- Tổ chức thănh câc bộ phận đa chức năng, hạch toân độc lập (ví dụ SBU)
3.TỔNG QUAN VỀ MỘT SỐ LOẠI HÌNH & CÔNG CỤ KIỂM SOÂT
3.1. Phđn biệt câc lọai hình kiểm sóat
PHĐN LOẠI ĐẶC ĐIỂM
Kiểm soât lường trước
(feedforward control, trước khi thực hiện) Ỵ
mang tính chất dự phòng
Tiín liệu câc vấn đề có thể xảy ra trong tương lai Ỵ
“Phòng bệnh hơn chữa bệnh”.
Giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với những bất trắc có thể xảy ra, cũng như chủ động trânh sai lầm ngay từ đầu.
Hướng về tương lai. Ví dụ: dự bâo nhu cầu vă kế hoạch xúc tiến bân hăng (sales promotion), phđn tích sơ đồ mạng PERT, kế toân “khoản phải thu” “khoản phải trả”, vă theo dõi “nợ khó đòi”, v.v…
Kiểm soât hiện hănh (concurrent control, trong khi thực hiện)
Giâm sât trực tiếp suốt quâ trình;
Nắm bắt kịp thời những lệch lạc, khó khăn để hiệu chỉnh ngay trong quâ trình
Kiểm tra trực tiếp: quan sât & đânh giâ tại chỗ
Phần mềm hỗ trợ (MRP, MRP II, ERP, SAP, …)*
Kiểm soât phản hồi (feedback control, sau khi thực hiện)
So sânh với mục tiíu đê đề ra trong hoạch định: có hoăn thănh công việc hay không? Nếu không thì nguyín nhđn do đđu?
Rút ra băi học kinh nghiệm cho những lần sau.
Giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhđn viín (employee motivation) lăm việc tốt hơn.
Nhược điểm: độ trễ về thời gian lớn Ỵ “Mất bò mới lo lăm chuồng”.
(*) MRP: Material Requirement Planning MRP II: Manufacture Resources Planning ERP: Enterprise Resources Planning SAP: System Application Planning
3.2. Một số công cụ kiểm soât
Ngđn sâch
Vừa lă công cụ lập kế hoạch (hoạch định tâc nghiệp)
Vừa lă công cụ kiểm soât Ỵ Tạo điều kiện để chuyển giao quyền hạn một câch thuận lợi hơn.
Ngđn sâch THU Ngđn sâch CHI
Mở rộng:
¾ Ngđn sâch, nếu hiểu theo nghĩa tiền mặt thì chỉ lă một loại quỹ nguồn lực (về tăi chính) của công ty.
¾ Ngđn sâch nín được hiểu rộng hơn lă câc quỹ nguồn lực khâc (resources) của công ty như quỹ thời gian (timing recource), không gian, cơ sở hạ tầng, nguyín vật liệu, mây móc thiết bị (physical resources), nhđn lực (human
resources), mối quan hệ (network) v.v… đều lă những yếu tố có giới hạn cần được hoạch định sử dụng vă kiểm soât.
Ỵ Phđn tích tăi chính: căn cứ trín câc tỷ số tăi chính như câc tỷ số biểu diễn khả năng trả nợ, biểu diễn khả năng sinh lời, biểu diễn hiệu quả kinh doanh.
Hiệu quả cao
(Efficiency)
Ngđn sâch lợi nhuận (suất thu lợi)
Phđn tích thống kí
_ Nguyín tắc chính: dựa văo số liệu quâ khứ (historical data) để tìm đặc điểm vă dự bâo cho một khoảng thời gian sắp tới.
Đặc điểm
Dự bâo
Câc bâo câo phđn tích chuyín môn
Câc chuyín gia (thường lă câc phòng/ban chuyín môn, hoặc
công ty tư vấn độc lập về chuyín môn đó) tham gia tìm, nhận dạng vấn đề, phđn tích từ góc độ chuyín môn khâch quan, vă đề xuất cải thiện.
¾ Phđn tích thâi độ/sự thỏa mên của người lao động (employee survey)
¾ Phđn tích kiểm toân nội bộ (internal auditing)
¾ Phđn tích chuyển giao vă tiếp thu công nghệ (technological acquiring) …
Mối liín hệ giữa câc yếu tố trong quâ trình tiến triển công việc;
Tính qui luật của quâ trình;
Độ sai lệch so với câc tiíu chuẩn đê đặt ra trong kế hoạch
Sự tiến triển của vấn đề cần giải quyết; Thời điểm cần có tâc động để giải quyết
vấn đề, hiệu chỉnh sai lệch;
Thời điểm cần xâc lập mới/hiệu chỉnh lại mục tiíu cho phù hợp điều kiện môi trường hơn.
Quan sât câ nhđn (Kiểm tra hănh vi)
Theo sât quâ trình để phản hồi kịp lúc. Dễ mang yếu tố chủ quan.
Ỵ Tiíu chuẩn kiểm tra khi quan sât phải được công bố: rõ răng, khâch quan, cụ thể, vă đo lường được.