- Tổ chức thănh câc bộ phận đa chức năng, hạch toân độc lập (ví dụ SBU)
2. TIẾN TRÌNH KIỂM SOÂT VAØ MỘT SỐ YÍU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC XĐY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SÓAT
XĐY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SÓAT
2.1. Tiến trình kiểm soât
Quâ trình kiểm soât lă một hệ thống phản hồi
Hình 7-1: Quâ trình phản hồi
Ỵ Kiểm soât không chỉ dừng lại ở việc phản ânh hiện trạng vă
lăm cơ sở để đânh giâ thănh tích.
Kết quả mong muốn
Quâ trình kiểm soât lă một hệ thống điều chỉnh
Bước 1: Xâc định tiíu chuẩn kiểm
soât
Bước 2: Đo lường việc thực hiện
(thănh quả)
Bước 3: Điều chỉnh sai lệch
Tiíu chuẩn kiểm soât: lă những cột mốc để đânh giâ & kiểm soât cấp dưới; thường lă những chỉ tiíu hay mục tiíu cụ thể được níu trong kế hoạch; tùy thuộc văo đặc tính của cấp dưới.
Tiíu chuẩn kiểm soât phải: mang tính hiện thực; phản ânh đúng bản chất của cấp dưới (đối tượng bị quản trị), phản ânh bao quât câc mặt cơ bản của đối tượng; dễ dăng cho việc đo lường.
Có thể định tính hoặc định lượng.
Căn cứ trín tiíu chuẩn đê xâc định: có thể đo trực tiếp (những hoạt động đang xảy ra hoặc đê xảy ra), hoặc đo lường truớc (sắp xảy ra).
Hiệu quả tùy thuộc văo phương phâp đo lường (câch thức thực hiện & công cụ đo) Ỵ khó nhất đối với câc tiíu chuẩn định tính hay còn mang tính “mờ”;
Kết quả đo lường nhằm phât hiện ra sai lệch.
Phđn tích nguyín nhđn sai lệch (Công cụ: biểu đồ nhđn – quả v.v…);
Đề xuất chương trình điều chỉnh sự sai lệch;
2.2. Một số yíu cầu đối với việc xđy dựng cơ chế kiểm soât
Yíu cầu về mặt chất lượng
Căn cứ trín kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp vă theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
Theo đặc điểm câ nhđn của nhă
quản trị nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong thu thập thông tin.
Kiểm tra tại những điểm trọng yếu (critical points) đối với hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
Việc kiểm tra phải khâch quan Ỵ khó thực hănh, được thể hiện qua quan điểm của người kiểm tra, phương phâp vă tiíu chí đânh giâ.
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp.
Việc kiểm tra phải tiết kiệm, vai trò của công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó Ỵ khó thực hănh. Việc kiểm tra phải đưa đến hănh động.
Yíu cầu về mặt hiệu quả
Những điểm trong quâ trình thực hiện năo phản ânh rõ nhất mục tiíu của đơn vị mình?
Những điểm năo phản ânh rõ nhất tình
trạng không đạt được mục tiíu?
Những điểm năo lă điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch? Những điểm năo lă điểm để nhă quản trị biết được ai lă
người chịu trâch nhiệm về sự thất bại?
Tiíu chuẩn kiểm tra năo ít tốn kĩm nhất? (ví dụ: tiíu chuẩn vật chất, tiíu chuẩn phí tổn, tiíu chuẩn suất thu lợi, tiíu chuẩn doanh thu, tiíu chuẩn chương trình, tiíu chuẩn vô hình (sự tín nhiệm, ủng hộ, ưa thích, trung thănh v.v…)
Tiíu chuẩn kiểm tra năo có thể thu thập thông tin cần thiết mă không phải tốn kĩm nhiều quâ?
Ỵ Ưu tiín: kiểm tra điểm trọng yếu.
Ví dụ: hệ thống HACCP trong kiểm soât vệ sinh thực phẩm; kiểm tra điểm nguy hiểm trong xđy dựng cầu đường v.v…
2.3. Cẫc cấp bậc quản trị vă vấn đề kiểm soât
Quản trị cấp cao Quản trị cấp trung Quản trị cấp cơ sở Về phương thức kiểm soât
Kiểm soât giân tiếp (qua sổ sâch, bâo câo…)
Kết hợp một phần kiểm tra trực tiếp
Kiểm soât trực tiếp Kết hợp một phần kiểm tra giân tiếp Toăn bộ lă kiểm soât trực tiếp Về loại hình kiểm soât
Kiểm soât lường trước
Kiểm tra sau khi thực hiện
Kiểm soât hiện hănh lă chủ yếu
Kiểm soât hiện hănh lă chủ yếu Về trọng tđm kiểm soât Môi trường Tăi chính & ngđn sâch ??? Nhđn sự Tâc nghiệp ??? Nhđn sự Tâc nghiệp