Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI AGRIBANK ĐỒNG NAI – CN TÂN BIÊN

2.2.2.4 Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay

Do một phần tính chất công việc của kiểm soát viên là giám sát các giao dịch viên thực hiện quy trình tác nghiệp hàng ngày ,và chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ hợp pháp hợp lệ của các chứng từ nên quy trình kiểm

soát hoạt động cho vay sẽ được thực hiện theo quy trình cho vay..Tại chi nhánh tân Biên ,quy trình kiểm soát hoạt động cho vay bao gồm ba giai đoạn:

Giai đoạn trước khi giải ngân:kiểm soát viên sẽ kiểm tra về hồ sơ mà khách hàng vay vốn lập và gửi lên ngân hàng ,Kiểm soát về quy trình thẩm định khoản vay ;Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay

Giai đoạn giải ngân:kiểm tra về bô hồ sơ do ngân hàng và khách hàng lập

Giai đoạn sau khi giải ngân:Kiểm tra về việc sử dụng vốn vay ;Kiểm soát việc thu nơ và xử lý những phát sinh;Thanh lý hợp đồng

Sơđồ 2.2:Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay Nguồn:Phòng tín dụng chi nhánh tân Biên[7]

Quy trình kiểm soát hoạt động cho vay

Giai đoạn trước khi giải ngân

- Kiểm tra hồ sơ lập & gửi ngân hàng

- Kiểm soát về quy trình thẩm định khoản vay - Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay

Giai đoạn giải ngân

- Kiểm soát về quy trình giải ngân

Giai đoạn sau khi giải ngân

- Kiểm tra việc sử dụng khoản vay

- Kiểm soát việc thu nợ & xử lý những phát sinh - Thanh lý hợp đồng Xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình kiểm soát

S Đ

S Đ

Sơđồ 2.3:sơđồ luân chuyển ,kiểm soát chứng từ cho vay[8]

Giao dịch viên Kiểm soát viên

In liệt kê các giao dịch

Kiểm tra

đối chiếu với liệt kê

Giao chứng từ cho kiểm soát viên kiểm soát chứng từ -Nhân lại chứng từ từ kiểm soát viên -Xử lý sai sót (nếu có) -Tách chứng từ trả khách hàng (nếu có) Giao nộp chứng từ ,bộ hồ sơ,báo cáo

Nhân các báo cáo hồ sơ vay vốn từ phòng tin dụng Kiểm soát các chứng từ ,hồ sơ In và kiểm tra hồ sơ sơ ới Xử lý sai sót phát hiện trong quá trình kiểm soát

Sắp xếp ,đóng quyển và lưu chứng từ

Giai đoạn trước khi giải ngân

Kiểm tra hồ sơ do khách hàng lập và gửi ngân hàng

Căn cứ vào báo cáo xác nhận giao dịch trong ngày ,bộ phận kiểm soát xác nhận được thông tin ,dữ liệu trong ngày tương ứng cần phải kiểm soát .

Đầu ngày ,kiểm soát viên căn cứ vào nhu cầu tiền mặt để thực hiên giai dịch trong ngày ,hạn mức giao dịch ,hạn mức tồn quỹ để phê duyệt cho giao dịch viên tiếp nhận quỹ nội bộ

Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay ,cán bộ kiểm soát căn cứ vào hồ sơ tiền vay để nhằm đảm kịp thời phát hiện các sai sót .

Trong bộ hồ sơ do khách hàng lập ,một số nghiệp vụ chú yếu cần kiểm soát là:

y Thông tin về tư cách pháp lý của khách hàng:

Khách hàng phải lập theo đúng mẫu của ngân hàng ,các giấy tờ là bản sao có chứng nhận của cơ quan công chứng .

y Hồ sơ kinh tế.:

Cán bô kiểm soát kiểm tra tính chính xác của loại hồ sơ

Trong quy trình kiểm soát về hồ sơ kinh tế ,kiểm soát viên xem xét đánh giá chung về khách hàng ,về tình hình hoạt động ,tình hình tài chính ,kế hoạch phát triển của khách hàng cũng như kế hoạch phát triển kinh tế của vùng, địa phương ,đề từ đó có những kết luận ,giảm thiếu rủi ro trong quy trình cho vay ,ngay từ khâu lập hồ sơ ;

y Hồ sơ vay vốn:

Trong giấy đề nghị vay vốn ,cán bộ kiểm soát sẽ kiểm tra sự đảm bảo đầy đủ các yếu tố:

- Tên và điạ chỉ khách hàng vay ; - Sổ tiền vay ;

- Mục đích sử dụng tiền vay; - Các cam kết về sử dụng tiền vay

Đối với dự án ,kế hoạch xin vay vốn:yêu cầu của dự án phải đảm bảo những vấn đề sau

