6. Phương pháp nghiên cứu
2.1.3Cơ cấu tổ chức các bộ máy hoạt động tại Công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Hội đồng thành viên Giám đốc P.GĐ Vật tư – Thiết bị P.GĐ Dự án – Kỹ thuật
(Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán)
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận:
-Hội đồng thành viên: Báo cáo tình hình hoạt động Công ty và đưa ra những giải pháp các chiến lược phát triển Công ty.
-Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty quyết định phương hướng kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và các chủ trương lớn của Công ty, quyết định về việc hợp tác đầu tư, liên doanh kinh tế của Công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao, phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ Công ty, phê chuẩn quyết đoán của các đơn vị trực thuộc và duyệt tổng quyết toán của Công ty. Lãnh đạo tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm điều lệ Công ty. Chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước.
P . T ổ ch ức ha ̀nh c hi ́nh P.GĐ Kế toán – Hành chính P.GĐ Thươngmại – Dịch vụ P.GĐ Kế hoạch P . K ế ho ạc h P . K ế to
án P. tài Vật vụ tư . P Qua . P ́ Thi nghi P. ệm Dự án
̉ n ly ́ th iê ́t bi ̣
-Phó giám đốc từng bộ phận: Là người giúp việc cho GĐ, được GĐ ủy quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với GĐ về phần việc được giao.
-Phòng kinh tế kế hoạch: Hướng dẫn các đơn vị thuộc Công ty xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn và tổng hợp kế hoạch, báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cùng với các phòng và các đơn vị trực thuộc để xây dựng đồng bộ các mặt kế hoạch. Chuẩn bị thủ tục cho GĐ Công ty ra kế hoạch và xét duyệt hoàn toàn kế hoạch của các đơn vị trực thuộc.
-Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho GĐ về bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty. Quản lý hồ sơ lý lịch của nhân viên, giải quyết thủ tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, kỷ luật, khen thưởng. Quy hoạch cán bộ tham mưu cho GĐ, đề bạt và phân bố cán bộ lãnh đạo và quản lý. Theo dõi pháp chế về hoạt động SXKD của Công ty, hướng dẫn các phòng ban trong Công ty hoạt động kí kết hợp đồng, liên kết kinh doanh đúng pháp luật.
-Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức hoạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổng hợp kết quả kinh doanh lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống có sự diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tư, nhiên liệu trong sản xuất kinh doanh, phản ánh đề xuất kế hoạch thu chi, tiền mặt và các hình thức thanh toán khác, thực hiện quyết toán quý, tháng, năm đúng tiến độ và lỗ lãi giúp ban GĐ nắm chắc nguồn vốn biết tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ.
-Phòng vật tư: Mua, cung ứng vật tư theo yêu cầu tiến độ của CT thi công. -Phòng thí nghiệm: Thực hiện các việc thí nghiệm các mẫu vật.
-Phòng dự án: Lập các dự án thi công công trình.
-Phòng kĩ thuật: Quản lý và kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng các chương trình sản xuất hàng năm và dài hạn của Công ty. Hướng dẫn sử dụng máy móc thiết bị mới nhập về. Lập các hồ sơ hoàn thành công trình của các công trình đã hoàn thành để bàn giao đưa vào sử dụng.
