- Khả năng tạo ra bầu không khí hữu ích để đáp lại và khơi dậy các động cơ thúc đẩy
10.2.2.Quy trình của kiểm tra
3. Trình độ lý luận, trình độ tư duy 4 Bản lĩnh
10.2.2.Quy trình của kiểm tra
Kiểm tra có nhiều nội dung và nhiều hình thức kiểm tra khác nhau. Nhưng ở bất kì tổ chức nào thì kiểm tra có 2 quy trình cơ bản: Quy trình kiểm tra chung và quy trình kiểm tra chi tiết
- Quy trình kiểm tra chung
Quy trình kiểm tra chung là phổ biến đối với mọi cấp quản lý, ở mọi lĩnh vực khác nhau, bao gồm các bước cơ bản:
* Xây dựng các tiêu chuẩn:
+ Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ, được chọn ra trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch mà tại đó có thể tiến hành những phép đo nhằm cung cấp cho nhà quản lý những dấu hiệu sao cho công việc sẽ diễn ra mà họ không cần phải quan sát tất cả quy trình thực hiện kế hoạch.
Tiêu chuẩn là những tiêu chí được làm mốc (J. Gibson) để so sánh các hoạt động (tương lai, hiện tại và quá khứ)
+ Các tiêu chuẩn thể hiện các đặc điểm của mục tiêu cần thực hiện. Các tiêu chuẩn là đích (J. Gibson) vì thế chúng cần được trình bày rõ ràng và có quan hệ lôgíc với các mục tiêu của tổ chức.
+ Cơ sở xây dựng tiêu chuẩn của kiểm tra:
Các tổ chức dù có khác nhau nhưng cũng đều có điểm chung là phải: 1. Lập kế hoạch (chủ yếu căn cứ vào bước 8 của lập kế hoạch) 2. Phân tích công việc và Bản mô tả công việc
+ Mỗi lĩnh vực, mỗi công việc có tiêu chuẩn kiểm tra riêng và khác nhau:
Tiêu chuẩn kiểm tra sản xuất, tiêu chuẩn kiểm tra hoạt động và tổ chức hành chính; tiêu chuẩn kiểm tra tổ chức sự nghiệp .v.v.
+ Có nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau: Tuỳ theo cách phân chia khác nhau mà có các loại tiêu chuẩn khác nhau :
Căn cứ vào mức độ rõ ràng của tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn định lượng và Tiêu chuẩn định tính Căn cứ vào tầm quan trọng : Tiêu chuẩn chủ yếu và tiêu chuẩn thứ yếu
Căn cứ vào mức độ quan hệ với kết quả đánh giá : Tiêu chuẩn trực tiếp và tiêu chuẩn gián tiếp
Căn cứ vào phạm vi của tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn riêng.
* Đo lường kết quả thực tế
+ Mục đích là phát hiện những sai lệch so với tiêu chuẩn và chỉ ra nguyên nhân của những sai lệch đó.
+ Các nhà quản lý so sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn.
Đây là quá trình dễ dàng đối với công việc có thể lượng hoá được nhưng khó khăn với các công việc không lượng hoá được.
* Điều chỉnh sai lệch: Là công việc liên quan đến toàn bộ chức năng khác của quy trình quản lý
(lập kế hoạch, tổ chức – nhân sự, lãnh đạo .v.v.). Tuỳ theo nội dung sai lệch mà nhà quản lý có thể thực hiện phương án điều chỉnh phù hợp: điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, điều chỉnh nhân sự, quyền hạn và trách nhiệm v.v.v.
- Quy trình kiểm tra chi tiết: Bao gồm 8 bước cụ thể theo chu kì khép kín như sau:
- Quy trình này cho phép nhìn nhận chức năng kiểm tra toàn diện và hiện thực hơn là khi ta chỉ biết đến các bước: xây dựng tiêu chuẩn, đo lường kết quả thực tế và điều chỉnh các sai lệch.
Kết quả thực tế Mục tiêu Đo lường KQ thực tế So sánh với các tiêu chuản Thực hiện sự điều chỉnh Chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai Xác định các sai lệch
- Quy trình này tập trung vào bước 3 để điều chỉnh các sai lệch sau khi đã tiến hành 2 bước trước đó.