VII. Bố cục của luận án
1.1.2 Các yếu tố ảnh hirởng đến chuẩn hoả trong xử ỉỷ tài liệu
Cĩ nhiều yếu tố tác động đến sự chuẩn hĩa trong xử lý tài liệu, trong số đĩ, cĩ
năm yếu tố quan trọng ảnh hưởng và quyết định việc chuẩn hĩa trong hoạt động thư
viện nĩi chung và trong cơng tác xử lý tài liệu nĩi riêng: Tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp
vụ, tài liệu hướng dẫn, văn bản pháp quy, phương thức xử lý tài liệu và người làm
cơng tác xử lý tài liệu.
Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuậí
Trong các yếu tố đảm bảo thực hiện chuẩn hố thì tiêu chuẩn là một yếu tố quan
trọng. Trong cơng tác xử lý tài liệu, việc xây dựng, thơng qua và thực thi một hệ
thống các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sẽ gĩp phần đẩy nhanh tiến trình chuẩn hĩa.
Tuy nhiên, tiêu chuẩn cùng khơng phải là khuơn mầu để mọi người áp dụng máy mĩc
mà khơng cần suy xét. Tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn quốc gia thường khơng
để :hực hiện chuẩn hĩa. Để các tiêu chuần được áp dụng vào thực tiễn một cách đồng
bộ, cần cĩ những quy định về mặt pháp lý.
Chuẩn nghiệp vụ
Chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu là những íiêu chuẩn, quy định hoặc cơng cụ
được sử dụng trong quá trình xử lý tài liệu. Các quy định trong xử lý tài liệu bao gồm
quy định về phương pháp, quy trình, nguyên tắc cần áp dụng khi thực hiện các khâu
xử lý tài liệu cụ íhể. Cơng cụ được sử dụng trong xử lý tài liệu bao gồm: các quy tắc
biên mục, các khung phân loại, các bảng tiêu đề chú đề, các Thesaurus, Từ điển từ
kiiĩa. Bộ từ khĩa, cơng cụ kiểm sốt từ vựng trong định chỉ mục, các khổ mẫu biên
mục...
Khơng thể thực hiện được chuẩn hĩa trong xử lý tài liệu nếu thiếu những quy định,
cơng cụ chuẩn. Các chuẩn nghiệp vụ này phải thường xuyên được hiệu chỉnh, cập
nhật cho phù hợp với yêu câu của thực tiễn cơng tác xử lý tài liệu. Việc sử dụng
chuẩn nghiệp vụ nào vào cơng tác xử lý tài liệu phụ thuộc vào sự lựa chọn của thư
viện/hệ thống thư viện hoặc theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước thơng qua các văn bản pháp quy.
Văn bản pháp quy
Văn bản pháp quy (hay cịn gọi là các văn bản quy phạm pháp luật) là văn bản do
Nhà nước hoặc cơ quan cĩ thẩm quyền ban hành hoặc phổi hợp ban hành theo thẩm
quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định theo Luật Ban hành vãn bản quy
phạni pháp luật. Văn bản pháp quy giữ một vai trị quan trọng trong việc thực hiện
chuẩi hố. Các văn bản này bao gồm: luật, pháp lệnh, nghị định, thơng tư của các cơ
quan quản lý Nhà nước, các văn bản hướng dẫn của hội nghề nghiệp... cĩ một ảnh
hưởrg khơng nhỏ đến việc định hướng, quy mơ thực thi và triển khai các tiêu chuẩn
và ciuẩn nghiệp vụ trong các thư viện và cơ quan thơng tin. Cả tiêu chuẩn và các
chuẩi nghiệp vụ đều là những cơng cụ khơng thể thiếu trong xử lý tài liệu nhưng việc
lựa íhọn tiêu chuẩn/chuẩn nghiệp vụ nào phụ thuộc vào quy định của các cơ quan cĩ
trácl- nhiệm. Vì thế, những quy định trong văn bản pháp quy quy định về việc áp dụng
hoặc cản trở việc chuẩn hố hoạt động thư viện nĩi chung và cơng tác xử lý tài liệu
nĩi riêng.
