VII. Bố cục của luận án
1.1.1 Khải niệm chuẩn hĩa trong xử lý íài ỉiệu
Trong xã hội lồi người, để hướng tới và duy trì sự ổn định, trật tự, con người đã
đặt ra và tuân thủ các chuẩn mực nhất định. Trong “Từ điển Tiếng Việt” (Hồng Phê
chủ biên) đã xác định: Chuẩn ỉà cái được chọn ỉàm căn cứ để đối chiếu, để hướng theo
đĩ làm cho đúng [35]. Chuẩn hĩa là yêu cẩu đặt ra đổi với mọi lĩnh vực hoạt động và
ở mọi quốc gia.
• Chuẩn hĩa
Theo quan niệm thơng thường, chuẩn hĩa là việc định ra các chuẩn để các thành
viên/một nhĩm thành viên hướng tới thực hiện, “Đại từ điển Tiếng Việt” đã giải thích:
Chuẩn hố là xác lập chuẩn mực, trong đĩ, chuẩn được hiểu ỉà cải được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc Tiêu chuẩn được định rơ: chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế [80]. Cách định nghĩa này chưa phản ánh đầy đủ bản chất của khái niệm
chuẩn hĩa. Chuẩn hĩa khơng chỉ đơn thuần là việc xác lập chuẩn mực mà cịn bao
gồm cả việc thực thi, áp dụng các chuẩn mực đĩ vào trong thực tiễn.
Trên thực tế cũng cĩ quan niệm cho rằng: chuẩn hĩa là tiêu chuẩn hĩa mà bản chất
là quá trình xây dựng, ban hành, áp dụng các tiêu chuẩn, bao gồm tiêu chuẩn quốc tế,
tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành... Quan niệm này cũng chưa thật đầy đủ, tiêu
chuẩn hĩa chỉ là một nội dung của chuẩn hĩa.
Trong các yếu tố đảm bảo cho việc chuẩn hố thành cơng, tiêu chuẩn hố là một
nội dung quan trọng. Theo TCVN 6450:2007, Tiêu chuẩn hố ỉà một hoạt động thiết
lập các điểu khoản đế sử dụng chung và lặp đi lặp lại những vẩn đề thực tể hoặc tiềm ần nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Lợi ích quan trọng của tiêu chuẩn hoả là nâng cao mức độ thích ứng của sản phẩm, quy trĩnh và
dịch vụ với những mục đích đã định, ngăn ngừa rào càn trong thương mại và tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học và cơng nghệ [55]. Một trong những sản phẩm của tiêu chuẩn hĩa là thiết lập các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, những yếu tổ quan
trọng gĩp phần thực hiện chuẩn hĩa trong các lĩnh vực hoạt động của con người.
Chuẩn hĩa, theo nghĩa rộng ỉà quá trình xây dựng, tiếp nhận và đưa chuẩn vào đời
sống. Trong một lĩnh vực cụ thể, chuẩn hĩa bao gồm việc xây dựng và áp dụng các
tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật, chuẩn nghiệp vụ và văn bản pháp quy quy định nhằm
đảm bảo chất lượng và tạo ra sự thống nhất trong lĩnh vực hoạt động đĩ. Trong lĩnh
vực thư viện, quy phạm kỹ thuật được gọi chung là chuẩn nghiệp vụ.
• Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là bất kỳ tiêu chí nào được thiết lập bởi các luật, thỏa thuận, thơng lệ,
qua đĩ các giá trị, số lượng, trình tự, hoạt động... được đo lường hoặc đánh giá và dựa
vào tiêu chuẩn, các nhà sản xuất, người thực hành, nhà nghiên cứu... chiếu theo để
đảm bào chất lượng, và/hoặc sự thống nhất về kết quà [141],
Tổ chức Tiêu chuẩn hĩa Quốc tế (ỈSO) đưa ra định nghĩa tiêu chuẩn như sau:
Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tỉnh cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mírc độ trật tự toi iru trong một khung cảnh nhất định [l 57].
Theo Khoản 1 và 3 Điều 3 cùa Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, khái niệm
“tiêu chuẩn” được định nghĩa như sau: Tiêu chuần là quy định về đặc tính kỹ thuật và
yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giả sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, qtả trĩnh, mơi trường vị các đổi tượng khác trong hoạt động kinh tế-xã hội nhằm nàng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này. Tiêu chuẩn do một to chức cĩng bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng [32].
