quy trình tuyển dụng sau ựây ựược các doanh nghiệp áp dụng rất linh hoạt:
Bảng 2. 1 Bảng các bước quy trình tuyển dụng
STT CÁC BƯỚC NỘI DUNG
1 Lập kế hoạch tuyển dụng dụng
Xác ựịnh: Số lượng nhân viên cần tuyển, vị trắ cần tuyển và tiêu chuẩn ựặt ra ựối với ứng viên
2
Xác ựịnh phương pháp và các nguồn
tuyển dụng
Xác ựịnh vị trắ nào nên tuyển người ở trong, vị trắ nào nên tuyển người ở ngoài doanh nghiệp. Các hình thức
tuyển dụng sẽ ựược áp dụng là gì? 3
Xác ựịnh ựịa ựiểm và thời gian tuyển
dụng
Xác ựịnh ựịa ựiểm cung cấp nguồn lao ựộng thắch hợp cho mình, doanh nghiệp cũng phải lên ựược thời gian tuyển dụng dài hạn, ngắn hạn phù hợp với nhu cầu của
mình 4 Tìm kiếm, lựa chọn
ứng viên
Dùng nhiều hình thức ựa dạng ựể thu hút các ứng viên, ựặc biệt là phải xây dựng hình ảnh tốt ựẹp và ựúng với thực tế của doanh nghiệp. Tổ chức các vòng tuyển chọn
và các buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với ứng viên
5 Thử việc
Doanh nghệp cần giao nhiệm vụ ựúng vị trắ tuyển dụng ựể thử tay nghề và ựạo ựức, ngoài ra giao những nhiệm
vụ khác ựể khám phá khả năng của nhân viên mới 6 Quyết ựịnh tuyển
dụng
Doanh nghiệp cần làm các thủ tục hợp pháp ựể tuyển dụng nhân viên mới
7 đánh giá quá trình tuyển dụng tuyển dụng
Doanh nghiệp cần ựánh giá xem quá trình tuyển dụng có gì sai sót không và kết quả tuyển dụng có ựáp ứng ựược
nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp không?
Các rủi ro có thể xảy ra của quy trình:
- Xác ựịnh không ựúng nhu cầu tuyển dụng
- Lập kế hoạch không hợp lý về nguồn tuyển dụng (nguồn bên trong hay bên ngoài công ty)
- Xác ựịnh số lượng và tiêu chuẩn tuyển dụng không phù hợp với hoàn cảnh thực tế của công ty và thị trường lao ựộng
- Xác ựịnh phương pháp tuyển dụng không hợp lý dẫn ựến số lượng hồ sơ không ựạt chỉ tiêu mong muốn
tuyển dụng (lao ựộng phổ thông nên tập trung vào ựối tượng lao ựộng nông thôn, lao ựộng chất lượng cao cần tập trung vào các ựô thị và các trường chuyên nghiệp)
- Không phát hiện ựược các hồ sơ không ựúng theo yêu cầu, hồ sơ giả mạo
- Trình ựộ chuyên môn, tay nghề thực sự của ứng viên không như mong muốn
- Tiêu cực trong tuyển dụng
- Việc tuyển dụng chưa ựạt mục tiêu góp phần quảng bá cho hình ảnh công ty
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
2.4.2.2. Kiểm soát nội bộ quy trình sử dụng lao ựộng
Quy trình sử dụng lao ựộng gồm những công việc chắnh sau Theo dõi lao ựộng (chấm công, năng suất lao ựộng), ựánh giá công việc, ựiều chỉnh nhân sự (Bổ nhiệm nhân sự, ựiều chuyển nhân sự), ựiều chỉnh lương, ựào tạo lao ựộng.
Quy trình sử dụng lao ựộng có thể khái quát bởi sơ ựồ sau:
Sơ ựồ 2. 9 Sơ ựồ quy trình sử dụng lao ựộng
Theo dõi lao ựộng
đánh giá công việc
điều chỉnh nhân sự
điều chỉnh lương
đào tạo lao ựộng
Theo dõi lao ựộng là quá trình theo dõi ghi nhận thời gian lao ựộng, thái ựộ lao ựộng, năng suất lao ựộng của công nhân viên. Dưới góc ựộ nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH PoongShin Vina, chấm công là công việc quan trọng nhất và ựang có tắnh thời sự tại công ty, nên trong công tác theo dõi lao ựộng tôi xin chủ yếu nghiên cứu về quá trình chấm công.