Phương thức x ử iý tài liệu
Phương thức xử lý tài liệu là cách thức các thư viện tổ chức cơng tác xử lý tài liệu.
Hiện nay, trên thế giới tiến hành một sổ phương thức: xử lý tập trung, thực hiện sao
chép kết quả xử lý cùa các trung tâm biên mục tập trung hoặc Biên mục trong xuất
bản phẩm và tự xử lý.
Phương thức xử lý tập trung là phương thức xử lý do một trung tâm biên mục,
hoặc do một thư viện đứng đầu một hệ thống thực hiện. Các thư viện khác sử dụng
chung kết quả của trung tâm. Phương thức này cĩ hai LTU điểm nổi bật là: Các dữ ỉiệu
được xử lý một cách chuyên nghiệp, chuẩn xác và các thư viện sẽ tiết kiệm thời gian,
cơng sức trong việc xử lý. Nhờ xử lý tập trung, các thư viện cĩ dữ liệu thống nhất,
thuận lợi cho việc chia sẻ thơng tin, chia sẻ nguồn lực trong các thư viện.
Phương thức sao chép là phương thức xử lý do các thư viện thực hiện dựa trên
việc sử dụng các kết quả biên mục cùa một trung tâm/nhà cung cấp hoặc kết quả biên
mục trong xuất bản phẩm. Phương thức này được áp đụng ở nhiều nước trên thế giới
và cĩ ưu điểm các thư viện sẽ tiết kiệm thời gian, cơng sức trong việc xử lý. Nhở việc
sao chép các kết quả xử lý của các trung tâm biên mục cĩ uy tín nên chất lượng và
tính thống nhất của kết quả xử lý trong các được đảm bảo.
Phương thức tự xử lý !à phương thức xử ỉý tài liệu được thực hiện trong một thư
viện. Phương thức này mang tính cục bộ và nhược điểm lớn nhất là thiếu thống nhất,
chuẩn xác và mất nhiều thời gian cơng sức.
Trong các yếu tố ảnh hưởng đến chuẩn hĩa trong xử lý tài liệu, phương thức xử lý
giữ vai trị quan trọng và quyết định. Chì với việc thực hiện biên mục tập trung và đẩy
mạnh sao chép trong xử lý tài liệu thì sự chuẩn hỏa mới cĩ thể được kiểm sốt và tiết
kiệm nhân lực, vật lực.
ỉ^girờì làm cơng tác x ử ỉỷ tài iiệu
Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con người cũng giữ một vai trị quan trọng
cƠKg cụ và phương pháp. Phương pháp xử lý cĩ thể được phổ biến qua các lớp tập
huấn, các chương trình đào tạo hoặc qua các vãn bản hướng dẫn gắn với từng cơng
cụ. Nhưng gắn với một quá trình xử lý tài liệu cụ thể thỉ phương pháp xử lý được thể
hiệi thơng qua việc thực hành, thực hiện của người làm cơng tác xử lý. Để đảm bảo
sự :huẩn hĩa trong cơng tác xử lý tài liệu, người làm cơng tác xử lý phải được trang
bị (ác kiến thức và kỹ năng thực hiện các khâu xử lý, am hiểu các nguyên tẳc và cơng
cụ <ử lý cụ thể. Mức độ chuẩn hĩa của kết quả xử lý tài liệu phụ thuộc vào trình độ
CỦ£ người làm cơng tác xử lý. Trình độ của người làm cơng tác xử lý tài liệu được
xen xét trên ba tiêu chí: hiểu biết chung, chuyên mơn nghiệp vụ và kiến thức ngoại
ngũ. Đối với các thư viện chuyên ngành, để làm tốt cơng tác xử lý tài liệu, người làm
cơrg tác xử lý cịn phải cĩ kiến thức liên quan đến chuyên ngành thư viện phục vụ.
Ỉ.2 Vai trị cùa chuẩn hố trong xử lý tài liệu đối vĩi hoạt động thư viện