Căn cứ vào cơ quan xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, Tiêu chuẩn được chia thành
các cấp như: Tiêu chuẩn quốc tế, Tiêu chuẩn khu vực và Tiêu chuẩn quốc gia.
Tiêu chuẩn thường cĩ một số đặc điểm như: Tiêu chuẩn là loại tài liệu trong đĩ đề
ra các quy tắc, hướng dẫn cho các hoạt động hoặc kết quả cùa nĩ; Tiêu chuẩn được
xây dựng trên nguyên tắc thỏa thuận, tiêu chuẩn phải được một tổ chức tiêu chuẩn hĩa
thừa nhận, phê duyệt và ban hành được sử dụng chưng và lặp lại [66].
Quy chuẩn kỹ ữiuật do cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền ban hành dưới dạng văn
bản để bắt buộc áp dụng. Quy chuẩn kỹ thuật bao gồm 5 loại: quy chuẩn kỹ thuật
chung; quy chuẩn kỳ thuật an tồn; quy chuẩn kỹ thuật mơi trường, quy chuẩn kỹ
thuật quá trình; quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ. Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật và ký hiệu
quy chuẩn kỹ thuật của bao gồm: Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và Quy chuẩn kỹ thuật
địa phucmg.
Hiện nay ở Việt Nam, trong lĩnh vực thư viện nĩi chung và trong cơng tác xử lý
tài liệu nĩi riêng mới chỉ xây dựng được một số TCVN mà chưa xây dựng các quy
chuấn kỹ thuật.
Trong lĩnh vực thư viện, tiêu chuẩn được quan niệm là "các tiêu chỉ do các hội
nghề nghiệp, các cơ quan cỏ thầm quyền về đảnh giả, kỉểm định, hoặc các cơ quan chỉnh phủ xây dựng nhằm đo lường và đảnh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài ỉiệu, và các chương trình hoạt động" [141]. Với quan niệm này, tiêu chuẩn thư viện khơng chỉ đơn thuần là các văn bản đo Tổ chức Tiêu chuẩn hĩa Quốc tế /khu vực/quốc gia
ban hành mà cịn bao gồm các chuẩn nghề nghiệp được áp dụng trong các thư viện.
Các chuẩn nghề nghiệp trong lĩnh vực thư viện được gọi chung là chuẩn nghiệp vụ.
• Chuẩn nghiệp vụ
Chuẩn nghiệp vụ là những tiêu chuẩn, quy định về chuyên mơn của một ngành
nghề/lĩnh vực hoạt động. Trong cơng tác thư viện, chuẩn nghiệp vụ cịn bao gồm các
cơng cụ được nghiên cứu, xây dựng mà các thư viện phải áp dụng khi tiến hành các
nhất yêu cầu của người dùng tin. Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ bao gồm
các cơng cụ xử lý tài liệu. Sự phân định giữa tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ chì mang
tính ước lệ. Trên thế giới cũng như ờ Việt Nam đã cĩ sự chuyển hĩa các chuẩn nghiệp
vụ thành tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế. Chuẩn Biên mục Đọc máy
MARC 21 của Hoa Kỳ đã được chấp nhận thành TCVN, Chuẩn Dublin Core trở
thành tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nuớc trên thế giới, ở Việt
Nam, MARC 21 vừa là tiêu chuẩn Việt Nam vừa íà chuẩn nghiệp vụ. Tuy nhiên,
khơng phải chuẩn nghiệp vụ nào cũng trở thành tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn
quốc tế.
• Xử lý tài liệu
Trong thư viện, xử lý tài liệu là một cơng đoạn trong dây chuyền thơng tin tư liệu,
cơng đoạn xử lý thơng tin. Xử lý tài liệu là tạo ra những mơ tà về tài liệu, được thực
hiện bàng việc lựa chọn các dữ liệu đặc trưng và thể hiện theo các tiêu chuẩn và chuẩn
nghiệp vụ được thư viện chấp nhận nhằm cung cấp các điểm truy cập theo tác giả,
nhan đề, chủ đề tài liệu...X ử lý tài liệu là một bộ phận của quá trình kiểm sốt thư
mục, liên quan đến việc tổ chức các cơng cụ thư mục và bộ máy tra cứu. Xử lý tài ỉiệu
được thực hiện với nhiều khâu khác nhau như: biên mục mơ tả, phân loại, định chủ
đề, định từ khố, tĩm tắt, chú giải tài liệu, v ề bản chất, xử iý tài liệu ỉà quá trình phân
tích, rút ra từ tài liệu những dữ liệu đặc trưng về hình thức và nội dung nhằm tạo ra
những điểm truy cập giúp cho người sử đụng cĩ thể tìm được tài liệu trong mục
lục,hoặc CSDL. Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ chiếm nhiều thời gian, cơng
sức nhất trong thư viện. Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ hàng năm đã chi một khoản ngân
sách 44 triệu USD cho biên mục và xử lý tài liệu [141].