Chấm công Chấm công là quá trình theo dõi, ghi nhận thời gian lao ựộng của công nhân viên, quá trình này ựược biếu hiện qua các bước sau:
Bảng 2. 2 Bảng các bước quy trình chấm công
STT Các bước Nội dung
1 Chuẩn bị chấm công
Thu thập các thông tin liên quan
Giấy ựề nghị tăng ca, ựơn xin nghỉ, giấy ra cổng, quy ựịnh chấm công, kế hoạch công tác, Ầ 2 Thực hiện chấm
công
Ghi lại thời gian làm việc hàng ngày của từng công nhân viên
3 Tổng hợp công cả tháng
Tổng cộng số công, thời gian làm thêm cho từng công nhân viên trong cả tháng
Các rủi ro có thể xảy ra Chấm công không ựầy ựủ, không chắnh xác và không kịp thời:
- Chấm công thiếu thời gian, thừa thời gian làm việc thực tế của công nhân viên
- Chấm công sai sai số công, sai thời gian làm thêm, - Chấm công cả lao ựộng không có mặt
- Chấm sai kết quả lao ựộng sai chủng loại sản phẩm, sai sản lượng - Chấm công không kịp thời so với quy ựịnh của công ty
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
đánh giá công việc đánh giá công việc là quá trình xác ựịnh kết quả công việc, năng lực làm việc của công nhân viên. Mục ựắch của ựánh giá
công việc là ựể công nhân viên thấy ựược kết quả làm việc của bản thân trong quá khứ và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai, còn ựối với nhà quản trị thì kết quả của ựánh giá công việc là cơ sở ựể ra những quyết ựịnh quan trọng trong quản lý (khen thưởng, ựiều chỉnh nhân sự, ựào tạo nhân sự, tìm ra yếu kém trong quản lý, Ầ).
Mỗi công ty khác nhau có cách thức ựánh giá công việc khác nhau, nhưng về cơ bản ựánh giá công việc thường trải qua các bước sau [8]
Bảng 2. 3 Bảng các bước quy trình ựánh giá công việc
STT Các bước Nội dung
1 Xác ựịnh tiêu chắ ựánh giá
Thiết lập các mục tiêu, yêu cầu cho từng vị trắ nhân viên khác nhau. Mỗi công việc khác nhau, nội dung ựánh giá sẽ khác nhau
2 Chuẩn bị ựánh giá
Lên kế hoạch cụ thể về thời gian, ựịa ựiểm và không gian phù hợp,
Xem lại hồ sơ ựánh giá của các kỳ trước. Chuẩn bị các biểu mẫu ựánh giá
3 Tiến hành ựánh giá Thu thập các thông tin ựánh giá
4 Hoàn tất hồ sơ ựánh giá
Tổng hợp các thông tin, kết luận và thông báo kết quả ựánh giá ựến nhân viên, lưu hồ sơ ựánh giá
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Chuẩn mực công việc không rõ ràng, tiêu chắ ựánh giá không phù hợp với từng công việc
- đánh giá không khách quan, thành kiến cá nhân - đánh giá sai thực tế
- đánh giá không kịp thời, chỉ dựa trên các thông tin trong trắ nhớ - Chưa thấy ựược khả năng tiềm ẩn của công nhân viên
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
điều chỉnh nhân sự:
điều chỉnh nhân sự là công việc ựiều chuyển nhân sự từ ựơn vị này sang ựơn vị khác, hoặc từ vị trắ này sang vị trắ khác ựể ựảm bảo nhân sự trước mắt và lâu dài cho công ty. Việc ựiều chỉnh nhân sự ựược căn cứ vào tình hình nhân sự của công ty và kết quả ựánh giá công việc.
Việc ựều chỉnh nhân sự thực hiện qua các bước sau:
Bảng 2. 4 Bảng các bước quy trình ựiều chỉnh nhân sự
STT Các bước Nội dung
1 đề xuất đề xuất nhân sự ở các bộ phận
2 Lập kế hoạch Xác ựịnh vị trắ, số lượng, ựiều kiện, thời gian, phương pháp ựiều chỉnh
3 Thực hiện Thực hiện theo phương pháp ựã xác ựịnh Ra quyết ựịnh, công bố
4 Hoàn tất hồ sơ ựiều chỉnh
Lưu hồ sơ văn bản ựiều chỉnh nhân sự
(Bảng ựánh giá công việc, phiếu thăm dò, biên bản họp, quyết ựịnh, Ầ)
Các rủi ro có thể xảy ra:
- đề xuất nhân sự không phản ánh ựúng tình hình thực tế của bộ phận (cấu kết tư lợi cá nhân)
- Bổ nhiệm nhân sự không khách quan, tư lợi cá nhân, không công bằng - điều kiện ựiều chỉnh nhân sự không rõ ràng
- Phương pháp thực hiện chủ quan, mang tắnh hình thức
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
điều chỉnh lương:
ựể phù hợp với chế ựộ của nhà nước, tình hình sản xuất kinh doanh, thị trường và năng lực của công nhân viên.
Bảng 2. 5 Bảng các bước quy trình ựiều chỉnh lương
STT Các bước Nội dung
1 Lập kế hoạch
+ Xác ựịnh vị trắ cần ựiều chỉnh, số tiền, ựiều kiện, thời gian ựiều chỉnh.
