Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

6. Phương pháp nghiên cứu

2.2.2 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng rất lớn (Từ 70% đến 75%) trong tổng số chi phí phát sinh và thường không thể thay thế được trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc sử dụng nguyên vật liệu có tiết kiệm hay không cũng như việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu có chính xác hay không ảnh hưởng rất lớn đến việc phản ánh chi phí phát sinh trong kỳ cũng như giá thành của từng công trình, hạng mục công trình.

Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621 “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”, không mở tài khoản cấp 2 và mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.

Tại Công ty,vật tư sử dụng cho thi công được hạch toán theo giá thực tế (bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản). Công ty áp dụng phương pháp “Thực tế đích danh” để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Kể cả vật liệu chính, vật liệu phụ, Công ty đều hạch toán vào tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu” mà không mở tài khoản cấp 2.

Qua mô hình và thực trạng của việc hạch toán nguyên vật liệu dùng để thi công công trình của Công ty thì chúng ta có thể nhận thấy việc Công ty áp dụng phương pháp “thực tế đích danh” để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho là hợp lý đối với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty. Vì theo phương pháp này thì sản phẩm, vật tư, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Hơn nữa giá trị hàng xuất kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.

Thực trạng về việc Công ty hạch toán cả nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ vào TK 152 mà không mở tài khoản cấp 2 theo em thấy là chưa hợp lý vì khi xuất vật liệu chính như: đá, xi măng, sắt thép… cho thi công công trình, hạng mục công trình nào, kế toán đều mở sổ theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình nào thì hạch toán cho công trình, hạng mục công trình đó. Còn đối với các loại vật liệu phụ, vật liệu sử dụng luân chuyển như gỗ, ván, khuôn, cọc, ván thép, khung thép…mà sử dụng một lần cho công trình nào thì hạch toán toàn bộ chi phí cho công trình đó, còn nếu các loại vât liệu này được sử dụng 2 hay nhiều lần và cho 2 hay nhiều công trình khác nhau thì được phân bổ theo giá trị chia đều cho số lần sử dụng dự kiến. Tuy nhiên, trên thực tế doanh nghiệp khi mua vật liệu sử dụng luân chuyển nói trên hạch toán toàn bộ giá trị một lần công trình sử dụng đầu tiên, mặc dù các vật liệu sử dụng luân chuyển này còn được sử dụng cho các công trình khác nữa dẫn đến giá thành các công trình các vật liệu sử dụng luân chuyển này không được tập hợp đầy đủ và chính xác.

Công ty không áp dụng chế độ khoán gọn vật tư cho các đội thi công. Những loại vật tư chính có giá trị lớn như xi măng, sắt, thép, nhựa đường,… hầu hết đều do Công ty trực tiếp ký hợp đồng với người bán. Sau đó đưa về nhập kho tổng và sẽ tiến hành xét duyệt cấp vật tư cho đội thi công theo nhu cầu thực tế. Trong một năm đội thi công có thể xin cấp vật tư rất nhiều lần và được Công ty theo dõi trên tài khoản chi tiết 1361: “Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc”. Và đến cuối năm sẽ tiến hành nghiệm thu chi phí thực tế phát sinh. Hoặc vật tư có thể được mua và nhập thẳng kho của đội

thi công nếu trong kho Công ty không còn vật tư mà đội thi công yêu cầu và được Công ty ủy quyền mua cho đội thi công.

Với thực trạng trên, việc Công ty không áp dụng chế độ khoán gọn vật tư cho đội thi công mà cấp phát vật tư cho đội thi công theo đề nghị của đội thi công dựa vào định mức cũng không phải là biện pháp tối ưu nhất. Trên thực tế vật tư thường dùng ít hơn định mức nhưng rất ít khi được trả về kho Công ty, đó là do tình trạng bớt xén nguyên vật liệu trong quá trình vận chuyển và thi công công trình tại các đội thi công. Việc bớt xén nguyên vật liệu này cũng ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành hoạt động xây lắp. Năm 2009, Công ty cũng đã có đợt kiểm tra tới một vài đội thi công và phát hiện tình trạng bớt xén này và cũng đã có các biện pháp phạt cảnh báo một vài nhân viên nhưng việc kiểm tra này không được thực hiện thường xuyên nên những năm sau này việc bớt xén vẫn tiếp tục xảy ra. Công ty cần có các biện pháp mới triệt để hơn trong quá trình cấp phát nguyên vật liệu như kiểm tra, kiểm soát thường xuyên tiến độ và chất lượng công trình thi công; phạt thật nặng đối với các nhân viên vi phạm; tuyển các nhân viên có phẩm chất đạo đức, tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc…

