VII. Bố cục của luận án
Hình 5,1 Mơ hình biên mục tập trung Dữ liệu gửi tới Trunậ tâm Biên mục Tập trung
3.2.3 ềxuấí về việc tổ chức thực hiện
C á c b ư ớ c th ư c hiên m ỏ hình
Bước ỉ: Thành lập Trung tâm Biên mục Tập trung và quy định chức năng, nhiệm vụ cho các phịng ban
Bộ VHTTDL ủy quyền cho Trung tâm Biên mục Tập trung ra văn bản hình thành
Trung tâm Biên mục Tập trung gồm 3 phịng chính là: Phịng Tiếp nhận tài liệu, Phịng Xử lý tài liệu và Phịng Marketing.
Lĩỉuỷ'.
- Quản lý hành chính của Trung tâm tuân thủ quy chế là bộ phận trực thuộc Trung
tâm Biên mục Tập trung.
- Cơ sở vật chất ban đầu như trụ sở, trang thiết bị kỹ thuật một phần do nhà nước
hỗ trợ. Để huy động vốn ban đầu cho hoại động, Trung tâm Biên mục Tập trung cĩ
thể lập đề án thành lập Trung tâm đệ trình Bộ VHTTDL để cĩ thể nhận được đầu tư
cơ sở vật chất, thiết bị máy mĩc từ chương trình mục tiêu quốc gia về “phát triển văn
hĩa”.
Bước 2: Tiiyển chọn đội ngũ các chuyên gia xử lý tài liệu
- Giám đốc Trung tâm cùng với ban lãnh đạo cùa Trung tâm sau khi xây đựng
Quy chế về tổ chức và hoạt động của Trung tâm sẽ thực hiện cơng tác tuyển dụng
- Nhân viên cơ hữu chính thức làm việc trực tiếp tại trụ sở Trung tâm phù hợp với
đặc thù cơng việc của 3 phịng và các bộ phận chức năng kể trên.
- Trong, Phịng Xử lý tài liệu, ngồi số nhân viên trực tiếp làm việc tại phịng, họ
sẽ tuyển dụng số nhân vièn kiêm nhiệm từ các thư viện thành viên (xem phần cơ cấu
tổ chức). Tùy thuộc vào số lượng cơng việc mà họ cĩ thể mở rộng thành viên như sử
dụng đội ngũ chuyên viên biên mục chuyên nghiệp cĩ trình độ cao, cịn sức khỏe,
muốn làm thêm để cĩ thu nhập. Cơ chế chi trả cho họ tùy thuộc vào sản phẩm biên
mục giao nộp theo quy định chung cùa Trung tâm.
- Việc tuyển chọn nhân viên chính thức làm việc trực tiếp ở Trung tâm và các
nhân viên làm việc kiêm nhiệm là việc rất quan trọng và cơ ché hạch tốn của Trung
tâm sẽ buộc giám đốc trung tâm phải chọn lựa kỹ nhân sự.
Bước 3: Đào tạo tập huấn và thống nhất quy trình biên mục
- Trong thời gian đầu sau khi cơ cấu nhân sự được thành lập, Trung tâm tổ chức
các khĩa tập huấn đào tạo lại tồn bộ các nhân viên của Trung tâm, kể cả các nhân
viên kiêm nhiệm để họ nắm rõ chủ trương, quyền lợi và nghĩa vụ đối với Trung tâm.
- Tập huấn đặc biệt chú trọng đến nâng cao trình độ và kỹ năng nghiệp vụ biên
mục để họ thực sụ hiểu và thành thạo cơng việc, cũng như quán triệt đầy đủ các
nguyên tắc biên mục do Trung tâm đặt ra.
Bước 4: Xây dựng và hồn thiện các cơng cụ xử lý tài liệu
Nội dung cụ thể của bước này bao gồm các cơng việc sau;
- Biên soạn hướng dẫn mơ tả theo AACR 2 và biên mục theo MARC 21.
- Trước mắt, trong vịng 2 năm tới: Dịch DDC đầy đủ. về lâu dài, dịch LCC,
Bảng Phân loại Y học của Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kỳ sang Tiếng Việt.
- Xây dựng bảng tiêu đề chủ đề, hồn thiện bộ từ khĩa.
- Tập trung xây dựng một số tiêu chuẩn Việt Nam về xử lý tài liệu trên cơ sở chấp
nhận một sổ tiêu chuẩn quốc tế như đã trình bày trong phần 4.1.3.
- Phịna, Tiếp nhận tài íiệu: Cĩ chức năng chính là theo dõi và thống kè các tài liệu
được xuất bản và lưu hành lại Việt Nam. Sau dĩ. Phịns này sẽ chuven íỊÌao các tài
liệu tiếp nhận được cho Phịne Xử ]ý tài liệu.
- Phịntì Xử lý tải liệu: Cĩ nhiệm vụ phân loại và xử lý tài liệu theo các chuẩn
nghiệp vụ và quv định về phươne pháp biên mục; hiệu đính và kiểm sốt các đữ liệu
do các thư viện thành viên đĩng eĩp, tạo lập mục lục liên hợp. Sau đĩ cung cấp cho
các thư viện thành viên.
