6. Phương pháp nghiên cứu
2.2.4 Kế toán sử dụng máy thi công
Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí liên quan đến ca máy hoạt động. Nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác sản xuất, do hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, vì vậy Công ty đã rất chú ý đến việc trang bị các máy móc thiết bị sản xuất. Hiện tại, các máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất tại Công ty có rất nhiều loại.
Công ty sử dụng tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” để tập hợp chi phí máy thi công. Đơn vị hạch toán chi phí sử dụng máy thi công theo “Phương pháp báo sổ”.
Khi phát sinh công trình thi công mới thì Công ty tiến hành giao cho Xí nghiệp trực tiếp thi công cùng với việc phân bổ các loại xe, máy phục vụ thi công công trình. Tuy nhiên có nhiều loại xe, máy có giá trị lớn, số lượng có hạn Công ty không đủ để phân bổ trực tiếp thi công riêng cho từng công trình nên sẽ được điều động đến nhiều công trình khác nhau để thi công trong cùng một năm. Trong năm 2012 Công ty TNHH TMDV Việt Đặng đang thi công 3 công trình xây dựng là: Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao, Cải tạo đường Yết Kiêu – Xóm Vôi, Đường khu đô thị Trần Phú – Vạn Kiếp. Số lượng xe – máy Công ty phân bổ xuống đơn vị bao gồm xe – máy phục vụ riêng cho từng công trình và xe – máy phục vụ chung cho cả 3 công trình. Vì đặc điểm hoạt động của Công ty như vậy nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Công ty đã chia chi phí sử dụng máy thành hai loại đó là chi phí đích danh và chi phí không đích danh.
Chi phí đích danh: Là các chi phí xe – máy phục vụ riêng cho từng công trình bao gồm các chi phí: Nhiên liệu, phụ tùng xe máy thi công, lương cho lái xe máy, chi phí thuê xe, máy phục vụ riêng cho công trình xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao.... Chi phí này được quản lý trên chứng từ ghi sổ và sổ cái chi tiết cho từng công trình.
Đầu kỳ Công ty cấp kinh phí xe – máy thi công cho xí nghiệp, các kinh phí đó được dùng để sửa chữa xe – máy thi công, khám xe định kỳ hoặc bảo hiểm phương tiện, công cụ dụng cụ… Đến cuối kỳ tiến hành nghiệm thu các khoản chi phí thực sự phát sinh và tập hợp để đưa vào chi phí sử dụng xe – máy thi công theo định khoản:
Nợ TK 623 Giá trị nghiệm thu Có TK 1361 của từng đợt
Trên thực tế cho thấy kinh phí phát sinh mỗi lần sửa chữa, bảo dưỡng xe không phải là nhỏ, không những thế trong quá trình thi công một công trình có những xe máy phải sửa chữa, bảo dưỡng nhiều lần. Theo em, biện pháp để giảm chi phí này đó là thành lập một đội sửa chữa, bảo dưỡng xe – máy thi công định kỳ. Ban đầu thành lập cũng có khó khăn nhưng nếu xét về lâu dài thì lại rất có lợi cho Công ty.
Trình tự hạch toán chi phí nhiên liệu, phụ tùng cho xe – máy thi công: Các chi phí này được Công ty giao trách nhiệm cho xí nghiệp thi công tự mua bằng nguồn kinh phí được cấp hoặc tiền tạm ứng và nhập kho sau đó xuất theo nhu cầu sử dụng. Các chi phí này được cập nhật theo dõi thông qua lệnh cấp phát nhiên liệu được mở cho từng loại xe – máy cụ thể.
Hàng ngày, khi có nhu cầu về nhiên liệu, theo giấy đề nghị cấp phát nhiên liệu được đội trưởng phê duyệt, người điều khiển máy đưa đến thủ kho để nhận nhiên liệu. Khi nhận, người nhận ký ngay vào cột “người nhận ký” trên lệnh cấp phát nhiên liệu đã được mở cho từng loại xe – máy cụ thể. Giấy đề nghị cấp phát nhiên liệu và lệnh cấp phát nhiên liệu do thủ kho giữ, đến cuối tháng mới giao lại cho kế toán đội để viết phiếu xuất kho với số lượng tổng cộng chi tiết theo từng loại nhiên liệu đã nhận trong tháng trên lệnh cấp phát nhiên liệu (Phụ lục số 10)
Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ liên quan: Giấy đề nghị cấp phát nhiên liệu, lệnh cấp phát nhiên liệu, căn cứ số ca máy thực hiện để tính ra số nhiên liệu sử dụng thực tế trong tháng theo định mức đã được quy định sẵn cho tất cả các loại xe, máy. Như máy ủi KôMaSu D20A-6 được quy định: 1 ca làm việc 8 giờ (trong đó có 7 giờ hoạt động và 1 giờ bảo dưỡng) = 9 lít dầu diezen, di chuyển 100km = 40 lít dầu diezen, và cứ 100 lít dầu diezen thì tiêu hao hết 2 lít nhớt, các dầu, mỡ phụ khác
thường được thay theo định kỳ. Máy ủi KôMaSu D20A-6 trong tháng hoạt động 15 ca và số km di chuyển là 105km, như vậy số nhiên liệu tiêu hao trong kỳ là:
(105 x 40 lít)
Dầu diezen: (15 ca x 8 giờ x 9 lít) + = 1.122 lít 100 lít
Dầu nhớt HD40: 2.244 lít
Việc tính số nhiên liệu tiêu hao trong kỳ theo định mức cũng chỉ tính được một cách tương đối. Máy ủi KôMaSu D20A-6 trên thực tế trong tháng tiêu hao hết 1.130 lít dầu diezen và 2.247 lít dầu nhớt nhiều hơn so với định mức.
