7.1.3.1 Đặc điểm cơ bản của kế hoạch
+ Tính bắt buộc: khi kế hoạch được thông qua thì mọi người có nghĩa vụ phải thực hiện.
+ Tính ổn định: Thể hiện ở việc quyết tâm thực hiện mục tiêu đề ra. Trong kì kế hoạch, mục tiêu ít được thay đổi ->thể hiện tính kiên định của tổ chức và nhà quản lý (dĩ bất biến, ứng vạn biến). Thể hiện ra ở việc tuân thủ các bước trong việc thực hiện mục tiêu.
+ Tính linh hoạt (tính linh hoạt và tính ổn định không mâu thuẫn với nhau. Ở những thời điểm phát triển khác nhau của tổ chức, thì 2 đặc điểm này thể hiện ở mức độ đậm nhạt khác nhau).
Ví dụ: Giai đoạn phát triển
của Tổ chức
Hình thành Định hình Ổn định
Đặc điểm của Kế hoạch
Linh hoạt Linh hoạt + ổn định Ổn định
Hoàn cảnh thay đổi thì kế hoạch cũng phải điều chỉnh cho phù hợp với môi trường.
Có nhiều phương án để thực hiện mục tiêu, linh hoạt trong sắp xếp nhân sự, sử dụng nhân lực và vật lực.
+Tính rõ ràng: Để các bộ phận, các thành viên trong tổ chức biết công việc phải làm là gì? Theo tiêu chuẩn nào? thời gian thực hiện? Bộ phận phối hợp? Vì vậy, lập kế hoạch người ta thường hay phải mô hình hoá.
7.1.3.2 Vai trò của lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch là chức năng cơ bản, đầu tiên của quản lý. Mọi chức năng khác của quản lý đều được thiết kế phù hợp với kế hoạch và nhằm hoàn thành kế hoạch:
- Nhờ có kế hoạch mà tổ chức ứng phó được với sự thay đổi bất định của môi trường. Nếu không có kế hoạch tổ chức không ổn định và không ứng phó linh hoạt được với những thay đổi.
Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao, lập kế hoạch vẫn rất cần thiết vì: + Lập kế hoạch cho phép tìm ra phương án tốt nhất để đạt mục tiêu
+ Thông qua kế hoạch, các bộ phận và cá nhân trong tổ chức biết phải làm gì để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch Tổ chức (cơ cấu) Nhân lực ( số, chất lượng Lãnh đạo (phong cách) Kiểm tra (tiêu chuẩn v à phương thức) Mục tiêu chung
+ Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức. Vì có kế hoạch nên giảm bớt được những hành động tuỳ tiện, tự phát, vô tổ chức và dễ đi chệch hướng mục tiêu. Tập trung được các mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung.
- Lập kế hoạch tạo ra khả năng tác nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động vì: + Giảm chi phí đầu vào do có phương án tối ưu
+ Các hoạt động cần thiết và phù hợp
+ Các quyết định quản lý được cân nhắc kĩ lưỡng + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra
7.1.3.3 Những yêu cầu của việc khi lập kế hoạch
- Lập kế hoạch là công việc quan trọng nhất của quản lý vì thế nó phải được ưu tiên đặc biệt của chủ thể quản lý và khách thể quản lý.
+ Ưu tiên về thời gian: Dành thời gian nhiều cho hoạch định kế hoạch; Ưu tiên đi trước một bước so với công việc khác + Ưu tiên về nhân lực: Chọn người có năng lực, phẩm chất
+ Ưu tiên về vật lực, tài chính: Đầu tư tài chính tương xứng.
- Khi lập kế hoạch phải phát huy dân chủ, huy động được nhiều người tham gia xây dựng kế hoạch.
- Phải đảm bảo tính khoa học (theo quy trình các bước, xuất phát từ thực trạng của tổ chức để tạo sự thống nhất)