- Mã /tên khách hàng

- Nơi thực hiện dự án (Kiểm tra xem có sự đồng ý của Uỷ ban nhân dân nơi thực hiên dự án chấp thuận )

- Đối tượng vay có thuộc đối tượng cấm kinh doanh không ?Có phù hợp với nhành nghề SXKD ghi trong giấy đăng kí kinh doanh

- Kiểm tra việc tính toán tổng nhu cầu vốn của dự án phải được tính toán từng chỉ tiêu dựa trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước và mặt bằng giá cả chung tại nơi dự án thực hiện )

- Tính toán hiệu quả của dự án:Thông thường để được vay vốn của ngân hàng ,khách hàng vay vốn luôn tạo ra một bản kế hoạch hoàn hảo, hay một dự án có hiệu quả cao nhưng thực tế có thể dự án đó kém hiệu quả vì vậy kiểm soát viên đóng vai trò quan trọng khi kiểm tra tính toán lại hiệu quả của dự án .Nhằm giảm thiếu rỏi ro trong quá trình cho vay

- Một điều quan trọng trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là chú ý đến nguồn trả nợ và kế hoạch trả nợ .

Sau khi kiểm soát các thông tin trên kiểm soát viên sẽ báo cáo trưởng phòng tín dụng để phối hợp với các bộ phận có liên quan tiến hành thẩm định .

Trong quy trình kiểm soát nghiệp vụ cho vay ,cán bộ kiểm soát cần kiểm soát chứng từ

- Cách thức ghi các nội dung,sự đầy đủ các yếu tố trong bộ hồ sơ , - Kiểm đúng khớp của bộ hồ sơ khách hàng lập có đúng với quy định ngân hàng ,có hợp lý ,hợp lệ

- Kiểm tra tính chính xác của chữ ký ,con dấu trong bộ hồ sơ ,..

Quy trình Kiểm soát về thẩm định khoản vay

Đây là khâu quan trong nhất trong quy trình kiểm soát . Có một thực tế là các khách hàng thường nghĩ là lập các báo cáo phương án vay là thủ tục, hình thức ngân hàng cứ cho vay, miễn sao khách hàng trả nợ là được ,nếu không trả được nợ thì ngân hàng phát mãi tài sản đảm bảo,có thêm dự án , phương án chỉ thêm rắc rối.Chính điều này có thể dẫn đến đầu tư sai lầm khiến cho dự án đầu tư không những không tạo ra giá trị cho khách hàng mà còn làm tổn thất tài sản khiến khách hàng lâm vào tình cảnh phá sản .Vì vậy việc kiểm soát lại một lần nữa nhằm đưa ra kết luận hoàn chỉnh hơn về khả năng trả nợ và hạn chế rủi ro.

Do đó kiểm soát viên theo sát ngay từ đầu với dự án, phương án ,phải nắm được ngành nghề ,đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh của từng khách hàng vay,thông tin thẩm đính phải được khai thác phân tích ,tổng hợp từ nhiều nguồn ,coi trọng công tác phòng ngừa rủi ro ,khai thác thông tin một cách có hiệu quả ,để có đánh giá khách quan toàn diện trong công tác thẩm định .

Trong khâu kiểm soát về quy trình thẩm định, kiểm soát viên sẽ kiểm soát các thông tin:

- Thể loại vay

- Phương thức cho vay - Thẩm định phương án vay:

Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát các vấn đề chính sau:

Mục đích vay vốn: Mục đích vay vốn sẽ có ảnh hưởng tới việc thỏa thuận thời hạn vay do vậy kiểm soát viên phân tích về hiệu quả đối với khản năng sinh lợi của khách hàng

Kiểm tra vốn tự có có khách hàng vay có đạt mức tối thiếu theo quy định của NHNo Việt Nam.Chi tiết các khoản vốn bằng tiền ,tài sản của hộ gia đình tham gia dự án (đối với khoản vay hộ sản xuất )

Kiểm soát viên đánh giá tính khả thi của dự án trên các phương diên sau:Phương diên kỹ thuật (tính hiên đại của máy móc ,thiết bị,quy hoạch ….);Phương diện thị trường (giá cả các sản phẩm đầu ra ,đầu vào ,chất lượng ,khản năng cạnh tranh …);Phương diên tài chính (tổng múc đầu tư –chi phí ,tổng thu nhập ,nguồn trả nợ …);Phương diện người lao động(người quản lý ,kinh nghiệm sản xuất ,cơ cấu người lao động…);Phương diện môi trường (những ảnh hưởng của dự án vay đối với môi trường );

- Thẩm định về tài sản đảm bảo tiền vay:

Tài sản đảm bảo có thể là tài sản hiện có ,hoặc tài sản hình thành trong tương lai và được pháp giao dịch. Kiểm soát viên kiểm tra tính hợp lệ ,hợp pháp của giấy tờ chứng minh quyền sở hữu ,sử dụng tài sản thế chấp ,cầm cố;Tình trạng hiện tại của tài sản (ai đang sử dụng ,chất lượng bó như thế bảo );Tham khảo giá cả thị trường tại địa phương nơi có tài sản để xem tài sản có phù hợp với giá trị ghi trong hồ sơ thế chấp tải sản .