Thực tế, tình trạng nhiên liệu tiêu hao vượt định mức cũng thường xuyên xảy ra tại các xí nghiệp thi công nhưng nguyên nhân vượt quá định mức hầu như không được nhắc đến. Có những nguyên nhân khách quan nhưng cũng có những nguyên nhân chủ quan ở trong đó. Công ty đưa ra định mức tiêu hao nhiên liệu là dựa vào sự kiểm tra, tính toán của phòng kỹ thuật. Việc vượt quá định mức tiêu hao lẽ ra phải được kiểm soát chặt chẽ nhưng Công ty lại quản lý lỏng lẻo về vấn đề này dẫn đến những tình trạng bớt xén nhiên liệu trên quãng đường thi công. Tính theo từng tháng thì không nhiều nhưng trên cả công trình thì chi phí này cũng ảnh hưởng khá nhiều đến giá thành công trình thi công.
Các loại xe – máy khác cũng tính tương tự dựa vào số ca máy hoạt động, số km di chuyển và định mức quy định cho từng loại xe, máy đó. Sau khi tính toán, kế toán đội ghi vào dòng “thực tế tiêu hao” và xác định số nhiên liệu tồn cuối kỳ cho từng loại xe – máy trên lệnh cấp phát nhiên liệu đồng thời lập bảng chi tiết vật tư sử dụng cho xe, máy. Số nhiên liệu tồn nếu còn sử dụng tiếp cho công trình thì ghi vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ như các loại nguyên liệu, vật liệu đã trình bày ở trên.
Khi nhận được bảng chi tiết vật tư sử dụng cho xe, máy, kèm lệnh phát cấp nhiên liệu, nhật trình sử dụng xe, máy, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ…Kế toán Công ty kiểm tra và tiến hành ghi sổ dựa vào định khoản:
Có TK 152 : 36.256.840
Trình tự tính lương cho công nhân lái xe, máy: Bao gồm tiền lương cho công
nhân thuê ngoài và tiền lương công nhân thuộc biên chế Công ty.
+ Đối với tiền lương công nhân thuê ngoài: Để đảm bảo tiến độ thi công Công ty phải thuê máy móc thiết bị bên ngoài, thông thường Công ty phải thuê trọn gói (luôn cả máy và người điều khiển máy). Do đó số tiền công phải trả bao gồm tiền điều khiển và nhiên liệu chạy máy. Quá trình hoạt động của máy sẽ được theo dõi qua lệnh điều động máy và phiếu theo dõi ca xe, máy thi công. Khi nhận được lệnh điều động máy của Công ty, đội thi công có trách nhiệm theo dõi, ghi chép đầy đủ số ca máy hoạt động và số km di chuyển cho từng loại xe, máy. Căn cứ vào phiếu theo dõi và hợp đồng thuê máy đến cuối tháng kế toán đội lập bảng chi tiết xe máy thuê ngoài kèm theo hóa đơn chứng từ thanh toán bằng kinh phí cấp trên cấp:
Bảng 2.3: BẢNG CHI TIẾT CHI PHÍ XE, MÁY THUÊ NGOÀI
Tháng 01 năm 2012
Công trình: Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lương cao
STT Tên xe, máy Ca máy thực hiện Đơn giá(đồng) Thành tiền(đồng)
1 Máy san 3 1.000.000 3.000.000
2 Máy dầm 2 385.000 770.000
Cộng 3.770.000
(Nguồn từ sổ theo dõi xe – máy Công ty TNHH TMDV Việt Đặng)
Chi phí này đến cuối kỳ sẽ nghiệm thu cùng các chi phí khác làm căn cứ lập biên bản nghiệm thu và hạch toán và chứng từ ghi sổ 026 theo định khoản nghiệm thu chi tiết cho từng công trình:
Nợ TK 623 : 3.770.000 Có TK 331 : 3.770.000
Khi thanh toán cũng tiến hành ghi phiếu chi và trả bằng nguồn kinh phí được cấp cho đội theo định khoản:
Nợ TK 331 : 3.770.000 Có TK 1361 : 3.770.000
Chi phí lương và nhiên liệu cho công nhân lái xe, máy thuê ngoài thông thường được trả ngay sau khi nghiệm thu công trình. Chi phí này chiếm không nhiều trên chi phí giá thành sản phẩm.
