- Khả năng tạo ra bầu không khí hữu ích để đáp lại và khơi dậy các động cơ thúc đẩy
3. Trình độ lý luận, trình độ tư duy 4 Bản lĩnh
11.2 Phân loại thông tin
- Thông tin bằng văn bản
Loại thông tin đảm bảo yêu cầu:
+ Câu văn đơn giản, xúc tích, ngắn gon, quen thuộc
+ Chỉ dùng đại từ nhân xưng và chỉ định trong trường hợp cần thiết + Nên sử dụng câu chủ động trong văn bản
Ưu điểm: Thuận tiện cho việc cung cấp và lưu giữ hồ sơ mang tính pháp lý. Tiết kiệm thời gian trong trình bày, truyền đạt
Tạo ra cách hiểu thống nhất về thông tin., đặc biệt là trong những trường hợp truyền đạt về những vấn đề mang tính thủ tục và đường lối, những vấn đề mang tính nguyên tắc.
Hạn chế: Đôi khi làm chậm chễ vì máy móc; Tệ nạn giấy tờ; Không có sự phản hồi nhanh chóng.v.v.
- Thông tin bằng lời:
ý nghĩ Mã hóa Kênh Tinhếập n Giải mã Nhthứậcn Phản hồi Nhiễu
Hình thức: Họp, trao đổi trực tiếp, điện thoại.v.v. Ưu điểm: Truyền đạt và phản hồi thông tin nhanh
Hiệu quả thông tin cao do có thể hỏi được trực tiếp những vấn đề chưa rõ ràng của thông tin
Làm cho cấp dưới có cảm giác mình người quan trọng với cấp trên. Biết được thái độ tâm trạng, cảm xúc của người nhận tin
Hạn chế: Tốn kém thời gian và tài chính (Tổ chức hội họp)
Có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau về một thông tin trong khi truyền đạt - Thông tin không lời (sign langgue; body langgue): bằng cử chỉ; hành động.v.v Dạng thông tin này thường được sử dụng để làm rõ ý nghĩa của thông tin bằng lời hoặc thể hiện thái độ phản đối lại thông tin bằng lời.
Ngoài cách cách phân chia phổ biến như trên thì còn nhiều cách phân chia khác như:
* Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin:
- Thông tin ban đầu: Chưa xử lý để biết đúng sai, thật giả. - Thông tin trung gian: Đã xử lý nhưng chưa hoàn toàn. - Thông tin cuối cùng: Thông tin này đã xử lý hoàn toàn.
* Căn cứ vào tính chất đồng bộ:
- Thông tin đầy đủ: Phản ánh đối tượng một cách đầy đủ.
- Thông tin không đầy đủ: Phản ánh một mặt, khía cạnh của đối tượng.
* Căn cứ tính chất pháp lý của thông tin:
- Thông tin chính thức: Là những tri thức được thông báo bằng con đường chính thức trong tổ chức.
- Thông tin không chính thức: Là những thông báo ngoài luồng không chính thức
Trong quản lí thông tin chính thức có giá trị hơn nhưng cũng không được xem nhẹ những thông tin không chính thức.
* Căn cứ vào nội dung thông tin :
+ Thông tin kinh tế, thông tin tài chính, thông tin quản lí .v..v. + Thông tin pháp luật
+ Thông tin văn hoá- xã hội
* Căn cứ vào giá trị và quy mô sử dụng: + Thông tin chiến lược
* Theo mối quan hệ với hệ thống quản lí:
+ Thông tin bên trong tổ chức + Thông tin bên ngoài tổ chức