VII. Bố cục của luận án
U .3 Tmh hình chuẩn hố trong xử ỉỷ tài liệu của nước ngồ
2.2.3 Các íiêu chuẩn ViệtNam
So với thế giới, cơng tác tiêu chuẩn hĩa ở Việt Nam được tiến hành cĩ phần
muộn hơn. Việc thiết lập các Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) về cơng tác thư viện bắt
đầu được quan tâm xây dựng và ban hành vào những năm 80 của Thế kỷ XX. Tổng
Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng chịu trách nhiệm ban hành các TCVN về thư
viện nĩi chung và xử lý tài liệu nĩi riêng. Hiện nay ở Việt Nam cĩ 102 ban kỹ thuật
tiêu chuẩn quốc gia. Ngày 14 tháng 7 năm 2004, Tổng Cục trường Tổng cục Tiêu
chuẩn Đo lường Chất lượng đã ra Quyết định số 4 ỉ 4/ TĐC-QĐ về việc thành lập
Ban Kỹ thuật TCVN/TC46: Thơng tin và tư liệu. Ban TCVN/TC46 Thơng tin và tư
liệu đo Tiến sĩ Tạ Bá Hưng làm trưởng ban [161]. Trước đây, các TCVN do ù y ban
Khoa học Kỹ thuật Nhà nước ban hành, nay do Bộ Khoa học và Cơng nghệ ban
hành. Từ năm 1991 trở về tmớc, do hoạt động thư viện của Việt Nam thời bấy giờ
chịu nhiều ảnh hưởng của Liên Xơ (cũ), nên các TCVN được xây dựng dựa trên các
tiêu chuẩn do Tổ chức Tiêu chuẩn hĩa quốc gia của Liên Xơ (cũ) (GOST) và của
khối SEV ban hành. Từ sau 1991, các TCVN chủ yếu lại dựa vào việc dịch các Tiêu
chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn của Hoa Kỳ. Cho đến nay, việc xây dựng và ban hành
các TCVN trên danh nghĩa do Ban Kỹ thuật TC46 nhưng cũng cĩ 1 tiêu chuẩn do
Ban Kỹ thuật TCVN/TC 154 Quy trình các yếu tổ dữ liệu trong thương mại, cơng
nghiệp và hành chính biên soạn. Tính đến nay, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất
lượng đă ban hành được 13 TCVN về/liên quan đến cơng tác thư viện, trong số đĩ
Trorg 9 tiêu chuẩn liên quan trực tiếp, cĩ 3 TCVN liên quan đến biên mục mơ tả tài
liệu, 1 TCVN liên quan đến xử lý nội dung tài liệu, 2 TCVN liên quan đến biên mục
đọc náy, 3 TCVN liên quan đến các lưu trữ thơng tin [67]. Cụ thể như sau;
Têu chuẩn Hên quan đến biên mực mơ tả tài liêu
*TCVN 4743-ỉ 989 X ử lý thơng tin-Mơ tả thư mục tài liệu ban hành năm 1989
Têu chuẩn này được xây dựng dựa trên Tiêu chuẩn ST SEV 1072-1978. Tiêu
chuẩi đo Viện Thơng tin Khoa học và Kỳ thuật Trung ương biên soạn, ủ y ban
Khoíhọc và Kỹ thuật Nhà nước ban hành.
Têu chuẩn này quy định những yêu cầu đặt ra với cơng tác mơ tả thư mục một
tài lim và các quy tắc biên soạn bản mơ tả ấy. Khái niệm tài liệu ở đây bao gồm các
tài lim cơng bố hoặc khơng cơng bố với các loại hình khác nhau: Sách, xuất bản phẩrr tiếp tục, các tài liệu định mức kỹ thuật, các tài liệu kỹ thuật, các báo cáo
nghiéi cửu khoa học, các tài liệu dịch và luận án. Đây là tiêu chuẩn cĩ tính bắt buộc
đối vVi các cơ quan thơng tin khoa học kỹ thuật, thư viện, nhà xuất bản, các tổ chức
xuất làn, những cơ quan cĩ làm thư mục [50].
