để phự hợp với chế ủộ phõn cấp quản lý NSNN và tổ chức hoạt ủộng của hệ thống KBNN, việc quản lý và kiểm soỏt chi ngõn sỏch qua hệ thống kho bạc ủược thực hiện như sau:
- KBNN thống nhất quản lý quỹ ngõn sỏch trung ương trong toàn hệ thống KBNN; trực tiếp thực hiện kiểm soỏt, thanh toỏn một số khoản chi thuộc ngõn sỏch trung ương phỏt sinh tại văn phũng cơ quan KBNN (sở giao dịch); cú trỏch nhiệm tổng hợp hướng dẫn và kiểm tra, giỏm sỏt tỡnh hỡnh quản lý, kiểm soỏt chi NSNN của cỏc ủơn vị KBNN cỏc tỉnh thành phố trực thuộc trung ương trong cả nước.
- KBNN tỉnh thực hiện kiểm soỏt, thanh toỏn, chi trả cỏc khoản chi của ngõn sỏch tỉnh và cỏc khoản chi của ngõn sỏch TW theo uỷ quyền hoặc cỏc nhiệm vụ chi do KBNN thụng bỏo; ủồng thời, thực hiện kiểm soỏt, thanh toỏn cỏc khoản chi của ngõn sỏch huyện, xó nếu KBNN tỉnh chưa cú KBNN Thành phố, Thị xó; hướng dẫn, tổng hợp và kiểm tra việc quản lý, kiểm soỏt chi ngõn sỏch của cỏc ủơn vị KBNN huyện trực thuộc.
- KBNN huyện thực hiện kiểm soỏt, thanh toỏn, chi trả cỏc khoản chi của ngõn sỏch huyện, ngõn sỏch xó và cỏc khoản chi của ngõn sỏch TW, ngõn
sỏch tỉnh theo uỷ quyền hoặc cỏc nhiệm vụ chi do KBNN tỉnh thụng bỏo. Hỡnh thức cấp phỏt, thanh toỏn cỏc khoản chi NSNN qua KBNN ủược thực hiện theo hai hỡnh thức: chi NSNN bằng tiền mặt và chi NSNN bằng chuyển khoản... (2) (3) (1) (2) (4)
Sơ ủồ 2.2: Quy trỡnh chi NSNN bằng tiền mặt
(1) đơn vị lập giấy rỳt dự toỏn NSNN kốm theo hồ sơ, chứng từ thanh toỏn gửi cỏn bộ kiểm soỏt chi KBNN (bộ phận kế toỏn, thanh toỏn vốn ủầu tư hoặc bộ phận kế hoạch tuỳ theo từng loại nguồn vốn)
(2) Cỏn bộ kiểm soỏt chi KBNN tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi ủể kiểm tra, kiểm soỏt và xử lý như sau:
- Nếu cỏc khoản chi chưa ủủ ủiều kiện thanh toỏn do hồ sơ, chứng từ chưa ủầy ủủ, viết sai cỏc yếu tố trờn chứng từ... trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn ủơn vị hoàn chỉnh theo quy ủịnh.
- Nếu khoản chi khụng ủỳng chếủộ quy ủịnh thỡ trực tiếp từ chối thanh toỏn, hoặc trỡnh Giỏm ủốc Kho bạc từ chối thanh toỏn, trả lại hồ sơ, chứng từ
Kiểm soát chi KBNN Giám đốc KBNN Khỏch hàng Kế toán KBNN Thủ quỹ KBNN
và thụng bỏo cho ủơn vị biết nội dung từ chối thanh toỏn.
- Nếu hồ sơ thủ tục ủầy ủủ theo quy ủịnh thỡ trỡnh lónh ủạo Kho bạc duyệt cấp phỏt, thanh toỏn.
(3) Giỏm ủốc Kho bạc chấp nhận cấp phỏt, thanh toỏn thỡ cỏn bộ kiểm soỏt chi chuyển chứng từ cho cỏn bộ kế toỏn chi NSNN làm thủ tục hạch toỏn tạm ứng hoặc thanh toỏn cho ủơn vị sử dụng NSNN.
