quản lý, nếu việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo làm tốt mà chức năng kiểm soát không được thực hiện hoặc thực hiện không tốt thì kết quả có thể sẽ không đúng như kế hoạch đề ra, hoặc do những biến động của môi trường hoặc do chủđịnh của những người thực hiện.[6]
Trong môi trường luôn luôn biến động nhưở các ngân hàng hiện nay, quy trình cho vay cũng chịu ảnh hưởng ít nhiều vào nhân tố con người trong đó có cả CBTD và khách
hàng vay vốn. Vì vậy việc kiểm soát quy trình cho vay có vai trò rất quan trọng và cần thiết.
Kiểm soát quy trình cho vay có thể được định nghĩa như sau: “Kiểm soát quy trình cho vay là quá trình kiểm tra, giám sát, đo lường, chấn chỉnh hoạt động cho vay và khách hàng vay vốn nhằm giảm thiểu rủi ro, tối đa hoá lợi nhuận dự kiến của hoạt động cho vay”.[6]
1.2.2 Sự cần thiết và Mục đích của kiểm soát quy trình cho vay
Hoạt động cho vay đặc biệt quan trọng đối với một ngân hàng, tuy nhiên nó cũng là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro nhất. Hoạt động cho vay phải tuân theo nguyên tắc: “sử
dụng vốn đúng mục đích và hoàn trả nợ gốc và lãi vốn vay đúng thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng”[1]. Nếu không tuân thủ nguyên tắc trên thì khoản cho vay của ngân hàng gặp rủi ro.
“Rủi ro trong hoạt động cho vay là khả năng xảy ra những tổn thất ngoài dự kiến cho ngân hàng do khách hàng vay không trả đúng hạn, không trả hoặc trả không đầy đủ
khoản tiền vay”[4]
Rủi ro do không thu hồi được vốn của các ngân hàng có thể xuất phát từ những nguyên nhân khách quan như thiên tai, chiến tranh, nền kinh tế trượt dốc hay do ngân hàng áp dụng các chính sách tín dụng kém hiệu quả hoặc xuất phát từ những nguyên nhân chủ quan từ phía khách hàng như yếu kém trong kinh doanh, quản lý…
Rủi ro còn gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng nhưảnh hưởng tới kế hoạch sử dụng vốn của ngân hàng, gây khó khăn cho việc chi trả người gửi tiền, khả năng thanh toán, lợi nhuận và uy tín của ngân hàng bị giảm sút, thậm chí có thể dẫn tới phá sản ngân hàng.
Ngoài ra rủi ro luôn tồn tại trong các hoạt động kinh doanh mà cụ thể là rủi ro và lợi nhuận luôn đi đôi với nhau. Rủi ro càng cao, lợi nhuận càng cao ngược lại rủi ro càng ít, lợi nhuận càng thấp hoặc thậm chí không có lợi nhuận. Mặc dù ngân hàng biết rất rõ điều này nhưng vẫn tiến hành cho vay bởi vì ngân hàng có thể kiểm soát được rủi ro để kỳ
vọng đạt được lợi nhuận cao còn nếu biết không có lợi nhuận ngân hàng đã không cho vay.
Mục đích của việc kiểm soát quy trình cho vay là kịp thời phát hiện và ngăn ngừa, xử lý những rủi ro trong quá trình cho vay, bảo đảm việc tuân thủđúng pháp luật và các quy định hiện hành về việc cho vay. Vì thế kiểm soát quy trình cho vay không phải là hạn chế cho vay tới mức tối thiểu mà mục đích ởđây là giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận .
1.2.3 Các bước kiểm soát chung hoạt động cho vay
(Nguồn: Tài liệu cẩm nang tín dụng VCB)[6]
Giám sát sự tuân thủ chính sách và pháp luật Nhà nước đến hoạt động tín dụng Ngân hàng Giám sát việc tuân thủ chính sách và quy chế tín dụng của các NHTM Giám sát thực hiện Hạn mức tín dụng và Danh mục tín dụng Giám sát bào đảm tiền vay và người bảo lãnh Kiểm tra thực hiện quy trình cho vay và quy trình phê duyệt tín dụng Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lí nợ xấu Kiểm tra hoạt động vay vốn Kiểm tra việc phân loại tài sản có,trích lập dự phòng rủi ro và an toàn vốn tối thiểu Kiểm tra, quản lí và lưu trữ hồ sơ tín dụng SƠĐỒ 1.2: SƠ ĐỒ CÁC BƯỚC KIỂM SOÁT CHUNG HOẠT ĐỘNG CHO VAY
• Giám sát sự tuân thủ chính sách và pháp luật của nhà nước liên quan đến hoạt động tín dụng Ngân hàng
Kiểm tra viên phải xây dựng được danh mục các quy định pháp lý về tín dụng
được cập nhật thường xuyên.Trong quá trình kiểm tra, giám sát, kiểm tra viên rà soát hồ
sơ chứng từ để đối chiếu với danh mục quy định pháp lý đảm bảo sự tuân thủ đầy đủ và nghiêm túc.