*TCVN 5697:ỉ 992 Hoạt động thư viện thơng tìn.Từ và cụm từ Tiếng Việt viết tắt írtng mỏ tả thư mục
Têu chuần này được xây đựng dựa trên ISO 832-1975 và ISO 4 -1984. Tiêu
chuẩrdo Trung tâm Thơng tin Khoa học và Kỹ thuật Quốc gia biên soạn, Bộ Khoa
học, (ơng nghệ và Mơi trường ban hành.
Têu chuẩn này quy định danh mục các từ và cụm từ Tiếng Việt viết tát thơng
dụng lùng cho mơ tả thư mục tài liệu, Tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc viết tắt các
từ và á c cụm từ đĩ và cách sử đụng chúng. Tiêu chuẩn này cịn quỵ định đanh mục
các tìivà cụm từ khơng thuộc lĩnh vực hoạt động thư viện [51].
*TCVN 5698-ỉ 992: Hoạt động thư viện thơng tin. Từ và cụm từ tiếng nước ngồm ểt tắt dừng trong mơ tả thư mục.
Tiêu chuẩn này quy định đanh mục các từ và cụm từ tiếng nước ngồi viết tắt
thơng dựig dùng cho mơ tả thư mục tài liệu. Tiêu chuẩn đưa ra các nguyên tắc viết
tắt các tư và các cụm từ đĩ và các ngơn ngữ nước ngồi được đề cập trong tiêu
chuẩn này bao gồm: Tiếng Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha và Tiếng Nga [52].
TCVN iiên auan đến x ử lý nơi duns tài liêu
* r C '^ 4524: 2009 Tư ỉiệu-Bàỉ tĩm tẳt cho xuất bản phẩm và tư liệu.
Tiêu chuẩn này hồn tồn tương ứng ISO 214:1976 Tư liệu-Tĩm tắt cho xuất
bản phim và tư iiệu {Documenĩation-Abstracts fo r Publicatỉons and
Docvmentation). Tiêu chuẩn do Trung tâm Thơng tin Khoa học và Cơng nghệ Quốc gia đề xiil, Ban Kỹ thuật TCVN/ TC46 biên soạn, Bộ Khoa học, Cơng nghệ và Mơi
trường bin hành.
Tiêu chuẩn này đã thay thế cho TCVN 4524-88 Xử lý thơng tin-Bài tĩm tắt và
bài chú ịiải, Tiêu chuẩn đưa ra hướng dẫn cho việc chuẩn bị và trình bày các bài tĩm
tắt, các tii liệu được chuẩn bị bời tác giả hoặc khơng bởi tác giả [49]. Tiêu chuẩn đã
đặt ra nhĩng quy định cụ thể về cách trình bày và văn phong đối với các bài tĩm tắt áp
đụng đối với nhiều dạng tài liệu khác nhau: tài liệu cấp 1 (tạp chí, báo cáo và iuận
văn, tài lệu chuyên khảo và kỷ yếu, tài liệu sáng chế), các xuất bản phẩm và dịch vụ
cấp 2 và :ác phiếu tư liệu.
Tiêu chuẩn đã được sốt xét. Tuy nhiên, phiên bản mới khơng phải là sự cập
nhật, bổ lung mà là sự thay thế bằng cách chấp nhận một tiêu chuẩn quốc tế.
TCVN Hên auan đến khổ mẫu biên mục
* T C ^ 7539: 2005 Thơng tin và Tư Ỉiệu-Khổ mau MARC 21 cho dữ liệu thư mục.
Tiêu :huẩn này quy định về cách trình bày các dữ liệu thư mục cho biên mục
đọc máy đối với các tài liệu văn bản in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất
bản phẩn nhiều kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn họfp.
Tiêuchuần TCVN 7539: quy định các trường trong biểu ghi MARC21 được lựa
bảo sự bao quát ở mức hợp lý trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn biên mục ở Việt Nam.