(4) Kế toỏn KBNN tiến hành hạch toỏn chi NSNN, chuyển chứng từ chi sang bộ phận quỹ.
(5) Bộ phận quỹ kiểm tra cỏc yếu tố trờn giấy rỳt dự toỏn NSNN, chứng minh thư người nhận tiền,giao tiền, yờu cầu người nhận tiền ký tờn và ủúng dấu Ộ ủó chi tiềnỢ lờn chứng từ và cuối ngày chuyển chứng từ chi lại bộ phận kế toỏn ủể lưu trữ. (3)
Sơ ủồ 2.3: Chi NSNN bằng chuyển khoản
(1) đơn vị lập giấy rỳt dự toỏn NSNN kốm theo hồ sơ, chứng từ thanh toỏn gửi cỏn bộ kiểm soỏt chi Kho bạc nhà nước (bộ phận kế toỏn, thanh toỏn
Giám đốc KBNN Ngân hàng phục vụ Kế toán KBNN Khách hàng
Kiểm soát chi KBNN
(2)
vốn ủầu tư hoặc bộ phận kế hoạch tuỳ theo từng loại nguồn vốn).
(2) Cỏn bộ kiểm soỏt chi KBNN tiếp nhận hồ sơ, chứng từ chi ủể kiểm tra, kiểm soỏt và xử lý như sau:
- Nếu cỏc khoản chi chưa ủủ ủiều kiện thanh toỏn do hồ sơ, chứng từ chưa ủầy ủủ, viết sai cỏc yếu tố trờn chứng từ... trả lại hồ sơ, chứng từ và hướng dẫn ủơn vị hoàn chỉnh theo quy ủịnh.
- Nếu khoản chi khụng ủỳng chếủộ quy ủịnh thỡ trực tiếp từ chối thanh toỏn, hoặc trỡnh Giỏm ủốc Kho bạc từ chối thanh toỏn, trả lại hồ sơ, chứng từ và thụng bỏo cho ủơn vị biết nội dung từ chối thanh toỏn.
- Nếu hồ sơ thủ tục ủầy ủủ theo quy ủịnh thỡ trỡnh lónh ủạo Kho bạc duyệt cấp phỏt, thanh toỏn.
(3) Giỏm ủốc Kho bạc chấp nhận cấp phỏt, thanh toỏn thỡ cỏn bộ kiểm soỏt chi chuyển chứng từ cho cỏn bộ kế toỏn chi NSNN làm thủ tục hạch toỏn tạm ứng hoặc thanh toỏn cho ủơn vị sử dụng NSNN.
(4) Kế toỏn làm thủ tục hạch toỏn chi NSNN và chuyển tiền vào tài khoản của ủơn vị nhận tiền tại ngõn hàng theo ủề nghị của ủơn vị sử dụng NSNN.
2.2.3.1 Cơ chế kiểm soỏt chi thường xuyờn
Luật NSNN (sửa ủổi) ủó ủược ban hành năm 2002, cú hiệu lực thi hành từ năm ngõn sỏch 2004 thay thế Luật NSNN năm 1996 và Luật sửa ủổi, bổ sung một sốủiều của Luật NSNN năm 1998. Luật NSNN năm 2002 ủược xõy dựng trờn cơ sở kế thừa và phỏt huy cỏc ưu ủiểm và khắc phục những hạn chế của Luật NSNN năm 1996. Bộ Tài chớnh ủó ban hành Thụng tư số 59/2003/TT- BTC ngày 23/6/2003 về việc hướng dẫn thực hiện Nghịủịnh số 60/2003/Nđ-CP ngày 6/6/2003 của Chớnh phủ quy ủịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật NSNN; Thụng tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 về việc hướng dẫn chế ủộ quản lý cấp phỏt, thanh toỏn cỏc khoản chi NSNN qua
KBNN. Căn cứ vào cỏc văn bản quy ủịnh trờn thỡ cơ chế kiểm soỏt chi NSNN qua KBNN Kinh Mụn, tỉnh Hải Dương ủược thực hiện theo cỏc nội dung cụ thể như sau:
* Về nguyờn tắc:
- Tất cả cỏc khoản chi NSNN phải ủược kiểm soỏt trước, trong và sau quỏ trỡnh cấp phỏt thanh toỏn, bao gồm:
+ Kiểm soỏt trước khi chi là việc soỏt xột cỏc hồ sơ, thủ tục trước khi trả tiền cho người cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ, ủảm bảo cỏc khoản chi ủỳng mục ủớch, ủỳng ủối tượng và hiệu quả. đõy là hỡnh thức kiểm soỏt quan trọng nhất, nú giỳp cho việc ngăn ngừa và loại trừ ủược cỏc khoản chi khụng ủỳng chếủộ, ủịnh mức, tiờu chuẩn ngay trước khi chi tiền ra khỏi quỹ NSNN.