+ đối chiếu với mức lương hiện tại
2 Thực hiện Ra quyết ựịnh, công bố
3 Hoàn tất hồ sơ ựiều chỉnh
+ Lưu hồ sơ văn bản ựiều chỉnh lương + Nhập mức lương ựã ựiều chỉnh vào máy tắnh
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Chưa ựảm bảo tắnh công bằng giữa các công nhân viên trong công ty, giữa các vị trắ chênh lệch quá lớn,
- Không phù hợp với kết quả lao ựộng, sự cống hiến và thành tắch của công nhân viên
- Không phù hợp với tình hình thực tế về thị trường lao ựộng - điều chỉnh lương không kịp thời gian quy ựịnh
- Nhập sai mức lương ựã ựiều chỉnh vào máy tắnh
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
đào tạo lao ựộng:
Lao ựộng có chuyên môn, kỹ thuật là nhân tố quyết ựịnh sự thành công hay thất bại trong quá trình cạnh tranh trên thị trường. Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn kỹ thuật cho tất cả mọi lao ựộng của doanh nghiệp là khâu quan trọng nối liền quá trình tuyển dụng với quá trình sử dụng lao ựộng có hiệu quả. Trong quá trình ựào tạo, mỗi nhân viên sẽ tự tắch luỹ ựược những thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng, cập nhật thêm kiến thức và ựặc biệt là học
tập ựược kinh nghiệm của những ựồng nghiệp khác ựể ựáp ứng nhu cầu công việc và ựối ựầu với những thách thức trong tương lai. đào tạo và phát triển ựội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là một tiến trình liên tục [16]. Các bước tiến hành thông thường là:
Bảng 2. 6 Bảng các bước quy trình ựào tạo nhân sự
STT Các bước Nội dung
1 Xác ựịnh nhu cầu
Căn cứ vào mức ựộ phát triển và chắnh sách ựào tạo nguồn nhân lực của công ty ựể xác ựịnh nhu cầu ựào tạo
2 Lập kế hoạch Xác ựịnh vị trắ ựào tạo, số lượng ựào tạo, phương pháp và thời gian ựào tạo
3 Tiến hành ựào tạo Triển khai ựào tạo
4 đánh giá kết quả Kiểm tra kết quả ựào tạo của các ựối tượng ựược ựào tạo
Các rủi ro có thể xảy ra:
- Xác ựịnh không chắnh xác nhu cầu ựào tạo - đào tạo không ựúng phương pháp
- Kết quả ựào tạo không như mong muốn - Kết quả ựào tạo không ựúng thực tế
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
2.4.2.3. Kiểm soát nội bộ quy trình tắnh lương
Bảng 2. 7 Bảng các bước quy trình tắnh lương
STT Các bước Nội dung
1 Chuẩn bị tắnh lương
Chuẩn bị các thông tin có liên quan Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, danh sách CNV nghỉ chế ựộ, ựi học, nuôi con thơ, quyết ựịnh tăng giảm lương, quyết ựịnh kỷ luật
2 Tắnh lương Thực hiện nhập các thông tin vào máy tắnh Thiết lập công thức tắnh lương
3 Hoàn tất In bảng thanh toán lương và lưu trữ
Các rủi ro có thể xảy ra Quy trình tắnh lương gồm rất nhiều rủi ro - Rủi ro về cập nhật dữ liệu nhân sự:
+ Không ựầy ựủ số nhân viên hiện có trong kỳ tắnh lương + Không chắnh xác về chức năng, chức vụ, bộ phận, Ầ
+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tắnh lương (nhân viên ựã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên ựiều chuyển, nhân viên ựược tăng lương, nhân viên bị giảm lương, Ầ)
- Rủi ro về tắnh lương Tắnh lương không ựầy ựủ, không chắnh xác và không kịp thời,
+ Tắnh lương không chắnh xác vẫn tắnh lương cho công nhân viên ựã nghỉ hoặc thôi việc trong kỳ tắnh lương,
+ Tắnh lương sai Sai số liệu, sai công thức, sai người, sai chắnh sách của công ty, sai thuế thu nhập cá nhân Ầ
+ Tắnh lương không kịp so với ngày quy ựịnh của công ty
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, ựịnh dạng trước, bất kiêm nhiệm, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi
2.4.2.4. Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán lương
Bảng 2. 8 Bảng các bước quy trình thanh toán lương
STT Các bước Nội dung
1 Chuẩn bị trả lương Xác ựịnh cách thức trả lương, chuẩn bị bảng thanh toán lương, thẻ lương
2 Trả lương Tiến hành trả lương
Các rủi ro có thể xảy ra Quy trình trả lương chứa ựựng những rủi ro sau trả lương không ựầy ựủ, không chắnh xác, không kịp thời:
- Chi lương không ựúng với bảng lương Trả thiếu, trả thừa - Trả lương nhầm người (nhầm phiếu lương, nhầm tài khoản) - Trả lương không ựúng ngày quy ựịnh
Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi