THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI AGRIBANK ĐỒNG NAI – CN TÂN BIÊN
2.2.2.3 Thiết lập các thủtục kiểm soát
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát ,các nhà quản lý còn phải quy định các thủ tục kiểm soát
Một môi trường kiểm soát tốt bao gồm các nhân tố có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ như là:Quan điểm ,tư cách của nhà quản lý ;Cơ cấu tổ chức ;Chính sách nhân sự ;Công tác kế hoạch ;Các yếu tố bên ngoài
y Quan điểm ,phong cách điều hành của người quản lý:
Các nhà quản lý là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị vì thế quan điểm và đường lối quản trị cũng là vấn đề trung tâm của môi trường kiểm soát .
Giám đốc chi nhánh tổ chức chỉ đạo thực hiện ,phân công cán bộ giám sát việc thực hiện, tuân thủ trong quy trình nghiệp vụ cho vay
Chịu tránh nhiệm trước hội đồng quản trị ,tổng giám đốc và trước pháp luật khi để xảy ra các sai sót liên quan đến việc không thực hiện đúng các nội dung trong quy trình kiểm soát
Là người báo các đến trụ sở chính các sai sót làm thay đổi số liệu kế toán (tổng tài sản, kết quản hoạt động kinh doanh)hay là các vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện .
y Cơ cấu tổ chức:
Trong bất kỳ một quy trình nghiệp vụ nào ,khi xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm .Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay bao gồm các bộ phận liên quan
- Giám đốc:Người chỉ đạo thực hiện quy trình kiểm soát và chịu trách nhiệm trước hội đồng
- Trưởng phòng kế toán và ngân quỹ:Tham mưu đề xuất với giám đốc về việc triển khai thực hiện quy định luân chuyển ,kiểm soát ,tập hợp
chứng từ.Và là người có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ,cán bộ liên quan thực hiện công việc .Chịu trách nhiệm về tính kịp thời ,đầy đủ ,hợp pháp hợp lệ của các chứng từ trực tiếp kiểm soát,các số liệu trên báo cáo tài chính. Đề xuất các biện pháp khắc phục sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ của bộ phận giao dịch .Là người báo cáo lên giám đốc toàn bộ các lỗi sai trong quá trình kiểm soát
- Giao dịch viên:Là người tiếp nhận ,khởi tạo các giao dịch phát sinh trong hoạt động ngân hàng .Cụ thể:tiếp nhận kiểm tra các thông tin dữ liệu từ các hồ sơ ,chứng từ kế toán ,hoàn tất các nhiêm vụ dược phân công trong quy trình cho vay như là đi thẩm định dự án vay vốn, thẩm định kiểm tra tài sản đảm bảo …..Và là người chịu trách nhiệm về những công việc của mình.Kiểm tra đối chiếu tính khớp đúng giữa chứng từ với bảng liệt kê giao dịch .Thực hiện xử lý các sai sót phát sinh trên cơ sở phê duyệt của cấp có thẩm quyền .
- Kiểm soát viên:Là người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát các giao dịch trong quy trình cho vay .Giám sát các giao dịch viên thực hiện quy trình cho vay theo quy định .Chỉ đạo phối hợp với giao dịch viên tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục sai sót trong quy trình cho vay .Báo cáo kịp thời cấp có thẩm quyền những sai sót trong quá trình xử lý công việc có ảnh hưởng đến số liệu kế toán và uy tín của ngân hàng
Chính sự thiết lập cơ cấu tốt ,đã không bỏ sót lĩnh vực nào trong quá trình kiểm soát ,đồng thời không có sự chồng chéo giũa các bộ phận ,nói rõ quy định quyền hạn của từng bộ phận ,bộ phận quản lý và bộ phận thực hiện đã độc lập với nhau .
Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự ,Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm soát nội bộ về mặt số lượng cũng như chất lượng phải tương xứng với hình thức và quy mô của một quy trình kiểm soát .
Một chính sách nhân sự đúng đắn là mọi cán bộ kiểm soát đều được huấn luyện và có kiến thức chuyên môn ,hiểu biết toàn diện về lĩnh vực mà mình kiểm soát
Bên cạnh đó chính sách nhân sự còn quan tâm đến chế độ của đơn vị đối với việc đánh giá ,đề bạt khen thưởng và có kỷ luật với các nhân viên .
y Công tác kế hoạch:
Nếu như hoạt động cho vay được thực hiện đầy đủ , đúng hướng ,có hiệu quả và được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học thì sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu .
y Các yếu tố bên ngoài:
Đó là ảnh hưởng của các cơ quan chức năng nhà nước ,các khách hàng vay ,và các trách nhiệm pháp lý
Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của giám đốc nhưng có ảnh hưởng khá lớn tới các thủ tục kiểm soát nội bộ cụ thể .
Î Bảo vệ tài sản
Đặc thù của ngành ngân hàng là kinh doanh tiền tệ ,công tác bảo vệ tài sản là vô cùng quan trọng ,nó không chỉ là đảm bảo sự an toàn của bản thân ngân hàng mà là sự ổn định của nền kinh tế
Chính vì điều đó mà tại chi nhánh Tân biên ,công tác bảo vệ tài sản được thiết lập vô cùng chặt chẽ ,từ bộ phận bảo vệ bên ngoài tới các bộ phân nghiệp vụ bên trong
- Ở bên ngoài ,nhân viên bảo vệ được trang bị đồng phục ,luôn thay phiên nhau trực ở trạng thái 24/24,và là những người được tuyển chon kỹ càng ,họ là người có khả năng, có trách nhiệm trong việc phòng chống và truy bắt ,xử lý khi có trộm cắp .
Bên cạnh đó thì bản thân ngân hàng cũng chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để bảo vệ như là hệ thống thoát hiểm khi xảy ra sự cố ,hệ thống phòng cháy chữa cháy ,hệ thống cửa ,khóa hiện đại,phân bố các phòng ban hợp lý,máy quyét tiền giả ,máy đếm tiền ,hệ thống camera quan sát
- Đối với nhân viên ngân hàng cũng có đồng phục riêng ,để phân biệt với khách hàng,mỗi nhân viên được trang bị một máy tính có nối mạng trực tuyến IPCAS,một máy đếm tiền ,một két sắt ,tủ đựng hồ sơ ,quầy giao dịch có kính ngăn giữa giao dịch viên với khách hàng .Chính điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thủ tục ra vào ,kiểm soát tốt những đối tượng không có phận sự ra vào ngân hàng .
-Ngoài ra , để bảo vệ tài sản không bị thất thoát ,gian lân ,hàng ngày có bộ phận xử lý cuối ngày giao dịch là quy trình kỹ thuật xử lý của hệ thống nhằm mục đích cập nhật toàn bộ giữ liệu giao dịch trong ngày vào sổ cái và chuyển ngày làm việc của hệ thống sang ngày làm việc kế tiếp
ÎĐảm bảo độ tin cậy ,hợp lý ,và kịp thời của thông tin
Không chỉ trong quy trình kiểm soát và bất kỳ trong nghiệp vụ nào, thông tin chiếm vai trò rất quan trọng .Tại ngân hàng mỗi nhân viên được trang bị một máy tính ,có mật khẩu riêng ,mọi thông tin ,quy định ,văn bản mới được cập nhật liên tục ,đảm bảo tính kịp thời .
Hệ thống máy vi tính phục vụ giao dịch và các hoạt động khác được nâng cấp và đổi mới ,có tốc độ xử lý cao ,lưu trữ lớn vận hành tốt ,đạt yêu cầu của NHNo &PTNT
Chi nhánh đã trang bị hệ điều hành Window XP3 có bản quyền của Microsoft,được thướng xuyên cập nhật và kiểm tra ;chương trình virus KAV có bản quyền toàn hệ thống tự động cập nhật và update dữ liệu virus mới ,tự động diết virus .Những thông tin dữ liệu được bảo mật lưu trữ an toàn .
ÎĐảm bảo hiệu quả hoạt động
Nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động khi cho vay ngân hàng phải đảm bảo rằng
Tổng dư nợ cho vay đối với một khách hàng không được vượt quá 15% vốn tự có của ngân hàng
Để đảm bảo an toàn ,ngân hàng phải duy trì các tỷ lệ an toàn,lập các khoản dữ trữ bắt buộc theo quy định
Các trường hợp không được cho vay:
- Thành viên hội đồng quản trị ,Ban kiểm soát ,Tổng _Phó tổng giám đốc ngân hàng
- Cán bộ ,nhân viên thực hiện nhiệm vụ thẩm định ,quyết định cho vay
- Các thành viên gia đình của hội đồng quản trị ,ban kiểm soát Bên cạnh đó thì để đảm bảo an toàn hoạt động quy trình đều được giám sát chặt chẽ từ khâu tiếp cận khách hàng ,đến quá trình giải ngân .Cụ thể hơn trong phần Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay sau