Mỗi trường được cấu trúc thành 3 phần: Định nghĩa và phạm vi trường; cấu trúc
trường và Quy ước nhập dữ liệu [56].
* TCVN 7980: 2008 Thơng tin và tài liệu. Bộ phần tử siêu dữ liệu Dubỉin Core
Tiêu chuẩn này do Ban Kỹ thuật TCVN/TC154 Quy trình các yếu tố dữ liệu
trong thương mại, cơng nghiệp và hành chính biên soạn dựa trên việc dịch ISO
15836:2003.
Tiêu chuẩn này hướng dẫn mơ tả tài nguyên thơng tin với ỉdìuyến cáo chỉ áp
dụng cho bộ phần tử được sử dụng trong các ứng dụng hoặc dự án cụ thể, Tiêu
chuẩn đưa ra 15 yếu tố tương đương 15 phần tử trong biên mục siêu dữ liệu theo
Dublin Core [58].
* TCVN 7587:2007 Thơng tin và Tư liệu-Tên và Mã địa danh Việt Nam dừng trong lưu trữ và trao đổi thơng tin khoa học và cơng nghệ
Tiêu chuẩn do Trung tâm Thơng tin Khoa học và Cơng nghệ Quốc gia đề xuất,
Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia/TC46 biên soạn, Bộ Khoa học và Cơng nghệ ban
hành. Tiêu chuẩn này được biên soạn dựa trên TCVN 5697-Ì992: Hoạt động thơng
tin tư ỉỉệu. Từ và cụm từ Tiếng Việt viết tắt dùng trong mơ tả thư mục.
Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu và quy tắc viết địa danh Việt Nam (bao
gồm địa đanh hành chính và phi hành chính) và mã các tinh/thành phố trực thuộc
trung ương trong lưu trữ và trao đổi thơng tin khoa học và cơng nghệ.
Nội dung tiêu chuẩn bao gồm các quy định về viết địa danli trong mối quan hệ
với tài liệu: Địa danh là nội dung của tài liệu; Địa danh là nơi sản sinh ra tài liệu và
Địa danh là nơi lưu trữ tài liệu [57].
* TCVN 7588: 2007 Thơng tin và Tư lìệu-Tên và Mã tổ chức dịch vụ Thơng tin KH&CN Việt Nam dùng trong lưu trữ và trao đổi thơng tỉn khoa học và cơng nghệ
Tiêu chuẩn do Trung tâm Thơng tin Khoa học và Cơng nghệ Quốc gia đề xuất,
Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia/TC46 biên soạn, Bộ Khoa học và Cơng nghệ ban
Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với việc viết tên và mã các tổ chức dịch
vụ thơng tin khoa học và cơng nghệ Việt Nam với tư cách là đơn vị chịu trách
nhiệm về xuất bản và in tài liệu dùng trong luu trữ và trao đổi thơng tin khoa học và
cơng nghệ. Cĩ sáu loại cơ quan tổ chức: tổ chức dịch vụ thơng tin KHCN cĩ tên gọi
độc lập, tổ chức dịch vụ thơng tin KHCN bộ/ngành, tổ chức dịch vụ thơng tin
KHCN cơ sở, thư viện đại học, thư viện cơng cộng tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương.
Tiêu chuẩn này được áp dụng cho các tài liệu thơng tin KHCN và cũng cĩ thể áp
dụng cho thư viện cơng cộng tinh, thành phố trực thuộc trung ương [58].
*TCVN 863Ỉ: 2010 Thơng tin và tư liệu: Danh mục các yếu tố dữ liệu thư mục dùng để trao đoi và yêu cầu dữ ỉiệu
Tiêu chuẩn này đưa ra các yếu tố dữ liệu thư mục dùng để trao đổi và yêu cầu
dữ liệu trong hoạt động thơng tin-tư liệu. Tiêu chuẩn này được xây đựng dựa trên
ISO 8459:2009.
Bên cạnh các tài liệu liên quan trực tiếp đến xử !ý tài liệu, cĩ 2 tiêu chuẩn
liên quan gián tiếp đến cơng tác xử lý tài liệu cũng đã được biên soạn [60].