 Trường hợp xuất vật tư từ kho của đội thi công: khi mua vật tư về sau khi kiểm kê hàng căn cứ hóa đơn mua hàng, kế toán đội lập Phiếu nhập kho của Xí nghiệp (Phụ lục số 1)

Khi có nhu cầu sử dụng, căn cứ “Giấy đề nghị cấp vật tư” (Phụ lục số 2) được giám đốc xác nhận, kế toán xí nghiệp viết phiếu xuất kho (2 liên) (Phụ lục số 3) để xuất vật tư ra sử dụng. Các giấy tờ liên quan sẽ được chuyển về phòng tài vụ Công ty để theo dõi, tính thuế GTGT và tiến hành ghi sổ.

Sau khi lập phiếu xuất kho kế toán vật tư tập hợp phiếu xuất kho riêng của từng công trình rồi đóng thành lập lưu trữ tại bộ phận để đưa vào “Bảng kê phiếu xuất kho vật tư” (Phụ lục số 4)

Từ bảng kê phiếu xuất kho vật tư kế toán sẽ tập hợp vào chứng từ ghi sổ 024 sau đó căn cứ vào số liệu trên chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ cái TK 621, 152 dựa vào định khoản:

Có TK 152 : 20.400.000

Nếu nguyên vật liệu xuất kho sử dụng không hết thì sẽ làm thủ tục nhập lại kho. Nhưng trường hợp này ở Công ty con thường ít xảy ra vì việc xuất thường theo định mức và được theo dõi theo trình tự khối lượng công việc.

 Trường hợp xuất kho vật tư tại kho Công ty: Các đội thi công căn cứ vào tiến trình công việc để lập “Giấy đề nghị cấp vật tư” chuyển lên các phòng có liên quan xin xét duyệt cấp vật tư. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trưởng phòng vật tư tiến hành cấp phiếu xuất kho cùng chữ ký. Phiếu xuất kho được đưa lên các phòng liên quan xin chữ ký chứng thực và cuối cùng chuyển đến phòng vật tư để làm các thủ tục xuất và nhận vật tư. Kế toán vật tư lập phiếu xuất kho ghi thành 2 liên:

+ Liên 1: Giao cho người lĩnh vật tư và chuyển về lưu ở các xí nghiệp, các đội.

+ Liên 2: Giao cho thủ kho Công ty xác nhận vào thẻ kho chuyển cho phòng kế toán lưu lại trong hồ sơ.

Trên thực tế việc luân chuyển chứng từ kho lên phòng kế toán nhiều khi chậm do thiếu tính chuyên nghiệp như hóa đơn nhập xuất đã đủ chữ ký và viết rồi, trên sổ sách còn hàng nhưng thực tế trong kho không có hàng vì vậy kho không chuyển chứng từ lên phòng kế toán dẫn đến việc chậm hạch toán đôi khi ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh và thuế của Công ty. Tình trạng này xảy ra khá thường xuyên. Công ty cũng cần phải đưa ra một quy trình lưu chuyển chứng từ hợp lý hơn để hạn chế trường hợp trên.

Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán cũng tiến hành tương tự như xuất vật tư từ kho xí nghiệp thi công là lập bảng kê phiếu xuất kho vật tư. Và từ bảng kê phiếu xuất kho vật tư kế toán tiến hành tập hợp vào chứng từ ghi sổ căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ cái của TK 152, 1361 dựa vào định khoản:

Nợ TK 1361(Xí nghiệp thi công) : 10.227.270

Có TK 152 : 10.227.270

TK 1361 sẽ được theo dõi đến cuối kỳ kế toán (cuối năm) thì đội nghiệm thu của Công ty tổng tiến hành nghiệm thu chi phí thực tế phát sinh của công trình có “Biên bản nghiệm thu khối lượng vật tư – thiết bị” (Phụ lục 5)kèm theo.

Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng vật tư kế toán tiến hành ghi chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 621, 1361 chi tiết theo công trình dựa vào định khoản nghiệm thu:

Nợ TK 621 : 753.730.894

Cuối kỳ, số vật tư còn tồn sẽ được đội thi công lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, giám đốc Công ty con ký tên rồi giao cho phòng tài vụ Công ty.

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ nhằm theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ ở đội thi công, là cơ sở cho kế toán kiểm tra tình trạng thực hiện định mức sử dụng vật tư của đội thi công cuối kỳ hay khi công trình được hoàn thành.

Số vật tư không cần sử dụng hoặc sử dụng không hết nếu giữ lại công trường để kỳ sau tiếp tục thi công thì kế toán tiến hành ghi “Bút toán đỏ” giá trị vật tư còn tồn theo định khoản:

Nợ TK 1361 : 4.045.454

Có TK 152 : 4.045.454

Hoặc kế toán làm thủ tục nhập lại kho tổng Công ty nếu hoàn tất công trình được bàn giao dựa vào định khoản:

Nợ TK 152 : 4.045.454

Có TK 1361 : 4.045.454

Đó là một số nghiệp vụ nhỏ minh họa cho quá trình luân chuyển chứng từ. Căn cứ vào đó kế toán tiến hành ghi chứng từ ghi sổ vào sổ cái TK 621.

Sau khi tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì kế toán tiến hành kết chuyển sang TK 154 để tính giá thành hạng mục công trình,phản ánh như sau:

Nợ TK 154 : 4.946.720.750

Có TK 621 : 4.946.720.750

Trong các công trình xây dựng, việc quản lý chi phí nguyên vật liệu rất khó khăn vì nó chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí phát sinh và các hoạt động xây lắp diễn ra ở công trường. Việc quản lý, tính toán và đo lường chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp thường làm một cách hình thức hoặc thậm chí bỏ qua không làm dẫn tới chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp tăng so với thực tế. Mặt khác việc đánh giá, kiểm kê khối lượng, giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết vào công trình (thực tế kế toán đã hạch toán vào giá trị công trình) cũng hầu như không được xác định, kiểm kê để kế toán có căn cứ để ghi giảm giá trị công trình, làm cho giá thành thực tế công trình tăng cao không phản ánh đúng với giá thành thực tế của công trình.

Ở công trình: Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao, qua các phiếu nhập kho, xuất kho và bảng kê phiếu xuất kho (Phụ lục) ta thấy được một số vật tư như sắt,thép, đá, xi măng…(chiếm khoảng 20% - 40%) trong tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình song những vật tư này có giá cả không ổn định theo chiều hướng tăng dần sau mỗi lần nhập kho. Điều này làm ảnh hưởng tới giá thành của công trình, cụ thể thì nó tác động làm tăng giá thành. Vì thế Công ty cần xem xét và tham khảo giá của vật tư từ nhiều nguồn khác nhau cũng như cần chặt chẽ hơn trong việc kiểm kê khối lượng, giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết vào công trình để tối thiểu hóa chi phí nâng cao hiệu quả về việc giảm giá thành của công trình, nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Nhận xét: Chi phí nguyên vật liệu cho công trình “Xây dựng chợ đầu mối nông sản chất lượng cao” là 4.946.720.750 cao hơn chi phí dự toán: 4.675.546.234có thể là do một vài nguyên nhân như giá cả thị trường của vật liệu, thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình thi công… nhưng nguyên nhân thấy rõ và lớn nhất là do giá cả vật tư tăng cao do ảnh hưởng bởi tình hình lạm phát trong nước đẩy chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với dự kiến của Công ty. Điều này tác động làm ảnh hưởng không tốt tới giá thành sản phẩm – làm tăng giá thành của công trình, hạng mục công trình.