• Giám sát việc tuân thủ chính sách và quy chế tín dụng của các NHTM
Kiểm tra viên tại các Sở giao dịch,chi nhánh tìm hiểu thực trạng cấp tín dụng do Phòng/ Chi nhánh thực hiện và đối chiếu với chính sách và quy chế tín dụng của Hội sở
chính, phát hiện và ghi nhận những sai lệch nếu có.
Tìm hiểu và ghi nhận những nguyên nhân dẫn tới những sai lệch đó. • Giám sát thực hiện Hạn mức tín dụng và Danh mục tín dụng
Kiểm tra viên phải xây dựng được danh mục các hạn mức tín dụng được cập nhật thường xuyên.Trong quá trình kiểm tra, giám sát,kiểm tra viên rà soát hồ sơ chứng từ, báo cáo dư nợ tín dụng tại từng thời điểm nhất định để đối chiếu với danh mục hạn mức tín dụng và tham chiếu những quy định về hạn mức cho vay tối đa đối với một khách hàng và hạn mức trên cơ cấu danh mục tín dụng nhằm đảm bảo mọi khoản vay không vượt ra ngoài hạn mức đã lập.
• Giám sát bảo đảm tiền vay và người bảo lãnh
Kiểm tra viên theo dõi báo cáo về bảo đảm tiền vay và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng để giám sát sự tuân thủ đầy đủ và nghiêm túc các quy định về bảo đảm tiền vay và người bảo lãnh.
Kiểm tra giấy tờ hợp lệ, hợp pháp của tài sản nợ vay ngân hàng kết hợp với kiểm tra thực tế các tài sản đó phải phù hợp với thỏa thuận các điều khoản ghi trên Hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh có công chứng của Nhà nước.
Kiểm tra việc chấp hành tỷ lệ cho vay trên giá trị tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh theo quy định
Đối với những khoản vay có bảo đảm, kiểm tra xem tài sản bảo đảm hiện có đang
được Ngân hàng lưu giữ hay không và tài sản đó có được bảo quản tại nơi an toàn, chống cháy và hạn chế người ra vào hay không.
Các tài sản bảo đảm đã được giải chấp cho khách vay chưa hay đã có chữ ký của khách hàng xác nhận giải chấp chưa
Ngân hàng có nhận được đầy đủ tài sản bảo đảm tiền vay như quy định trong hợp
đồng vay vốn không.
Tài sản bảo đảm tiền vay có được định giá lại định kỳ không
Khi định giá tài sản bảo đảm tiền vay có sử dụng những mức giá thị trường độc lập không. Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của căn cứđịnh giá.
Hồ sơ lưu giữ các dữ liệu về tài sản bảo đảm tiền vay có nêu rõ chi tiết từng món tài sản bảo đảm tiền vay đang được giữ tại ngân hàng không…
• Kiểm tra thực hiện quy trình cho vay và quy trình phê duyệt tín dụng
Kiểm tra việc thực hiện quy trình nghiệp vụ tín dụng
Kiểm tra quy trình giải ngân. Đối chiếu ngày tháng để xác định xem mọi thủ tục về
hồ sơ vay vốn, bảo đảm tiền vay và phê duyệt có được hoàn tất trước thời điểm giải ngân không
CBTD đã thu thập đủ và kiểm toán các báo cáo tài chính chưa, có theo dõi bổ sung những loại giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ vay vốn không.
CBTD lập danh sách các khoản vay quá hạn hàng tuần, tháng và trình báo cho ban lãnh đạo
Các khoản lãi phải được thống kê và theo dõi thường xuyên
Các chính sách và quy trình tín dụng thực hiện ở chi nhánh phải được Trung tâm
điều hành phê duyệt và cập nhật thường xuyên…
• Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý nợ xấu.
