II. Tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty
1. Trình tự tổ chức công tác lập kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty FPT
các thiết bị tin học của công ty FPT
Công ty Phát triển và Đầu t công nghệ FPT chuyên kinh doanh các mặt hàng máy tính và các thiết bị tin học, do vậy mục đích đặt ra cho công ty là: đẩy mạnh công cuộc tin học hoá trong cả nớc, phổ cập tin học cho các tầng lớp dân chúng, u tiên đặc biệt cho ngành giáo dục, tham gia phát triển các ứng dụng tin học phục vụ công cuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc và phục vụ nhu cầu sử dụng tin học trong nhân dân.
Phòng Kế hoạch kinh doanh của FPT chia làm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một dòng sản phẩm trong đó chủ yếu là máy tính và các thiết bị tin học của công ty, đứng đầu các bộ phận này là các Cán bộ hỗ trợ sản phẩm hay giám đốc sản phẩm. Căn cứ vào chiến lợc của công ty, các giám đốc sản phẩm đặt hàng dựa vào nhu cầu thị trờng và nhu cầu của các bộ phận, nh FIS, FHO, FIT,... Các bộ phận này cùng FPT dự thầu các dòng sản phẩm ở ngân hàng, kho bạc và các công ty khác sau đó lập kế hoạch thầu và gửi yêu cầu lên bộ phận lập kế hoạch kinh doanh. Các hãng có chính sách u đãi khác nhau đối với từng dự án. Việc lập kế hoạch kinh doanh diễn ra theo trình tự sau:
Bớc 1. Thu thập thông tin
Các giám đốc sản phẩm nghiên cứu thị trờng sản phẩm mình đảm nhiệm, thị trờng mua của công ty FPT liên quan chặt chẽ đến thị trờng tin học trên thế giới, nguồn hàng chính của công ty là nhập khẩu từ nớc ngoài đặc biệt là từ các hãng của Mỹ. Qua đó họ thu thập, phân tích và xử lý số liệu bên trong nội bộ công ty và bên ngoài thị trờng.
Trong nội bộ doanh nghiệp, thu thập các thông tin từ các bản báo cáo, bản kê khai sản phẩm trong các kỳ trớc. Từ bên ngoài thị trờng, thu thập các thông tin về các nhà cung cấp, nhu cầu của thị trờng về dòng sản phẩm này, khả năng tiêu thụ sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh, tâm lý thị hiếu ngời tiêu dùng hay cả những vấn đề về môi trờng kinh tế, chính trị, văn hoá có liên quan đến
hoạt động kinh doanh sản phẩm này, trong đó đặc biệt quan trọng là môi trờng kinh doanh của những nhà cung ứng đầu vào cho FPT. Để có đợc các thông tin trên, các giám đốc sản phẩm có thể thu thập qua sách báo, tạp chí chuyên ngành tin học, qua các phơng tiện thông tin đại chúng, trao đổi với những nhà cung ứng, nhà phân phối, các khách hàng... Họ có thể khuyến khích những ngời phân phối bán lẻ thông báo cho mình những thông tin quan trọng. Ngoài ra, có thể mua thông tin từ các nhà cung cấp thông tin hoặc có thể xây dựng một đội ngũ chuyên trách về thu thập thông tin và phổ biến thông tin hàng ngày. Các thông tin thu thập đợc phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc đa ra các quyết định cơ bản.
Bớc 2. Xây dựng mục tiêu
Căn cứ các thông tin đã phân tích và xử lý ở bớc 1, các giám đốc sản phẩm phải xác định mục tiêu cần thực hiện trong kỳ kế hoạch. Các mục tiêu này phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng nh khả năng thực tế của công ty. Các mục tiêu có thể là: duy trì và mở rộng thị trờng truyền thống, xâm nhập thị trờng mới, tăng số lợng máy tính xách tay, các thiết bị hỗ trợ, tối đa hoá doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận hay cũng có thể là tiêu thụ hết hàng ứ đọng [6]... Một mục tiêu kế hoạch đúng đắn sẽ đảm bảo tính cụ thể, định hớng, tính khả thi và tính hệ thống.
Bớc 3. Lên kế hoạch
Sau khi xác định đợc các mục tiêu, họ bắt đầu đi vào lập kế hoạch mua, bán các sản phẩm của mình theo tháng, quý hoặc năm tùy thuộc vào mặt hàng và thời kỳ kinh doanh.
Bớc 4. Đánh giá, kiểm tra kế hoạch
Trởng phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết và bảo vệ kế hoạch kinh doanh này trớc Ban Giám đốc theo nội dung các qui định của tiêu chuẩn ISO 9002. Sau đó giao nhiệm vụ đến từng
cán bộ, công nhân viên thực thi các kế hoạch đề ra, bao gồm các bộ phận: hợp đồng, thanh toán, vận chuyển bảo hiểm,...