Trước khi triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện một cách rộng rãi,
khái niệm tài liệu trong thư viện được hiểu là các vật mang tin thuộc sở hữu của thư
viện dưới dạng bản thào, bản in, hoặc tài liệu thu nhỏ (vi phim, vi phiếu). Với sự đẩy
mạnh ứng dụng CNTT, khái niệm tài liệu đã được mở rộng, bao gồm các tài liệu cĩ
thì tà liệu cĩ hai thuộc lính cơ bản là: nội dung và hình thức, do đĩ xét về tính chất,
xử lý tài liệu được chia thành hai dạng; Xử lý hinh thức và xử lý nội dung tài liệu.
>ử lý hình thức tài liệu trong thư viện được thực hiện với việc mơ tả tài liệu (hay
cịn g)i là tnơ tả thư mục, biên mục mơ tả). Mơ tả tài liệu là quá trình lựa chọn, rút ra
nhữn> dữ liệu đặc trưng cho hình thức của tài liệu như; Tác giả, nhan đề (tên) tài liệu,
nơi xjất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, sổ trang, khổ, minh họa, phụ lục,... trình
bày diúng theo một quy tắc chặt chẽ, giúp người dùng tin cĩ thể nhận dạng được tài
liệu, thực hiện việc mơ tả tài liệu, địi hỏi người xử lý phải cĩ kiến thức, kỹ năng
mơ u và sử dụng một quy tắc mơ tả. Với sự gia tăng của các loại hình tài liệu, đặc
biệt li các tài [iệu điện tử, tải liệu trên web, khái niệm mơ tả tài liệu đã được mở rộng
thành mơ tả tài nguyên. Để mơ tả tài nguyên, người xử !ý cũng phải sử dụng quy tắc
mơ u và truy cập tài nguyên.
Xử lý nội dung tài liệu trong thư viện được thực hiện với các ỉchâu khác nhau như:
phân loại tài liệu, định chủ đề tài liệu, định từ khĩa tài Ịiệu, làm tĩm tắt tài liệu, tổng
luận ài liệu... Xử iý nội dung tài liệu ỉà quá trình phân tích và phản ánh những thơng
tín đic trưng về nội dung tài liệu bằng các ngơn ngữ tư liệu như: ký hiệu phân loại, từ
khĩa tiêu đề chủ đề, hoặc bằng ngơn ngữ tự nhiên như: bài tĩm tắt, bài tổng luận....
Đê tỉực hiện việc xử lý nội dung tài liệu, địi hỏi người xử lý phải cĩ kiến thức, kỹ
năngphân tích nội đung, sử dụng các cơng cụ gẳn với từng khâu xử lý.
P o n g điều kiện áp dụng CNTT vào cơng tác thư viện, máy tính điện tử đâ trở
thànl: phưoTig tiện để lưu trữ thơng tin, biên mục đọc máy đã được thực hiện. Biên
mục ĩọc máy là quả trình xử lý tài liệu tổng hợp, bao gồm cả íĩiơ tả và xử lý nội dung ửieo quy định của từng thư viện. Để thống nhất trong cấu trúc và trình các dữ liệu thư
mục, tạo nên sự tương hợp giữa các yếu tố thư mục của các biểu ghi, các khổ mẫu
biên mục đã được hình thành và trở thành cơng cụ thực hiện biên mục đọc máy. Để
thực hiện cơng tác biên mục đọc máy địi hỏi người xử ỉý phải cĩ kiến thức và hiểu
biểt ỹhương pháp xử lý tài liệu và hiểu biết về khổ mẫu biên mục mà thư viện đâ lựa
Như vậy, để đảm bảo sự chuẩn xác trong xử lý tài liệu, cơng cụ và phưomg pháp là
hai yếu tố quan trọng giúp cho người xử lý thực thi được cơng việc của mình. Cũng
chính vì ỉý do đĩ, các cơng cụ xử lý tài ỉiệu khơng ngừng được hồn thiện, các tài liệu
hưĩng dẫn phương pháp cho từng khâu xử lý, gắn với từng cơng cụ xử lý được biên
soạn. Một số tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn quốc gia đã hình
thành để chuẩn hĩa cơng tác xử lý tài liệu trong phạm vi quốc gia, khu vực và quốc tế.