+ Kiểm soỏt trong khi chi là kiểm soỏt quỏ trỡnh thanh toỏn, ủảm bảo cỏc khoản chi ủược chi trả cho ủỳng người cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ. Nguyờn tắc trả tiền là ủó hoàn thành nghiệp vụ phỏt sinh tại ủơn vị sử dụng NSNN.
+ Kiểm soỏt sau khi chi là việc hậu kiểm thụng qua cỏc bỏo cỏo kế toỏn, quyết toỏn của cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền, ủặc biệt là cơ quan kiểm toỏn, thanh tra tài chớnh...Nếu phỏt hiện chi sai, cơ quan cú thẩm quyền sẽ cú quyết ủịnh xử lý, thu hồi cỏc khoản chi khụng ủỳng chếủộủó quy ủịnh.
- Cỏc ủơn vị phải mở tài khoản tại KBNN huyện nơi giao dịch ủể tiếp nhận kinh phớ NSNN cấp. Theo quy ủịnh cú 2 loại tài khoản cho cỏc ủơn vị sử dụng ủú là tài khoản dự toỏn (mở ủối với ủơn vị ủược giao dự toỏn) và tài khoản tiền gửi ủơn vị dự toỏn (mở ủối với ủơn vịủược tiếp nhận kinh phớ từ ủơn vị cấp trờn như cỏc ủơn vị cụng an, quõn ủội,...). đơn vị thực hiện mở tài khoản theo quy ủịnh ủối với từng loại nguồn kinh phớ ủược cấp và chịu sự kiểm tra, kiểm soỏt của cơ quan tài chớnh và cơ quan Kho bạc Nhà nước ủối với việc chi ra theo từng loại tài khoản này. đối với hỡnh thức chi bằng lệnh
chi tiền thỡ cơ quan tài chớnh chịu trỏch nhiệm kiểm soỏt nội dung, tớnh chất của cỏc khoản chi ủú.
- Cỏc khoản chi phải ủảm bảo ủủủiều kiện thanh toỏn theo quy ủịnh của Luật NSNN, bao gồm 4 ủiều kiện là: cú trong dự toỏn ủược duyệt; ủược thủ trưởng ủơn vị quyết ủịnh chi; ủỳng chếủộ, tiờu chuẩn, ủịnh mức chi do cơ quan nhà nước cú thẩm quyền quyết ủịnh; cú ủầy ủủ hồ sơ, chứng từ cú liờn quan.
- Cỏc khoản chi phải hạch toỏn bằng ủồng Việt nam, ủối với cỏc khoản chi bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày cụng lao ủộng phải ủược quy ủổi theo tỷ giỏ hạch toỏn, ủơn giỏ hiện vật, giỏ ngày cụng lao ủộng ủể hạch toỏn kế toỏn.
- Cỏc khoản chi NSNN phải ủược hạch toỏn theo niờn ủộ ngõn sỏch, cấp ngõn sỏch và Mục lục NSNN.
- Cỏc khoản chi sai chế ủộ phải ủược thu hồi giảm chi; cơ quan Kho bạc Nhà nước thu hồi giảm chi theo quyết ủịnh của cơ quan cú thẩm quyền (cơ quan tài chớnh, thanh tra, toà ỏn, kiểm toỏn,...)