Các khoản vay được coi là không thể thu hồi được phải lưu giữ trong file riêng và
được ban lãnh đạo xem xét định kỳ
Kiểm tra đơn xin gia hạn nợ của khách hàng như: tính hợp lý trong nội dung đơn của khách hàng xin gia hạn, số tiền, thời gian, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan…
• Kiểm tra hợp đồng vay vốn
Hợp đồng Tín dụng phải có những nội dung cơ bản vềđiều kiện vay vốn, mục đích sử dụng tiền vay, cách thức phát triển tiền vay, số tiền vay, lãi suất cho vay, lãi suất quá hạn, thời hạn cho vay, phương thức cho vay, kỳ hạn trả nợ, hình thức đảm bảo tiền vay, giá trị tài sản đảm bảo tiền vay, biện pháp xử lý tài sản làm đảm bảo và những cam kết khác.
Hợp đồng vay vốn dựa trên những cơ sở pháp lý hiện hành và chắc chắn, có khả
năng bảo vệ ngân hàng khi có tranh chấp xảy ra, đảm bảo lợi ích của ngân hàng
Hợp đồng vay vốn được làm, ký và đóng dấu bởi những người được ủy quyền và theo đúng nguyên tắc.
• Kiểm tra việc phân loại tài sản Có, trích lập dự phòng rủi ro và an toàn vốn tối thiểu.
Ngân hàng thực hiện phân loại tài sản có trên cơ sở quý Những phần tài sản có nào đã được trích lập dự phòng
Dự phòng rủi ro được hạch toán vào chi phí hoạt động của ngân hàng Tỉ lệ trích lập dự phòng phù hợp với quy định cho từng nhóm tài sản có
Ngân hàng cho vay quản lý những khách hàng không trả được nợ như thế nào, thông báo cho khách hàng về việc trích lập dự phòng rủi ro đối với những khoản chưa xóa nợ, thực hiện điều chỉnh giảm số nợ trong hồ sơ cho vay, thực hiện hạch toán phần trích lập dự phòng và hạch toán khi sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro theo đúng quy định, thực hiện quy định về tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu…
• Kiểm tra quản lý và lưu trữ hồ sơ tín dụng
Kiểm tra các văn bản pháp lý, các bản gốc của hồ sơ vay vốn phải được lưu giữ đúng quy định
Mỗi khoản vay được lưu một danh mục các văn bản mang tính pháp lý…[6]
1.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng công tác kiểm soát quy trình cho vay của Ngân hàng thương mại
1.2.4.1 Nợ quá hạn
Nợ quá hạn là các khoản nợ mà một phần hay toàn bộ cả nợ gốc và lãi đã quá thời hạn phải trả quy định trong hợp đồng tín dụng.
Theo quyết định 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/4/2005 của thống đốc NHNN quy
định về việc phân loại nợ, các khoản nợđược chia thành 5 nhóm:
(Nguồn:Theo quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/4/2005 của Thống đốc NHNN)[2]
• Nhóm 1: (nợ đủ tiêu chuẩn) là các khoản nợđược TCTD đánh giá là có khả năng thu hồi đầy đủ cả gốc và lãi đúng hạn.
• Nhóm 2: (nợ cần chú ý) là các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày, có khả năng thu hồi
đầy đủ cả gốc và lãi nhưng có dấu hiệu khách hàng suy giảm khả năng trả nợ.
• Nhóm 3: (nợ dưới tiêu chuẩn) là các khoản nợ quá hạn từ 90 đến 180 ngày, không có khả năng thu hồi gốc và lãi khi đến hạn.
• Nhóm 4: (nợ nghi ngờ) là các khoản nợ quá hạn từ 181 đến 360 ngày, được các TCTD
đánh giá là khả năng tổn thất cao nhất.
• Nhóm 5: (nợ có khả năng mất vốn) gồm các khoản nợ quá hạn trên 360 ngày, không còn khả năng thu hồi.
Tổng dư nợ nhóm 3, nhóm 4, nhóm 5 phản ánh nợ xấu (nợ quá hạn).