• Chuẩn hố trong xử lý tài !iệu
Chuẩn hố trong xử lý tài liệu !à việc xây dựng, xác lập và áp dụng các tiêu chuẩn,
chuẩn nghiệp vụ giúp cho cơng tác xử lý tài liệu cĩ thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu
quả. Trong xử lý tài liệu, bên cạnh các tiêu chuẩn, các chuẩn nghiệp vụ cũng là những
cơng cụ quan trọng đảm bảo chuẩn hố. Các quy định cụ thể được thể hiện qua các
quy tắc biên mục, các khung phân loại, các bảng tiêu đề chủ đề, bộ từ khĩa, các quy
định về ừình tự và thủ tục, khổ mẫu biên mục đọc máy (M ARC),.. chính là những
cơng cụ cụ thể giúp cho cơng tác xử lý tài liệu đảm bảo ứieo các chuẩn nghiệp vụ. Phổ
biến, triển khai áp dụng và cĩ kiểm tra, đánh giá là những biện pháp bảo đảm chuẩn
hố. Nhờ đĩ, việc chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện, tạo sự thân thiện với người
dùng tin cĩ thể được thực hiện. Việc sử dụng thống nhất một cơng cụ, một tiêu chuẩn
trong một nhĩm, một hệ thống hoặc trong phạm vi tồn ngành trong xử lý tài liệu sẽ
giúp cho các thư viện dễ dàng trong việc hợp tác và sử dụng chung vốn tài liệu và
nguồn lực thơng tin. Tuy nhiên, chuẩn hĩa trong xử lý tài liệu khơng cĩ nghĩa là tất cả
các thư viện chỉ áp dụng một chuẩn duy nhất mà khơng căn cứ vào những đặc thù
riêng của thư viện/một nhĩm thư viện. Mức độ áp dụng các chuẩn nghiệp vụ hay tiêu
chuẩn phụ thuộc vào loại hình, tính chất, quy mơ và và đổi tượng phục vụ cùa thư
viện.
Cơ sở lý luận để xây đựng lý thuyết cho chuẩn hĩa trong xử lý tài liệu là các
nguyên tắc, phương pháp luận xử lý thơng tin (bao gồm: mơ tả, phân loại, định chủ
ưong Thư viện học (đối với các nước phương Tây và nhiều nước trong khu vực là
Thư viện-Thơng tin học) và các nguyên tắc đặt ra trong tiêu chuẩn hĩa.
Trong một thời gian đài, từ thời cổ đại đến giữa thế kỷ XX, biên mục và xử lý tài
liệu được hoạt động cơ bản, quan trọng của nghề thư viện. Chuẩn hĩa trong xử lý tài
liệu là thực hiện xử lý tài liệu đúng phương pháp, tuân thủ các nguyên tắc, quy định
4ặt ra trong từng khâu xử lý với các cơng cụ chuẩn. Để tạo ra các cơng cụ chuẩn địi
hỏi phải tuân thù những nguyên lý và phương pháp trong xây dựng và phát triển ngơn
ngừ tư liệu. Đây là những nội dung cụ thể của thư viện học. Bên cạnh đĩ, cũng như
mọi hoạt động khác, để hướng tới sự chuẩn hĩa trong phạm vi quốc gia, khu vực và
quốc tế cơng tác xử lý tài liệu cần tuân thủ, áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu
chuẩn quốc tể, để đảm bảo tính tương thích, tính an tồn và cĩ khả năng họfp tác giữa
các thư viện nhàm tạo ra các dữ liệu chuẩn phục vụ cho việc xây dựng các phương
tiện tra cứu giúp cho người dùng tin cĩ thể tiếp cận và sử dụng một cách thuận lợi
nhất. Gần đây, tiêu chuẩn hĩa hoạt động thư viện đã được xây dựng thành một mơn
học trong các chương trình đào tạo thư viện học. Tiêu chuẩn hĩa trong xử lý tài liệu là
một nội dung của tiêu chuẩn hĩa hoạt động thư viện.