KBNN thực hiện kiểm soỏt chi, xỏc nhận số thực chi NSNN qua KBNN và cú quyền tạm ủỡnh chỉ, từ chối thanh toỏn trong trường hợp khụng ủủ ủiều kiện chi như: khụng ủỳng mục ủớch, ủối tượng theo dự toỏn ủược giao; khụng ủỳng chếủộ, tiờu chuẩn, ủịnh mức chi; khụng cú ủủ cỏc hoỏ ủơn, chứng từ cú liờn quan.
* Vềủiều kiện chi:
- đó cú trong dự toỏn chi NSNN năm ủược duyệt, trừ trường hợp dự toỏn và phương ỏn phõn bổ NSNN chưa ủược duyệt hoặc phải ủiều chỉnh; chi từ nguồn tăng thu so với dự toỏn; chi từ nguồn dự phũng, cỏc khoản chi ủột xuất khụng thể trỡ hoón ủược; chi ứng trước dự toỏn năm sau. Việc phõn bổ và giao dự toỏn cho cỏc ủơn vị sử dụng NSNN ủược thực hiện như sau:
+ Từ năm 2004 - 2007: Dự toỏn chi thường xuyờn của cỏc ủơn vị sử dụng NSNN ủược giao chi tiết theo 4 nhúm mục chi chủ yếu bao gồm: Chi
thanh toỏn cho cỏ nhõn; chi nghiệp vụ chuyờn mụn; chi mua sắm sửa chữa; chi khỏc. Chi thanh toỏn cỏ nhõn (bao gồm cỏc mục chi: 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 122, 124 theo MLNSNN); chi nghệp vụ chuyờn mụn ( gồm cỏc mục chi: 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 119); chi mua sắm, sửa chữa (bao gồm cỏc mục chi: 118, 144, 145); và cỏc mục chi khỏc bao gồm tất cả cỏc mục cũn lại của MLNSNN trừ cỏc mục chi ủầu tư XDCB. Việc giao dự toỏn theo 4 nhúm mục ủó tạo sự chủ ủộng cho cỏc ủơn vị, hạn chếủược cơ bản tỡnh trạng bổ sung, ủiều chỉnh dự toỏn như trước, mặt khỏc cơ quan Kho bạc Nhà nước cũng tiến hành thực hiện kiểm soỏt, thanh toỏn theo 4 nhúm mục chi và nhu cầu chi hàng quý do ủơn vị lập gửi ủến.
+ Từ năm 2008 trở ủi: dự toỏn chi thường xuyờn của cỏc ủơn vị sử dụng NSNN ủược giao chi tiết ủến ủến Loại, Khoản của MLNSNN (khụng phõn bổ chi tiết theo cỏc nhúm mục chi cho từng quý trong năm).
- Thời gian gửi dự toỏn ủến cơ quan KBNN nơi giao dịch của cỏc ủơn vị sử dụng NSNN chậm nhất là ngày 31/12 của năm trước ủể KBNN cú căn cứ kiểm soỏt chi trả.
- Trường hợp ủầu năm chưa cú dự toỏn, KBNN thực hiện tạm cấp theo ủề nghị của ủơn vị sử dụng NSNN cho một số khoản chi như lương, chi nghiệp vụ và chi cụng tỏc phớ; cỏc khoản chi cần thiết ủể ủảm bảo hoạt ủộng của bộ mỏy, trừ mua sắm, sửa chữa; chi cỏc dự ỏn chuyển tiếp thuộc chương trỡnh mục tiờu quốc gia; chi bổ sung cõn ủối ngõn sỏch. Ngay sau khi dự toỏn ủược phõn bổ, KBNN thu hồi kinh phớ tạm cấp bằng cỏch trừ vào cỏc mục chi tương ứng trong dự toỏn của ủơn vị.