- Cuối cùng kiểm soát viên kiểm tra tình trạng của giao dịch: mới,sửa đối,hủy Đối với các giao dịch sử đổi thông tin phải kiểm tra các thông tin sửa đổi, đối với thông tin hủy phải kiểm tra lý do vì sao hủy

- Kiểm tra báo cáo thẩm định do nhân viên tín dụng lập

Việc kiểm soát quy trình thẩm định khoản vay rất quan trong vì nếu không xác định đúng vốn tự có ,không đánh giá đúng phương án sản xuất kinh doanh và giá trị tài sản đảm bảo đều dẫn tới xác định nhu cầu vay và mức cho vay không đúng và tất yếu xảy ra rủi ro

Kiểm soát về quy trình phê duyệt khoản vay

Trong quy trình kiểm soát này ,kiểm soát viên sẽ đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của chứng từ ,và việc thực hiện quy trình cho vay có đúng theo quy định không? .Bên cạnh đó sẽ kiểm soát việc thực thi cơ chế phân công ,phân cấp ,ủy quyền có được thiết lập một cách hợp lý ,cụ thể và rõ ràng đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những nhiệm vụ trống chéo nhau .Cụ thể là:

- Việc ra quyết định cho vay có dựa trên thẩm định của cán bộ tín dụng, của lãnh đạo phòng tín dụng hay không?

- Mức cho vay so với vốn tự có của khách hàng so với giá trị tài sản thế chấp

- Thời hạn cho vay so với dự án có đúng quy định không

- Trong quy trình kiểm soát này có sự kết hợp, phỏng vấn gặp gỡ nhân viên trực tiếp giải quyết cho vay như là nhân viên tín dụng ,kế toán cho vay ,thủ quỹ, thủ kho đễ làm rõ những vấn đề chưa rõ

- Kiểm soát viên sẽ theo dõi về tài sản thế chấp ,cầm cố trên số sách có khớp đúng chủng loại và giá trị như trong hợp đồng đảm bảo tiền

vay; phải khớp đúng về mặt thời gian ;kiểm tra xem kế toán có làm đúng thủ tục xuất nhập tài sản theo đúng quy định không .

Đối với những tài sản đảm bảo do ngân hàng dữ và quản lý trong thời gian vay vốn kiểm soát viên sẽ kiểm tra số lượng ,chất lượng chủng loại tài sản đa, bảo xem có khớp đúng với hợp đồng đảm bảo tài sản và số sách kế toán không ;Đối với những tài sản niêm phong thì đã niêm phong theo quy định chưa ;kiểm tra việc bảo quản tài sản xem đảm bảo về mặt chất lượng và an toàn chưa

- Kiểm tra việc sắp xếp chứng từ của giao dịch viên theo quy đinh như là việc sắp xếp ,đánh số chứng từ,chữ ký trên chứng từ .. ; Các thông báo,biên bản có đúng quy định không ?

Đối với các giao dịch quy đinh phải có phê duyệt trên chứng từ phải có chữ ký của kiểm soát viên ,hoặc người phê duyệt (Giám đốc hoặc người được ủy quyền )

Sau khi thực hiên kiểm soát quy trình xét duyệt cho vay . ¾Nếu dự án hoặc phương án được chấp thuận cho vay:

Trưởng ban có liên quan soạn thảo hợp đống tín dụng ;hợp đồng đảm bảo tiền vay; và các giấy tờ kèm theo trình lên giám đốc ký .Hồ sơ khoản vay sau khi được ký duyệt cho vay, được chuyển cho kế toán thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán ,thanh toán (chuyển cho đơn vị thụ hưởng /chuyển vào tài khoản tiền gửi thanh toán );hoặc chuyển cho thủ quỹ để giải ngân cho khách hàng (nếu cho vay bằng tiền mặt )

¾Nếu khoản vay không được chấp thuận trưởng ban có liên quan thông báo từ chối cho vay trình giám đốc hoặc phó giám đốc ,gửi thông báo cho khách hàng biết .