*TCVN 6380:1998 Thơng tin và Tư liệu. M ã sổ Tiêu chuẩn Quốc tế cho sách (ISBN)
Tiêu chuẩn này quy định cấu trúc của mã sổ tiêu chuẩn quốc tế cho sách và vị
trí của mã số in trên xuất bản phẩm. Tiêu chuẩn này đã được thay bằng TCVN
6380:2007. Tiêu chuẩn đã đưa ra các quy định trong việc thiết lập các chỉ số theo tiêu chuẩn quốc tế cho sách ISBN [53].
*TCVN 638ỉ: 1998 Thơng tin và Tư liệu. Mã số Tiêu chuẩn Quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (bảo, tạp chỉ) (ỈSSN)
Tiêu chuẩn này đưa ra các quy định trong việc thiết lập các chì số theo tiêu
Hai tiêu chuẩn này khơng chi’ ỉiên quan đến lĩnh vực thư viện thơng tin mà cịn
liên quan đển các [ĩnh vực khác như: xuất bản, íưư trữ, phát hành... Nhưng ISBN và
ISSN là các dừ liệu cần cho biên mục mơ tả [54].
Nahiên cứu về các TCVN hiện hành lièn quan đến xử lý tài liệu cĩ thể nhận thấy;
các tiêu chuân này cịn chưa bao quái hct các khâu xử lý lài liệu trone thư viện, chủ
yếu tập trung vào khâu biên mục mơ tả tài iiệu, cĩ tĩi 4 tiêu chuẩn đã được ban hành
từ 6 đến 12 năm trước mà chưa cĩ sự sốt xél. Theo nguyên tắc sốt xét định kỳ thì cứ
5 năm. tính từ nsày ban hành, các tiêu chuẩn cần phải được sốt xét lại cho phù hợp
với thực tể. Vi thế, các tiêu chuẩn chưa cập nhật và iheo sát với yêu cẩu của Ihực tế.
2.3 Thực trạn g áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và tiêu chuẩn Việt Nam trong
xử iý tài liệu
2,3.1 Thực trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong x ử lỷ tài tiệu
Kết quã điều tra các loại hỉnh thư viện khác nhau cho thấy biên mục mơ tả và phân
loại tài liệu là hai khâu xử lý được áp dụng rộng rãi nhấl trong tất cả các loại hình thư
viện. Tại Ihư viện trường phổ thơng, gần như chỉ hai hình thức xử lý này được thực
hiện. Qua kháo sál và trao dơi vứi cán bộ thư viện trường phổ thơng, cĩ thể nhận thấy
cĩ hai nguyên nhân dẫn đến tinh trạng này: Một là do Iheo yêu cầu về nghiệp vụ đối
với thư viện trường phổ thơng đuợc đặt ra trong QĐ OI/2003/QĐ-BGDĐT của Bộ
Giáo dục và Đào tạo chỉ đề cập đến 2 khâu xử lý; mơ tả và phân loại; Hai là do cán bộ
thư viện trường phổ ihơng phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc, khơng cĩ thời gian triển
khai thêm các khâu xử lý tài liộu khác.
Định từ khĩa dược áp dụng chủ yếu tại các thư viện cơng cộng (chiếin 98%). các
thư viện đa ngành, thư viện viện nghiên cứu (Irong phần tổng hợp số liệu được quy
thành các thư viện chuyên ngành khác) (80%) và thư viện đại học (52%).
Việc lĩm lắt tài liệu cùng lươne lự như vậv, nhưng với tỷ ỉệ thấp hơn (cá nước chi
cĩ 17.8 %). Ọua khảo sát thực tế. chỉ cĩ các thư viện viện nghiên cứu thuộc lĩnh vực
thư viện viện nghicn cứu thuộc lĩnh vực khoa học ụr nhiên và cịng nghệ. 64,2 % thư
viện dại học khơne liến hành tĩm tắl tài liệu.