* Về quy trỡnh kiểm soỏt, thanh toỏn:
Yờu cầu về hồ sơ chứng từ
- đối với cỏc khoản chi thanh toỏn cho cỏ nhõn, bao gồm: bảng ủăng ký biờn chế quỹ lương ủược duyệt; danh sỏch những người hưởng lương; bảng
tăng, giảm biờn chế quỹ tiền lương ủược duyệt (nếu cú); bảng ủăng ký học bổng, sinh hoạt phớ ủược duyệt; bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phớ ủược duyệt (nếu cú); cỏc khoản tiền lương, tiền cụng,... ghi trong hợp ủồng lao ủộng thuờ ngoài.
- đối với cỏc khoản chi nghiệp vụ chuyờn mụn, bao gồm: cỏc hồ sơ, chứng từ cú liờn quan.
- đối với cỏc khoản chi mua sắm ủồ dựng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cốủịnh, bao gồm:
+ Dự toỏn chi quý về mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố ủịnh ủược duyệt; quyết ủịnh phờ duyệt kết quả ủấu thầu hoặc quyết ủịnh chỉ ủịnh thầu của cấp cú thẩm quyền (ủối với trường hợp mua sắm phương tiện làm việc, sửa chữa lớn phải thực hiện ủấu thầu theo quy ủịnh; hợp ủồng mua bỏn hàng hoỏ, dịch vụ; phiếu bỏo giỏ của ủơn vị cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ (ủối với trường hợp mua sắm nhỏ khụng cú hợp ủồng mua sắm); hoỏ ủơn bỏn hàng, vật tư thiết bị và cỏc hồ sơ, chứng từ khỏc cú liờn quan .
Yờu cầu kiểm soỏt trước khi thanh toỏn
- Hồ sơ ủơn vị gửi KBNN: khi cú nhu cầu chi, ngoài hồ sơ gửi 1 lần vào ủầu năm (dự toỏn chi NSNN; Quy chế chi tiờu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản cụng; bảng ủăng ký biờn chế quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phớ,...) thỡ ủơn vị sử dụng NSNN phải gửi cơ quan KBNN nơi giao dịch cỏc loại giấy tờ sau:
+ Lệnh chuẩn chi (giấy rỳt dự toỏn của ủơn vị ghi rừ nội dung nguồn kinh phớ; lệnh chi tiền của cơ quan tài chớnh với trường hợp cấp bằng lệnh chi tiền); giấy rỳt tiền từ tài khoản tiền gửi, uỷ nhiệm chi ủối với trường hợp ủơn vị rỳt chi từ tài khoản tiền gửi.
+ Cỏc hồ sơ, chứng từ cú liờn quan ủến từng khoản chi ủó ủược nờu trờn. - KBNN kiểm soỏt cỏc yếu tố sau:
+ đối chiếu cỏc khoản chi ủú với dự toỏn, ủảm bảo khoản chi ủú phải cú trong dự toỏn năm ủược duyệt, tương ứng theo từng nguồn kinh phớ .
+ Kiểm tra hồ sơ, chứng từ của từng khoản chi, ủảm bảo cỏc khoản chi phải cú ủầy ủủ cỏc hồ sơ, chứng từ theo quy ủịnh.
+ Kiểm tra ủối chiếu với cỏc tiờu chuẩn, ủịnh mức, chếủộ chi. Tuỳ theo nội dung khoản chi thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chớnh phủ, Bộ Tài chớnh, HđND tỉnh hoặc ủơn vị tự ban hành trong quy chế chi tiờu nội bộ về tiờu chuẩn, ủịnh mức, chế ủộ chi, thỡ KBNN thực hiện ủối chiếu với cỏc tiờu chuẩn, ủịnh mức, chếủộ chi tiờu, ủảm bảo sốủề nghị thanh toỏn khụng ủược vượt quỏ tiờu chuẩn chếủộ chi cho phộp.
+ Kiểm tra cỏc yếu tố hạch toỏn: tuỳ theo nội dung chi thỡ ủơn vị phải hạch toỏn ủỳng theo chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của MLNSNN ủó ban hành.
+ Kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của hồ sơ: ủảm bảo hồ sơ, chứng từ phải ủược lập ủỳng mẫu biểu quy ủịnh; cú ủầy ủủ dấu, chữ ký của những