+ Đối với công nhân thuộc biên chế của Công ty thì được hưởng hai loại lương đó là lương chính được tính dựa vào các hệ số chi phí nhân công trực tiếp. Và lương theo sản phẩm tính trên số m3 đối với xe vận chuyển đơn giá tính được Công ty quy định cho từng loại vật liệu. Số km thực tế di chuyển đối với máy thi công và mỗi loại máy có một đơn giá riêng theo quy định.
Số tiền lương nhận được cuối tháng = Lương chính + Tiền lương tăng thêm (Lương sản phẩm) – Các khoản trích (8% BHXH và 1,5% BHYT).
Tiền lương sản phẩm được tính chi tiết cho từng loại xe – máy và người lái.
Cuối tháng kế toán đơn vị thi công gửi bảng chấm công thời gian cùng phiếu tổng hợp thanh toán lên cho kế toán lương của Công ty để làm căn cứ tính lương cho từng công nhân trong tháng theo bảng tính lương nhân viên thi công (Phụ lục số 11)
như chi phí nhân công trực tiếp. Số liệu ở cột tổng (tháng 01/2012 tổng lương phát sinh là: 48.457.126) sẽ là căn cứ để hạch toán vào chứng từ ghi sổ:
Nợ TK 623 : 48.457.126 Có TK 334 : 48.457.126
Tiền lương của nhân viên thi công cũng tương tự của nhân công trực tiếp. Việc trả lương theo năm cũng gây các khó khăn, bất cập đối với nhân viên thi công.
Đối với khoản trích khấu hao xe – máy móc thi công dựa trên nguyên giá của các loại xe – máy và thời gian sử dụng theo quy định của Nhà nước và theo tình hình tăng, giảm TSCĐ trong tháng để xác định số khấu hao phải trích. Công ty áp dụng
“Phương pháp trích khấu hao TSCĐ theo đường thẳng”. Cụ thể như sau:
Để thi công công trình “Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao” Công ty đã phân bổ số lượng xe, máy phục vụ riêng cho công trình
Áp dụng phương pháp đường thẳng thì mức khấu hao trong một năm được tính như sau:
Mức khấu hao trong một Nguyên giá TSCĐ (i) =
năm của TSCĐ(i) Số năm sử dụng
Khấu hao xe, máy phục vụ cho công trình Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao 2013 như sau:
Bảng 2.4 BẢNG TÍNH KHẤU HAO XE – MÁY Năm 2012
Đơn vị tính: Đồng
TT Mã số Nguyên giá Năm
sử
Giá trị còn lại đến 31/12/2011
Trích KH năm 2012
Giá trị còn lại đến 31/12/2012 1 X015 540,600,000 10 162,180,000 54,060,000 108,120,000 2 X004 334,000,000 5 66,800,000 66,800,000 0 3 X058 451,692,238 8 301,128,159 55,282,040 225,846,119 4 X095 475,635,712 8 475,635,712 59,272,619 396,363,093 7 X106 557,893,506 11 557,893,506 50,717,591 507,175,915 8 X135 563,980,952 11 563,980,952 51,270,996 512,709,956 9 MU027 114,285,714 5 114,285,714 22,857,143 91,428,571 10 MU032 273,215,715 5 273,215,715 54,643,143 218,572,572 11 MX013 468,383,000 6 234,191,500 78,063,833 156,127,667 12 MX028 814,202,238 12 407,101,119 67,850,187 339,250,933 13 ML033 554,925,809 11 504,478,008 50,447,801 454,030,207 14 ML028 334,028,667 6 66,085,733 46,805,733 0 Cộng 5,482,843,551 3,427,696,118 418,071,085 3,009,625,033
(Nguồn từ sổ theo dõi xe – máy Công ty TNHH TMDV Việt Đặng)
Kết quả ở cột tổng sẽ làm căn cứ để định khoản hạch toán vào chứng từ ghi sổ 027: Nợ TK 623(Chi tiết công trình) : 418.071.085 đ
Có TK 214 : 418.071.085 đ
Việc trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng nó rất thuận lợi cho Công ty vì số lượng TSCĐ của Công ty là rất lớn. Nó dễ thực hiện tổng mức khấu hao phân bổ đều đặn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong suốt các năm và do đó không gây sự đột biến trong giá thành hạng mục công trình. Nhưng ta đã biết phương pháp này làm cho khả năng thu hồi vốn chậm, đôi khi không phản ánh đúng đắn mức độ hao mòn thực tế của TSCĐ nhất là hao mòn vô hình. Càng sử dụng thì máy càng phải sửa
chữa, bảo dưỡng thường xuyên, không cho được năng suất như ban đầu. Điều này làm ảnh hưởng tới tiến độ thi công những công trình về sau.