- Phịng Marketing: Phịng này làm nhiệm vụ quảng cáo các sản phấm biên mục.
mục lục liên hợp lới các thư viện và naười dùníỉ tin; nhận xử Iv hồi cố ihco đơn đặt
hàng cùa các thư viện và cơ quan thơng lin; hướng dẫn cho khách hàng và người dùng
tin sử dụng dịch vụ. Để tạo điều kiện cho naười sử dụng, ngồi những ký kết trực tiếp,
Phịng tiếp nhận đơn dặt hàng và cung cấp dỊch vụ cho khách hàng giống như dịch vụ
thương mại điện tử.
Điều kiên đề thuc hiên mơ hình
yể chuyên mơn: Phải xây dựng và ban hành được các TCVN để thổng nhất về quy trình và quy định xử ]ý, cần cĩ các cơng cụ xử lý hồn chỉnh: Khung phân ioại và
bảng tiêu đề chủ đề chung và chuyên ngành theo yêu cầu của các Ihư viện và phải cỏ
đội ngũ cán bộ xử lý cĩ trình độ chuyên mơn cao. Cĩ thể phân thành bộ phận đảm
trách biên mục tập trung các nhĩm chuyên biệt theo loại hình tài liệu, theo ngơn ngữ
xuất bản cùa tài liệu và kết hợp cà hai yếu tố đĩ.
về nhân lực:
Tại Trung lâm Biên mục Tập trung: Phải hình thành mộl đội ngũ chuyên gia về xử
lý tài liệu. Đị là những người cĩ kinh nghiệm và chuvcn mơn trong các khâu xử lý.
Các chuyên gia này cĩ thể tuyển chọn từ các thư viện khác nhau để đảm bảo tính
chuyên nghiệp hĩa. Bên cạnh đĩ. cũng cần hình thành một nhĩm cán bộ chuyên hiệu
đính các kết quả xử lý tài liệu tại Truna lâm và một bộ phận tơng hợp các yêu cầu
hồn ihiện và cập nhật cơne cụ xử Iv trons từng năm để đảm bảo sự tương hợp giữa
Tại các thư viện; Hình thành đội ngũ những người làm cơng tác xử lý thành thục
kỹ năng biên mục sao chép. Đối với những thư viện cĩ thực hiện xử lý các tài liệu đặc
thù (tài liệu nội sinh trong các thư viện chuyên ngành, thư viện đại học) cần phân
cơng cán bộ chuyên trách cĩ kinh nghiệm và trình độ đảm nhiệm cơng việc này.
Tại các nhà xuất bản: Hình thành đội ngũ những người đảm trách chuyên nghiệp
trong việc cung cấp thơng tin phục vụ cho biên mục trong ấn phẩm.
về hành lang pháp lý cho hoạt động
(i) Bộ VHTTDL ban hành Quyết định thành lập Trung tâm Biên mục Tập
trung. Bộ trao nhiệm vụ, trao quyền, trao trách nhiệm và hỗ trợ tài chinh cho Trung
tâm hoạt động và cĩ văn bản hướng dẫn định hướng các thư viện trong cả nước thực
hiện biên mục sao chép theo kết quả của Trung tâm Biên mục Tập ữung, Các thư viện
chỉ tự xử lý với nguồn tài iiệu nội sinh và tài liệu đặc thù riêng của thư viện.
(ii) Bộ VHTTDL phối hợp với các Bộ, ngành khác ban hành các thơng tư liên
tịch và văn bản yêu cầu các nhà xuất bản phải thực hiện Biên mục trong xuất bản
phẩm và các thư viện phải sử dụng kết quả của biên mục tập trung.
về cơng nghệ và cơ sở vật chất kỹ thuật
Trung tâm xây dựng với mơ hình một cổng thơng tin. v ề cơ sở vật chất, Trung
tâm cần được trang bị máy chù và hệ thống máy trạm hiện đại cùng phần mềm quản
trị tích hợp hoặc cổng thơng tin cĩ khả năng tích hợp các dữ liệu của các thư viện
khác gửi đến và các kết quả xử lý qua các cơng đoạn khác nhau trong việc thực hiện
biên mục trước xuất bản và sau khi tiếp nhận tài ỉiệu về Trung tâm. v ề kết nối mạng,
Trung tâm cần đường truyền tốc độ cao (Leased Line). Giao diện của cổng thơng tin
cho các thư viện thành viên khi tra cứu phải thân thiện và thuận tiện cho việc sao chép
biểu ghi cũng như cập nhật ửiêm biểu ghi vào CSDL chung cùa Tning tâm.
Trung tâm Biên mục Tập trungTr» cứu ning cao Trình đuyẽt 1; Tĩa cứu trước 1; Lưu biểu ghi l i Lưu yêu cầu lỊrhèín bỉể