2.1. Tiến trình
Hình 5-5: Câc bước của tiến trình xđy dựng cơ cấu tổ chức
Khảo sât vă phđn tích hệ thống quản trị hiện hănh
Xâc định câc mục tiíu của tổ chức, phương hướng cải tiến hệ thống quản trị, câc yếu tố ảnh hưởng
Xâc định câc bộ phận chức chức năng của hệ thống quản trị Xâc định số lượng & thănh phần của câc cấp quản trị
Xâc định quyền hạn & trâch nhiệm của từng cấp vă từng khđu quản trị Xâc định quan hệ qua lại với câc cấp trín vă câc bộ phận khâc
2.2. Câc nguyín tắc của tổ chức quản trị (thiết kế tổ chức)
Nguyín tắc về tầm hạn quản lý hợp lý:
Lý do chính cần có cơ cấu tổ chức chính lă sự giới hạn về tầm quản lý (số lượng những người cấp dưới trực tiếp mă một câ nhđn có thể quản lý có hiệu quả).
Con số năy thay đổi theo ảnh hưởng của câc biến số cơ bản: ví dụ như
Công việc :
- Đơn giản/đồng nhất: 25 - 35 nhđn viín
- Phức tạp/khâc biệt nhau: 15 nhđn viín
Cấp quản lý:
- Cấp cao: 5-7 đầu mối để quản lý
- Cấp trung : 7- 15 đầu mối để quản lý
- Cấp cơ sở: khoảng 35 nhđn viín dưới quyền
Môi trường hoạt động:
- Biến đổi hay ổn định
- Đơn giản hay phức tạp
Nguyín tắc phđn chia bộ phận / phđn công lao động:
Câc bộ phận trong tổ chức có thể được phđn chia chuyín môn hoâ theo chức năng, theo khâch hăng, theo sản phẩm, theo vùng địa lý, theo thời gian (ca, kíp), theo qui mô dự ân, v.v… Tương tự khi phđn công lao động cho mỗi câ nhđn trong bộ phận.
Nguyín tắc thống nhất chỉ huy / một đầu mối quản lý:
Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trín trực tiếp để bâo câo vă thực hiện chỉ thị thống nhất cho một công việc nhất định Ỵ
giúp câc nhóm phối hợp hoạt động nhịp nhăng để hoăn thănh công việc đúng hạn theo yíu cầu của khâch hăng.
Nguyín tắc tổ chức gắn với mục tiíu:
Cơ cấu tổ chức phải thuận lợi nhất cho việc đạt đến mục tiíu chung. Mục tiíu lă cơ sở để xđy dựng bộ mây tổ chức của doanh nghiệp.
Nguyín tắc hiệu quả kinh tế:
Nhắm văo cắt giảm chi phí trong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất.
Nguyín tắc cđn đối (tam giâc đều “Nhiệm vụ – Quyền hạn –Trâch nhiệm”):
Cả ba điểm đó cần được quy định cho từng bộ phận/ chức danh trong tổ chức vă tương xứng với nhau Ỵ tạo sự ổn định nội bộ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Liín hệ: nguyín tắc liín quan đến việc phđn công nhiệm vụ “Nghĩa vụ luôn đi đôi với quyền lợi”).
Nguyín tắc linh hoạt:
Để ứng phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bín ngoăi Ỵ đòi hỏi bản thđn nhă quản trị cũng phải linh hoạt trong câc quyết định đâp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
(Mở rộng: Tổ chức upsizing? downsizing? rightsizing? Nhă quản trị reactive? proactive?