Đối với các TCTD nói chung và các ngân hàng nói riêng:
- Nếu tỉ lệ số dư nợ nhóm 1 cao và không có số dư nợ các nhóm 2, 3, 4, 5 thì được
đánh giá là có hiệu quảđặc biệt ở công tác kiểm soát quy trình cho vay. Nhưng điều này trên thực tế hầu như không xảy ra.
- Nếu tỉ lệ số dư nợ nhóm 2, 3 thấp và không có số dư nợ nhóm 4, 5 thì công tác kiểm soát quy trình cho vay được xem là bình thường.
- Nếu tỉ lệ số dư nợ tập trung nhiều ở nhóm 3, 4, 5 cho thấy công tác kiểm soát quy trình cho vay không có hiệu quả.
1.2.4.2 Dư nợ cho vay
Dư nợ cho vay là khoản tiền mà người đi vay còn nợ ngân hàng bao gồm nợ gốc hoặc/và lãi tại một thời điểm nhất định.
Dư nợ cho vay được coi là chỉ tiêu rất quan trọng và cần thiết, nó phản ánh được tình hình hoạt động cho vay như thế nào và bên cạnh đó cũng đánh giá được công tác kiểm soát quy trình cho vay thông qua hai tiêu chí sau:
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả )
• Tốc độ tăng trưởng dư nợ cho vay so với tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế
- Nếu tỉ lệ này lớn hơn 1 nghĩa là tốc độ tăng trưởng dư nợ cho vay lớn hơn tốc độ
tăng trưởng của nền kinh tế. Điều này cho thấy ở các ngân hàng lúc này đang nới lỏng chính sách cho vay, khó có thể kiểm soát dẫn đến chất lượng công tác kiểm soát không có hiệu quả.
- Ngược lại nếu tỉ lệ này nhỏ hơn 1 nghĩa là tốc độ tăng trưởng dư nợ cho vay nhỏ
hơn tốc độ tăng trưởng nền kinh tế. Chứng tỏ hoạt động cho vay của ngân hàng không đủ để đáp ứng cho nhu cầu của nền kinh tế hoặc có thể do công tác kiểm soát quy trình cho vay quá chặt chẽ cũng làm cho việc kiểm soát kém hiệu quả.
- Như vậy tỉ lệ tốc độ tăng trưởng dư nợ cho vay so với tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế nên ở mức bằng 1. Nhưng ở mức này cũng không có nghĩa là công tác kiểm soát sẽđạt hiệu quả tốt nhất.
• Tỉ lệ dư nợ cho vay trên tổng vốn huy động: tỉ lệ này phản ánh số tiền ngân hàng đã cho vay tại một thời điểm nhất định so với tổng số tiền mà ngân hàng đã huy động được cũng tại thời điểm đó (đơn vị tính: % )
- Với tỉ lệ lớn hơn 1 nghĩa là dư nợ cho vay lớn hơn tổng vốn huy động. Ngân hàng đang thực hiện một chính sách cho vay mạo hiểm với số tiền huy động không đủ
khả năng đáp ứng hoạt động cho vay.
- Với tỉ lệ nhỏ hơn 1 cho thấy ngân hàng đang áp dụng chính sách cho vay bảo thủ khi mà số tiền cho vay nhỏ hơn nhiều so với số tiền huy động được. Một chính sách cho vay quá an toàn hay do công tác kiểm soát quá chặt chẽ làm bỏ qua nhiều khách hàng cũng là vấn đề bất lợi.
- Với tỉ lệ bằng 1 đồng nghĩa với hoạt động kiểm soát quy trình cho vay tương đối tốt.
1.2.4.3 Thu hồi nợ xấu
Tình hình thu hồi nợ xấu của một ngân hàng phản ánh công tác khắc phục những rủi ro do hoạt động cho vay mang tới. Nếu tỉ lệ thu hồi nợ xấu càng cao càng chứng tỏ
nghiệm khi thực hiện cho vay và nghiêm túc trong công tác kiểm soát quy trình cho vay
để tránh những sai sót tương tự gây tổn thất lớn cho ngân hàng.
(Nguồn: Tài liệu Cẩm nang tín dụng VCB )[6] Phòng ngừa Phát hiện Thu thập thông tin Phân tích tình hình Kế hoạch hành động Xử lí dựa trên thương thảo Thanh lý Thu tài sản bảo đảm Đưa ra tòa án kinh tế Xử lý bằng nguồn dự phòng rủi ro SƠĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ QUẢN LÍ NỢ CÓ VẤN ĐỀ