Chi phí sử dụng máy thi công không đích danh: Là khoản chi phí phát sinh không chỉ ra được tên công trình thi công. Bao gồm tất cả các chi phí phát sinh cho xe – máy phục vụ chung cho cả 3 công trình nói trên như chi phí nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ, lương công nhân lái xe – máy, khấu hao TSCĐ, các chi phí khác… Chi phí này thường chiếm tỷ lệ >50% trong tổng chi phí xe – máy vì xe – máy phục vụ chung khối lượng công việc lớn kéo theo các chi phí gắn liền cũng lớn như chi phí khấu hao, các chi phí bảo trì bảo dưỡng khác…
Cách hạch toán và ghi sổ các khoản chi phí này cũng tương tự như chi phí sử dụng xe – máy đích danh song nó được theo dõi riêng trên bộ sổ chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 623 (Không đích danh – xí nghiệp thi công công trình) và đến cuối kỳ tiến hành phân bổ và kết chuyển sang TK 623 đích danh. Với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty thì việc quản lý chi phí không đích danh như trên là đơn giản và hợp lý nhất.
Các chi phí phát sinh sẽ được tập hợp trên chứng từ ghi sổ TK Nợ 623 (Không đích danh – xí nghiệp thi công công trình)
Công ty áp dụng tiêu thức phân bổ chi phí sử dụng máy không đích danh theo “Tiêu thức chi phí sử dụng máy đích danh”. Công thức phân bổ như sau:
Phânbổ Chi phí sử dụngmáy không đích danh Chi phísử chiphísửcủacác CT dụng máy
dụng = * đíchdanh
máycho CT Chi phí sử dụng máy đích danh của công trình
củacác CT cần phân bổ
Trong năm 2012, các máy thi công được luân phiên thi công trên cùng 3 công trình. Theo số liệu thu thập được thì đến cuối năm 2012 tổng chi phí sử dụng máy đích danh và không đích danh của các công trình phát sinh là:
Hạng mục công trình Chi phí sử dụng máy đích danh của các CT
Tổng chi phí sử dụng máy không đích danh của các CT
Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao
1.043.576.404
5.375.642.421
Cải tạo đường Yết Kiêu – Xóm Vôi 3.041.826.930
Đường khu đô thị Trần Phú – Vạn Kiếp 168.278.872
Tổng 4.253.691.206
Vậy chi phí sử dụng máy thi công phục vụ cho công trình xây chợ đầu mối nông sản chất lượng cao được phân bổ như sau:
= (5.375.642.421 / 4.253.691.206) * 1.043.576.404 = 1.318.829.533 đ
Kết quả phân bổ sẽ được tập hợp thẳng vào sổ cái TK 623 đích danh theo định khoản sau:
Nợ TK 623 (Chi tiết công trình) : 1.318.829.533 Có TK 623 (Không đích danh) : 1.318.829.533
Như vậy, tổng chi phí sử dụng máy thi công của công trình “Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao” là:
1.2.1.4 + 1.043.576.404 = 2.362.405.937
Chi phí sử dụng máy thi công là 2.362.405.937 tại thời điểm hiện tại chiếm khoảng 17% giá thành dự toán công trình thi công, tỷ lệ này cũng là tỷ lệ phổ biến đối với các công trình thi công.
Sau khi kế toán tập hợp chi phí và phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ cái (Phụ lục số 12) hoàn tất thì tiến hành kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công sang TK 154 theo định khoản:
Nợ TK 154 : 2.362.405.937 Có TK 623 (Chi tiết công trình) : 2.362.405.937
Nhận xét: Đối với chi phí máy thi công, tại công trường vẫn còn tình trạng bớt xén nguyên liệu trên quãng đường thi công, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí và giá thành hạng mục công trình vì vậy Công ty cần có biện pháp quản lý chặt chẽ hơn.
Khấu hao máy thi công tính theo phương pháp đường thẳng chi phí ổn định nhưng không phản ánh đúng mức độ hao mòn thực tế của máy móc, thiết bị.