2.1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: VNĐ
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
-Sử dụng phần mềm kế toán: EFFECT – ERP - Áp dụng giá xuất kho: thực tế đích danh
- Trích khấu hao tài sản cố định: Định kỳ theo tỷ lệ quy định
- Hoạch toán hàng tồn kho theo phương pháp: Kê khai thường xuyên - Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn từ phòng tổ chức – cán bộ)
Chức năng nhiệm vụ của kế toán
- Kế toán trưởng (trưởng phòng tài vụ): Là người chịu trách nhiệm cụ thể trước Tổng giám đốc Công ty về mọi hoạt động tài chính kế toán và là người trực tiếp chỉ đạo quản lý chung công việc trong phòng kế toán. Hàng quý, hàng năm tổ chức
Kế toán trưởng
PP. Kế toán tổng hợp và giá
thành PP. Phụ trách công nợ vàkhách hàng Kế toán tài sản cốđịnh Thủqu ỹ Kế toán lương Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán thuế
phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo chế độ Nhà nước, từ đó tham mưu cho GĐ ra quyết định về quản lý kinh tế tài chính, về SX kịp thời, đúng tiến độ nhằm tăng cường công tác quản ký kinh tế, kích thích hoạt động SXKD có hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phó phòng tài vụ (Kế toán tổng hợp giá thành): Kiểm tra thanh toán, nghiệm thu công trình. Tham gia các cuộc họp thường niên của Công ty. Lập kiểm tra báo cáo kế toán hàng tháng, quý, năm theo quy định của Công ty đảm bảo đúng tiến độ, chính xác kịp thời.
- Phó phòng kế toán phụ trách công nợ và khách hàng: Quản lý được phân công trong phòng. Báo cáo các hoạt động tài chính liên quan được giao. Giám sát và kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện công nợ tham mưu cho Kế toán trưởng trong việc thanh toán và thu hồi. Tổng hợp và phân tích tình hình khách hàng phân loại khách hàng để tham mưu cho kế toán.
- Kế toán thuế: Thanh toán nội bộ, tổng hợp, kê khai thuế, quyết toán thuế.
- Kế toán công nợ: Kiểm soát các hoạt động mua bán giao dịch với khách hàng lập kế hoạch để xuất thanh toán chịu trách nhiệm và thanh toán công nợ phân loại được đối tượng công nợ. Theo dõi các chứng từ liên quan đến công nợ và khách hàng.
- Kế toán TSCĐ: Cung cấp hệ thống tài sản, cập nhật tài sản, xử lý, thanh lý, chuyển nhượng tài sản, hàng năm lập báo cáo tổng hợp tài sản của Công ty.
- Kế toán lương: Thực hiện kiểm soát các hoạt động tiền lương đối với cán bộ công nhân viên Công ty đảm bảo chính sách tiền lương và các chế độ khác của Công ty. Cấpvà thanh toán tạm ứng lương cho nhân viên Công ty.
-Kế toán Ngân hàng: Thực hiện việc thanh toán thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi quản lý số tiền mặt, tiền gửi vào các khoản vay dài hạn, ngắn hạn khác, theo dõi quản lý khoản vay tạm ứng và giao dịch trực tiếp với ngân hàng.
- Thủ quỹ: Thu chi các khoản mua bán phát sinh. Thủ quỹ tiền mặt của Tổng công ty.
Với đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty nên công tác kế toán giữ vai trò quan trọng, Công ty tổ chức hoạch toán và ghi sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sô
̉.Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc sổ đăng ký chứng từ kế toán cùng loại và có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, trướckhi ghi sổ kế toán phải được kế toán trưởng duyệt.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ được thể hiện rõ qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Sổ cái
Chứng từ kế toán
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ chi tiết các tài khoản
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số
phát sinh Bảng chứng từ kế
toán cùng loại
Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng
Hàng ngày dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, để làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trừ các chứng từ có liên quan đến tài khoản 111, 112 thì được ghi vào sổ quỹ.
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau.
Quá trình ghi và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện thông qua máy tính với phần mềm kế toán EFFECT – ERP và kết hợp với phần mềm EXCEL. Phần mềm kế toán EFFECT – ERP được Công ty mua lại bản quyền của Công ty Phần mềm EFFECT, đạt chứng chỉ ISO 9001:2000. Phần mềm được chia thành nhiều mảng kế toán khác nhau. Và mỗi mảng tương ứng một hình thức kế toán nhất định được giao cho một nhân viên trong phòng kế toán đảm nhiệm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.4:Quy trình sử dụng phần mềm EFFECT