Giai đoạn giải ngân

Quy trình Kiểm soát về việc giải ngân

Trong quy trình giải ngân kiểm soát viên sẽ chú ý tới các thông tin ;

- Mã /tên khách hàng:Sự trùng khớp giữa chứng minh thư người vay ,giữa người nhận tiền ,và người có tên trong hồ sơ vay vốn

- Tài khoản cho vay:kiểm soát các hạch toán váo tài khoản chính xác ,hợp lý

- Số tiền giải ngân:Có phù hợp như trong hợp đồng không và có trùng khớp với con số ghi trên chứng từ hạch toán

- Thời hạn vay:phù hợp với khoản vay ,hình thức vay .Đúng theo quy định

- Lãi suất:Đúng với lãi suất quy định hiên hành của thông đốc ngân hàng

- Cán bộ tín dụng quản lý khoản vay:

- Kiểm soát phần chứng từ hạch toán của khoản vay:Kiểm tra chữ ký, mẫu dấu của khách hàng .Lưu ý các chứng từ có dấu hiệu sửa chữa, tẩy xóa ...

Việc kiểm soát cần xem xét đã đung mẫu quy định chưa,đã đầy đủ nội dung chưa,đã đủ các chữ ký và con dấu chưa,ngày tháng ghi trên hợp đống có logic với hồ sơ vay vốn không ?chữ ký của người vay có đúng mẫu không ?

Giai đoạn sau khi giải ngân

Đánh giá về việc khách hàng sử dụng vốn vay

Chậm nhất 15 ngày sau khi giải ngân là phải kiểm tra việc sử dụng vốn vay

Kiểm tra sử dụng tiền vay ,xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích không và đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng .Cần kiểm tra cụ thể:

- Tiền vay được chuyển cho ai ;Để thanh toán hợp đồng kinh tế nào? Có giống như đã trình bày trong hồ sơ vay vốn không

- Kiểm tra chứng từ chuyển tiền (nếu vay bằng chuyển khoản ) hoặc phiếu chi (nếu vay bằng tiền mặt):Nhằm khẳng định dư nợ vay có người nhận nợ,ngăn ngừa tình trạng tiền vay bị tham ô,lợi dụng (khách hàng vay không nhân nợ ,hoặc nhận nợ nhỏ hơn số dư nợ mà ngân hàng đang theo dõi )

- Kiểm tra biện pháp tổ chức triển khai và tiến độ thực hiện dự án, phương án;Đánh giá hiệu quả dự án ,phương án vay vốn

- Kiểm tra hiện trạng ,tình hiện biến động ,thay đổi tài sản đảm bảo (số lượng, giá trị.)

- Kiểm tra nguồn thu nhập của khách hàng vay (thu từ dự án ,tiền lương ,hay thu nhập khác );Phân tích và đánh giá tiến độ và khả năng trả nợ

- Kiểm tra ,xác định các mức độ thiệt hại của dự án ,phương án đầu tư của khách hàng vay khi xảy ra rủi ro bất khả kháng nhu là thiên tại, cháy nổ,dịch bệnh ..

Sau khi kiểm tra việc sử dụng khoản vay ,nhân viên tín dụng sẽ lập biên bản kiểm tra và báo báo đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng để báo cáo giám đốc ,từ đó làm cơ sở phân loại nợ ,trích lập dự phòng hạn chế rủi ro. Kiểm soát viên sẽ kiểm tra sự phù hợp của báo cáo này .

Quy trình kiểm soát việc thu nợ và xử lý những phát sinh

Theo quy định trong hợp đồng khi sắp hết hạn ,cán bộ tín dụng sẽ đôn đốc, nhắc nhở khách hàng về việc trả nợ ..(Khách hàng có thể trả nợ trước

thời hạn).Kiểm soát viên sẽ kiểm tra việc thu nợ theo quy định .Tuy nhiên, không phải mọi khoản vay đều được thanh toán đúng hạn .Khi đó NHNo&PTNT Chi nhánh sẽ quyết định lại cơ cấu và thời hạn nợ trên cơ sở khả năng tài chính của mình và đánh gái khả năng trả nợ của khách hàng vay Kiểm soát viên sẽ kiểm soát những phát sinh dựa theo những quy trình sau:

¾ Khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng và được ngân hàng đánh giá có khả năng trả nợ trong kỳ tiếp theo thì sẽ được ngân hàng xem xét đièu chính kỳ hạn trả nợ .Thủ tục như sau:

- Khách hàng lập giấy đề nghị gia hạn nợ gửi ngân hàng

- Cán bộ tín dụng thẩm định ,trình Trưởng phòng tín dụng /Kiểm soát viên,Giám đốc

- Giám đốc ký duyệt ,cho gia hạn nợ vay