- Biện phỏp :
+ Mọi trường hợp giao nhận hồ sơ giữa cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ và cỏn bộ kiểm soỏt chi ủều phải ủược phản ỏnh và ký vào sổ giao nhận hồ sơ .
- Cuối mỗi buổi giao dịch, cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ tra soỏt lại ủối với cỏc hồ sơ ủó hết hạn giải quyết mà cỏn bộ kiểm soỏt chi chưa trả kết quả; tổng hợp bỏo cỏo lónh ủạo Phũng (bộ phận) và trỡnh lónh ủạo ủơn vịủể cú ý kiến chỉủạo.
Bước 3: Kiểm soỏt chi
* Cỏn bộ kiểm soỏt chi: kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp và sự chớnh xỏc của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toỏn, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và cỏc ủiều kiện thanh toỏn, chi trả ủối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ ủỏp ứng ủủ ủiều kiện chi NSNN theo quy ủịnh, thực hiện hạch toỏn kế toỏn, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược uỷ quyền) theo quy ủịnh;
- Nếu số dư tài khoản của khỏch hàng khụng ủủ, hoặc hồ sơ, chứng từ khụng ủủ ủiều kiện ủể tạm ứng, thanh toỏn, cỏn bộ kiểm soỏt chi lập Thụng bỏo từ chối thanh toỏn (ủối với trường hợp tài khoản hết số dư) hoặc yờu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; trỡnh lónh ủạo KBNN phụ trỏch ký gửi khỏch giao dịch; ủồng thời gửi một bản cho cỏn bộ tiếp nhận hồ sơủể theo dừi;
- ðối với cỏc trường hợp phức tạp, chưa ủầy ủủ căn cứ phỏp lý, chưa cú hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp cú thẩm quyền thỡ cỏn bộ kiểm soỏt chi phải bỏo cỏo lónh ủạo phũng (bộ phận) xem xột, chỉủạo hướng giải quyết; nếu vượt quỏ thẩm quyền, phải lập tờ trỡnh bỏo cỏo lónh ủạo ủơn vị
KBNN cú ý kiến chớnh thức bằng văn bản trả lời khỏch hàng về việc khụng giải quyết hoặc yờu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
- Trường hợp chưa thể kiểm soỏt và thanh toỏn ngay cho khỏch hàng theo thời gian quy ủịnh, cỏn bộ kiểm soỏt chi phải chủủộng bỏo cỏo lónh ủạo phũng (bộ phận) ủể cú chỉủạo. Trong trường hợp phải ủiều chỉnh thời hạn trả kết quả, lónh ủạo phũng (bộ phận) phải bỏo cỏo lónh ủạo ủơn vịủồng ý ủể cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ thụng bỏo ngay cho khỏch hàng biết lý do và thời hạn trả kết quả mới.
* Rủi ro :
Cỏn bộ kiểm soỏt chi khụng nắm bắt kịp thời chế ủộ, ủịnh mức, nguyờn tắc kiểm soỏt chi, bỏ qua tớnh hợp lệ, hợp phỏp của hồ sơ.
*Biện phỏp :
Thường xuyờn tổ chức bồi dưỡng kiến thức chếủộ tài liệu mới cho cỏn bộ kiểm soỏt chi.
Bước 4: Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược ủy quyền) ký chứng từ.
- Cỏn bộ kiểm soỏt chi trỡnh Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược ủy quyền) hồ sơ, chứng từ ủược kiểm soỏt ủó ủảm bảo ủủ ủiều kiện thanh toỏn hoặc tạm ứng kinh phớ NSNN;
- Kế toỏn trưởng (hoặc người ủược ủy quyền) kiểm tra nếu ủủủiều kiện thanh toỏn hoặc tạm ứng sẽ ký (trờn mỏy, trờn giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từủể trỡnh Giỏm ủốc (hoặc người ủược uỷ quyền).
Bước 5: Giỏm ủốc (hoặc người ủược uỷ quyền) ký.
Giỏm ủốc (hoặc người ủược uỷ quyền) xem xột, nếu ủủủiều kiện thỡ ký chứng từ giấy và chuyển cho kế toỏn viờn.
Bước 6: Thực hiện thanh toỏn.
* Trường hợp thanh toỏn bằng chuyển khoản: cỏn bộ kiểm soỏt chi chuyển chứng từ cho thanh toỏn viờn. Căn cứ loại hỡnh thanh toỏn ỏp dụng tại
ủơn vị, thanh toỏn viờn thực hiện:
- ðối với thanh toỏn bự trự thụng thường: thanh toỏn viờn tập hợp chứng từ, lập bảng kờ thanh toỏn bự trừ (bảng kờ TTBT 12 và 14), trỡnh Kế toỏn trưởng (người ủược ủy quyền) ký kiểm soỏt, trỡnh Giỏm ủốc (người ủược ủy quyền) ký duyệt.
- ðối với thanh toỏn bự trừủiện tử: thanh toỏn viờn chuyển húa cỏc chứng từ giấy sang chứng từủiện tử (lệnh thanh toỏn), lập bảng kờ cỏc lệnh thanh toỏn chuyển ủi ngõn hàng chủ trỡ; trỡnh kế toỏn trưởng (người ủược ủy quyền) ký chứng từ trờn mỏy; trỡnh Giỏm ủốc (người ủược ủy quyền) ký bảng kờ.
- ðối với trường hợp thanh toỏn ủiện tử trong hệ thống kho bạc: căn cứ chứng từ giấy ủược lónh ủạo phờ duyệt do kế toỏn viờn chuyển sang, thanh toỏn viờn kiểm tra lại thụng tin trờn hệ thống thanh toỏn; chuyển chứng từ trờn mỏy và chứng từ gốc cho Kế toỏn trưởng (người ủược ủy quyền). Kế toỏn trưởng kiểm soỏt, ký chứng từ ủiện tử. Trường hợp lệnh thanh toỏn cú giỏ trị cao, Giỏm ủốc (người ủược ủy quyền) kiểm soỏt thanh toỏn và ký chứng từ ủiện tử.
* Trường hợp thanh toỏn bằng tiền mặt, cỏn bộ kiểm soỏt chi chuyển cỏc liờn chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo ủường nội bộ; chuyển trả hồ sơ của ủơn vị cho cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ ủể trả cho khỏch hàng; ủồng thời cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ bỏo cho khỏch hàng ủến nhận tiền mặt tại quỹ.
Bước 7. Trả hồ sơ, chứng từ cho khỏch hàng.
* Kế toỏn viờn nhận lại hồ sơ kiểm soỏt chi, tiến hành lưu hồ sơ kiểm soỏt chi theo quy ủịnh, chuyển cỏc hồ sơ, chứng từ cũn lại trả khỏch hàng thụng qua cỏn bộ tiếp nhận hồ sơ:
- Cỏc hồ sơ, chứng từ kiểm soỏt chi kế toỏn viờn lưu: liờn chứng từ kế toỏn lưu theo quy ủịnh, dự toỏn ngõn sỏch nhà nước ủược duyệt; bảng ủăng ký biờn chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phớ; hợp ủồng mua bỏn hàng
hoỏ, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết ủịnh phờ duyệt kết quả ủấu thầu; quyết ủịnh chỉủịnh thầu; phiếu giỏ thanh toỏn; bảng kờ thanh toỏn.
- Cỏc hồ sơ, chứng từ kiểm soỏt chi trả lại khỏch hàng: liờn chứng từbỏo nợ cho khỏch hàng, hoỏ ủơn thanh toỏn, liờn 2 bảng kờ chứng từ thanh