Theo két quả điều tra, chú giải lài liệu ít được áp dung trong các thư viện (chỉ cĩ
7%). Nhưng trên thực tế. khi trao đổi trực tiếp, nhiều người đã khơng phân định sự
khác biệt giũa tĩm lắt chú RÌải và quan niệm rằna, chú giải là niộl dạng tĩm lắt. Cán
bộ làm cơng tác xử lý tài liệu ỡ TVỌGVN cho biểt. phần lớn các tốm tất ờ thư viện
được làm dưới dạng chú giải.
Kết quả cụ thể về các hình Ihức xử lý lài liệu được áp dụng lại các ihư viện Viội
Nam được tổng hợp trona Bảna 2.4 và Đồ thị 2.2.
Hình thức xử iý tài liệu TV Ci cơng 5ng TV đại học TV trirịng phổ thơng T V c ngàn ĩhuyên h khác C ả nước Sổ thư viện Tỷ lệ % trong nhĩm Sổ thư viện Ty lộ % trong nhĩm Số thư viện ■[■ỷ lệ % trong nhĩm Số thư viện Tỷ lệ % trong nhĩm SỐ thư viện Tỷ lệ % Biên mục mơ tả 45 100 117 97,5 367 91,7 35 100 564 94.0 Phân loại 45 !()() 110 91.7 367 91,7 8 22,8 530 88,3 Định chù dề 12 26,7 34 28.3 0 0 28 80,0 74 12,3 Định từ khĩa 44 97.7 62 51.7 0 0 28 80.0 134 22,3 Tĩm tắt 34 75,5 43 35,8 0 0 30 85,7 107 17,8 Chú giải 7 15,5 9 7,5 0 0 0 0 16 2,7 Hirứi thức khác 5 l ụ 2 1,7 33 8,2 1 2,8 41 6,8
» TV eơne cộng ■ TV đa npnh/chuyêi ngành m M Câ nước I 1 12 3 É Ẽ 17.81 I V trường học I m 1 2 , 7 ...
TL% Biên Phân Định Định từ Tĩm tẳt Chú giài Hinh
mục mỏ loại chủ đề khĩa thức
khác ta
Đồ thị 2.2: Các hình thức xử lý tài liệu được áp đụng lại các thư viện Việt Nam
Hình thức xử lý tài liệu khác được áp dụng irong các thư viện cơng cộng, thư viện
đại học, thư viện đa nầnh/thư viện viện nghiên cứu là tổng quan tài liệu và Irong các
thư viện trường phổ thơng là phân loại lài liệu theo mơn học và mục đích sử dụng.
Biên mục mơ tả là hình thức xử lý tài liệu được áp dụng nhiều nhất trong các thư
viện với mọi loại hình. Chú giải ỉà hình thức xử lý tài liệu ít được các thư viện thực
hiện nhất. Chi cĩ một số thư viện cơng cộng cấp tinh cĩ tiến hành biên soạn thư mục
giới (hiệu mới liến hành chú giải tài liệu. Qua kháo sát, Irao đổi với các cán bộ làm
cơng tác xử lý tài liệu tại các thư viện, cĩ Ihể Ihấy sấp tới, tĩm tắt tài iiệu cũng sẽ
khơne được một số thư viện tiếp tục triển khai, Một số thư viện chỉ tiến hành inơ tả lại
mục lục của lài liệu vì tĩm tắt địi hỏi người xử lý ngồi kién thức nghiệp vụ phải cĩ
kiến thức chuyên mơn phù hợp với lĩnh vực mà tài liệu đề cập tới. Tại một số thư viện
viện nehiên cứu, như; Thư viện Viện Triếl học, việc tĩm tắt các tài liệu ngoại văn là
do chuyên gia đảm nhiệm. Người ỉàm cồng tác thư viện chỉ thực hiện khâu biên tập.
Thực trạne việc áp dụng quy tắc mơ tả trong biên mục mơ tả được tơng hợp ớ
r v cơníi I V đại học r v trường 'I V chuyên Cả nước